“Madame X / Monsieur X, Nous avons bien reçu votre candidature et nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre entreprise. Cependant, après une étude approfondie de votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas y donner une suite favorable.
Exemples de mails de refus
Chère Madame / Cher Monsieur, Je tiens à vous remercier de l'opportunité que vous m'offrez et du temps que vous m'avez consacré, notamment durant l'entretien. Bien que votre entreprise m'ait séduit·e par son·sa XXXXX, j'ai accepté un poste ailleurs correspondant davantage à mes aspirations.
*« Madame/Monsieur, Merci pour votre réponse rapide. Même si je suis déçu de ne pas avoir été retenu(e) pour le poste proposé, je tenais à vous remercier de m'avoir donné l'opportunité d'échanger avec vous et de rencontrer différents collaborateurs [si c'est le cas].
A minima, privilégiez une formulation simple et respectueuse du type : « Madame, Monsieur, merci pour votre candidature, nous ne l'avons pas retenue, nous avons porté notre attention sur des candidatures qui correspondaient mieux à notre cahier des charges ». Ensuite, tout dépend de la nature de la candidature.
La parade: envoyer un mail au candidat pour l'avertir de son futur appel. Naturellement, il ne faut pas lui laisser de faux espoirs avec un message nébuleux qui laisserait croire qu'il est retenu. L'autre avantage de cette formule: cela laisse le temps au responsable du recrutement de préparer ce qu'il va dire.
Bonjour Marie, Nous vous remercions pour votre candidature au poste de [titre du poste] et de l'intérêt que vous portez à [nom de la société. Malheureusement, vous n'avez pas été retenu pour ce poste car nous recherchons quelqu'un avec plus d'expérience sur le terrain.
Vous pourriez dire quelque chose comme ceci : « Bien que vous ayez été un candidat solide, la concurrence pour ce poste était très rude. Je suis désolé de vous informer que, malheureusement, vous n'avez pas obtenu le poste. »
Exemple d'email à rédiger pour annuler un entretien d'embauche. Madame / Monsieur, Je tiens à vous remercier une nouvelle fois de l'intérêt porté à ma candidature pour le poste de {intitulé du poste}. Par cet e-mail, je souhaite vous informer que je ne pourrai, hélas, pas honorer notre rendez-vous du {date et heure}.
Madame, Monsieur, J'accuse réception de votre réponse positive à la demande que je vous ai soumise il y a peu de temps. Je prends acte que vous voulez bien y apporter une suite favorable et, par cette missive, je souhaite vous faire part de ma profonde reconnaissance.
Modèle de réponse à un refus de votre candidature
Je regrette que ma candidature pour le poste de (intitulé du poste) n'ait pas abouti. Travailler au sein de (nom de l'entreprise) aurait été pour moi une excellente opportunité. Malgré cela, je vous remercie pour cette opportunité.
Il y a plusieurs raisons de refus d'un candidat : Son profil ne correspond pas pour le poste. Une autre personne a déjà été embauchée pour ce poste. Vous ne prenez pas de stagiaire ni d'alternant.
Rester aimable sans se justifier
"Par exemple, en écrivant "je ne peux pas t'accorder ce jour de congé" - au lieu de "tu ne peux pas prendre ce jour de congé"- ou "je ne peux pas valider cette proposition", préconise Sylvie Azoulay-Bismuth. On peut, tout de suite après, ajouter une phrase de réconfort.
Ne pas trop entrer dans les détails. Refuser une offre d'emploi correctement permet de se laisser une porte ouverte et ne pas frustrer le recruteur qui a passé du temps sur votre candidature. « Quand vient le moment de décliner la proposition, il est important de rester poli et constructif.
Madame, Monsieur, Nous vous remercions de l'attrait que vous avez manifesté pour notre société, en sollicitant un stage, dans notre service (précisez). Malheureusement, malgré tout l'intérêt que représente votre candidature, nous ne sommes pas en mesure de donner une suite favorable à votre demande.
Mise en attente (CV + )
La lettre et le curriculum vitae que vous nous avez adressés nous sont bien parvenus. Nous en avons pris connaissance avec intérêt et vous remercions de votre confiance. Nous intégrons votre dossier dans le recrutement "Réf" que nous avons à pourvoir actuellement.
Le Trésor de la Langue Française informatisé indique que "retenir une candidature" signifie "conserver, après un examen critique, après une sélection".
J'accuse réception de votre proposition d'embauche et je tiens à vous remercier pour la confiance que vous m'accordez. Je vous confirme que j'accepte le poste de [intitulé du poste], que vous m'avez proposé à l'issue de notre dernier entretien. J'ai bien noté que je prendrai mes fonctions le [date] à [heure].
Madame XXX, Monsieur YYY, Je souhaite vous faire part de mon intérêt pour le poste de [Nom du poste], [référence n° xxx], que vous proposez sur [votre site internet]. Les compétences en XXX, acquises lors de mes précédentes expériences, correspondent au descriptif de votre offre.
Je vous suis très reconnaissant pour tout votre travail. Au nom de l'équipe, je vous remercie pour tout ce que vous faites. Il est rare de rencontrer des personnes aussi dévouées et dignes de confiance. Vos efforts ne passent pas inaperçus.