Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Utiliser un coffre-fort numérique. Il s'agit d'une solution simple et sécurisée pour conserver ses archives. Le principe est simple : tous les documents (factures, fiches de paie, etc.) que vous recevez numériquement sont automatiquement archivés en double dans votre coffre-fort.
Le trieur !
Il est (censé) aider à organiser ses feuilles de cours et à alléger le cartable. Le principe est simple : il est composé de plusieurs onglets, un pour chaque matière. On garde sur soi le chapitre en cours, qu'on range ensuite dans des classeurs à stocker à la maison.
Tous les livres sont classés par ordre alphabétique de leurs auteurs. Ainsi tous les ouvrages sont regroupés que ce soit de la BD, encyclopédies, romans. On privilégie le système de rangement séparé avec d'un côté les encyclopédies, de l'autre les BD, de l'autre les romans de poche.
Une façon simple de créer son système consiste à placer les enveloppes de photos, par ordre chronologique, dans des boîtes à archiver au ph neutre. On laisse les photos dans l'enveloppe et on inscrit sur celle-ci l'année, l'événement et l'endroit, si c'est approprié (ex. : 2010 - vacances d'été - Gaspésie).
Les règles de base. Au préalable, il est essentiel d'établir un plan de classement qui permet dans un premier temps de bien classifier et hiérarchiser tous les documents à archiver selon un système d'organisation ou logique de classement. Il faut consigner les données stockées par sujet du général au particulier.
La procédure de tri consiste à séparer les documents qui seront éliminés de ceux qui seront conservés. Elle est basée principalement sur le tableau de gestion du service qui détermine la durée de rétention et le sort final des documents (voir le Guide d'utilisation des tableaux de gestion).
Pour chaque catégorie, vous pouvez ranger les papiers par ordre chronologique, en ajoutant les plus récents au début puisque c'est ceux dont vous aurez le plus besoin. En faisant comme ça, vous pourrez aussi plus facilement déterminer les documents à jeter une fois qu'ils auront passé la date de conservation.
Dans la plupart des cas, il vaut mieux le laisser dans le coffre de sûreté de l'hôtel, mais certains pays exigent qu'on l'ait avec soi. À ce moment, conservez-le dans une ceinture porte-billets ou une poche intérieure avec fermeture à glissière.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Vous vous demandez comment ranger tous vos fichiers et documents ? Organiser un classeur semble être un projet d'organisation relativement simple. Vous rassemblez vos papiers, les placez dans des chemises à dossier, glissez ces chemises dans des dossiers suspendus, puis déposez le tout dans votre classeur de rangement.
Une pochette plastique est une bonne alternative, car il suffit de ranger les ordonnances à l'intérieur et ensuite de mettre la pochette dans un trieur ou un classeur.
L'enseignant montre le fonctionnement du classeur avec de grands gestes, en nommant toutes les parties : anneaux, levier (s'il y en a un), intercalaires, feuilles, dos etc. On distribue les intercalaires et on en retire les sachets plastiques qu'on ramasse tout de suite afin d'avoir un table propre pour la suite.
Je suis retraité, dois-je garder mes bulletins de salaire ou puis-je les détruire ? Il est conseillé de conserver ses bulletins de salaire. Cependant, ils ne servent qu'à rectifier votre relevé de carrière en cas d'erreur. Une fois retraité de tous vos régimes de base et complémentaires, ils n'ont donc plus d'utilité.
Dans la plupart des cas, vous pouvez jeter vos bulletins de salaire après la liquidation de votre retraite.
Il faut conserver ses contrats et certificats de travail, ses bulletins de salaire, durant toute sa vie active. Ces documents serviront au moment du calcul de la retraite. Les notes de frais occasionnés par son travail sont à garder pendant 3 ans, délai durant lequel les services des impôts peuvent exercer un contrôle.