Le devis doit être daté et mentionner sa date de validité, qui indique au client jusqu'à quelle date le montant indiqué sur le devis est valable. Lorsque rien n'est prévu, les tribunaux estiment qu'un délai raisonnable doit être laissé afin que le client ait le temps de comparer les offres et de faire son choix.
La première astuce est de prouver votre réactivité. Faites preuve de vivacité et saisissez l'opportunité. Ne laissez pas le client réfléchir trop longtemps car il aura tendance à être indécis ou à contacter d'autres professionnels. Convenez rapidement d'un rendez-vous avec le prospect, pour discuter du projet.
Un accord préalable.
Il est essentiel que le client, avant tout commencement d'exécution des travaux, donne son accord exprès et le formalise. En règle générale, le formalisme exigé suppose d'apposer directement sur le devis l'accord écrit daté et signé du client.
Objet : acceptation de votre devis n°
J'ai bien pris note que la prestation débutera (Date) pour s'achever (Date). (Il peut s'agir de dates approximatives : à réception du devis, soit à partir du (Date), pour s'achever (Durée de la prestation), soit le (Date).
Comme annoncé verbalement au cours de (citer la circonstance ou le lieu, exemple : réunion, assemblée générale, par téléphone, etc.), le XXX (préciser la date), à XXX (citer le lieu ou la ville, si cela est nécessaire), je vous confirme, par la présente, mon intention de XXX (expliquer la décision ou la directive prise ...
Madame, Monsieur, Suite à [notre entretien téléphonique, à votre courrier, à notre rencontre…], je souhaite, par la présente, confirmer par écrit [précisez l'objet de votre confirmation : présence à un rendez-vous, inscription, achat,…]. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Madame, Monsieur, Suite à [notre entretien téléphonique, à votre courrier, à notre rencontre...], je souhaite, par la présente, confirmer par écrit [précisez l'objet de votre confirmation : présence à un rendez-vous, inscription, achat,…]. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Généralement, elle est envoyée suite à la réception d'un devis détaillant les prix et les conditions de vente. Le bénéficiaire ne s'engage qu'à partir du moment où il aura apposé sa signature au bas du devis avec la mention « Bon pour accord ».
« Je vous appelle pour vous parler d'une solution intéressante pour votre stratégie marketing… » « Un de mes clients m'a dit que vous cherchiez une solution pour… » « Je regardais votre profil d'entreprise sur LinkedIn et j'ai vu que l'un de vos projets majeurs cette année est… »
Il est conseillé de faire signer le devis par le client. En effet, une fois accepté et signé par le client, le devis devient un contrat qui engage les deux parties : le professionnel prestataire et le client.
Tu concluras la lettre par une formule de politesse : « En attendant la joie de recevoir la grâce du baptême et de la confirmation, soyez assuré, Monseigneur, de mes sentiments les plus filiaux ». Dater et signer.
Monsieur (ou Madame), Par lettre en date du …, vous m'avez demandé de vous fournir les justificatifs suivants : ... Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint, en photocopie, les documents suivants : … Je me tiens à votre disposition pour toute explication complémentaire que vous jugerez souhaitable.
Une lettre de confirmation est une lettre qu'on envoie pour confirmer des détails, comme un accord oral, des rendez-vous et des entretiens d'embauche. Elle peut également confirmer une réservation ou des préparatifs de voyage, répondre à une invitation ou réceptionner divers objets ou services.
Reformuler l'objection pour être mieux compris
Vous sentez le malentendu poindre son nez. N'hésitez pas à lui demander de reformuler ou à préciser sa pensée. Vous pourrez ainsi mieux comprendre ce qui gêne votre interlocuteur mais aussi vérifier qu'il a bien compris ce que vous venez de lui dire.
Il s'agit de s'adapter au contexte, à la personnalité de l'interlocuteur et de choisir les bons arguments. Assertivité, considération positive, empathie, cohérence et persévérance sont des qualités essentielles à la persuasion. La maîtrise du verbal, para-verbal et non verbal est indispensable.
Pour formuler un argument persuasif, sélectionnez les mots permettant de transmettre des images (positives, négatives ou neutres) dans l'esprit de votre audience. Même entourés d'autres termes, ces mots seront toujours efficaces.