2.2 La mise en page (1) L'en-tête est la partie en haut à gauche de la lettre avec les coordonnées de la société expéditrice ; les éléments (nom de la société, adresse, téléphone, fax, e-mail) sont de préférence disposés les uns en dessous des autres.
Les étapes clés pour rédiger une lettre administrative :
Le corps du texte doit être aligné à gauche et espacé en plusieurs paragraphes. Ceux-ci doivent être aérés et équilibrés : si votre texte est relativement long, évitez les gros blocs de texte. Optez autant que possible pour des paragraphes courts afin que votre lettre soit agréable à lire.
- commencez votre lettre officielle par un titre de civilité « Madame » ou « Monsieur » ; - pour une personne que vous connaissez, vous pouvez utiliser « Cher/chère » ou des adjectifs plus affectueux « Mon/ma chéri(e), « Mon cœur », « Mon amour ».
Le corps de la lettre comporte trois parties : l'introduction, le développement et la conclusion. L'introduction commence par une majuscule même si l'appel se termine par une virgule. Le développement se divise en paragraphes courts qui exposent chacun une idée principale.
Le papier doit être uni, de couleur blanche et de bonne qualité. La lettre est présentée sur une feuille de format A4 (210 x 297 mm). L'épaisseur du papier est de 80 g (c'est-à-dire 80 g au mètre carré).
Mettez vos compétences en planification à l'épreuve :
Réfléchissez à l'objectif général de votre lettre et aux arguments que vous développerez pour justifier ce changement . Une fois votre plan établi, rédigez-la intégralement en soignant votre ton et votre vocabulaire, tout en veillant à la clarté et à la précision de vos idées.
pour les lettres en forme administrative, il n'existe pas de formule de politesse, mais une formule de courtoisie peut être rédigée : « Je reste à votre disposition pour répondre aux questions que vous pourrez vous poser à ce sujet... ».
Vous avez besoin de 4 mots ! Bonjour, s'il vous plaît, merci, au revoir !
Ce sont les règles de base à respecter en rédaction.
Commencez par indiquer votre adresse et vos coordonnées en haut de la page, puis sautez une ligne, indiquez la date, sautez une autre ligne et indiquez l'adresse du destinataire . Si vous utilisez un format avec retrait, placez votre adresse et la date en haut à droite et alignez l'adresse du destinataire à gauche.
Dans le menu Fichier, sélectionnez Mise en page, puis dans Taille du papier, vous pouvez choisir votre format. Si le format désiré n'apparaît pas, cliquez sur Gérer les tailles personnalisées. Appuyez sur le + pour créer une nouvelle taille. Entrez les dimensions désirées en millimètres dans largeur et hauteur.
En règle générale, la plupart des lettres sont rédigées en Times New Roman ou Arial, taille de police de caractères 10 à 12. Assurez-vous de choisir une police de caractères lisible et à conserver la même taille tout au long du document. Utilisez un effet gras ou italique pour toute mise en évidence.
Marges et interlignes
Pour être optimale, une lettre professionnelle doit être rédigée en respectant les marges standards (2,5 cm pour le haut et le bas; 3,2 cm pour la gauche et la droite).
Les deux plus couramment utilisés sont : Microsoft Word : payant (avec la suite Microsoft Office), mais très performant, c'est le logiciel le plus utilisé en entreprise. libre d'utilisation et gratuit. Nous allons donc ici utiliser LibreOffice Writer, qui est largement suffisant pour faire un courrier simple.
Conseils :
Ainsi "cordialement" fait débat car il est (trop) passe-partout. "Très utilisée, cette formule est pratique car elle vous assure de ne pas commettre d'impair si vous êtes en panne d'inspiration. Etymologiquement, ce mot fait référence au coeur et à des sentiments d'affection mais il est devenu assez neutre.
Un imagier sonore tendre et coloré avec les premiers mots de bébé : - Bonjour - S'il te plaît - Merci - Pardon - Au revoir.
Voici dix formules de politesse : s’il vous plaît, merci, excusez-moi, désolé(e), peut-être, pourrais-je, voudrais-je, gentiment, apprécier . « S’il vous plaît » est souvent considéré comme le mot le plus poli en anglais car il exprime directement le respect lorsqu’on demande quelque chose. Utilisez des phrases courtes et claires.
- J'ai l'honneur de vous rendre compte... , J'ai l'honneur de vous exposer... - J'ai l'honneur de vous faire parvenir... - J'ai l'honneur de vous demander de bien vouloir... ( à un supérieur hiérarchique) - J'ai l'honneur de vous informer que...
Inscrivez vos nom, adresse et coordonnées en haut de la page, généralement à gauche ou à droite. Indiquez la date complète de rédaction de la lettre sur une nouvelle ligne, alignée à gauche. Juste en dessous, inscrivez le titre, le nom, l'entreprise, l'adresse et les coordonnées du destinataire.
ton et vocabulaire différents de la correspondance privée. respect de l'interlocuteur. respect de « la voie hiérarchique » ; s'adresser à …, s/c de … (sous couvert) : Sous couvert, cela signifie que le courrier est transmis à votre supérieur direct pour prise de connaissance et transmission hiérarchique.
La plupart des lettres commerciales doivent inclure une adresse de retour (papier à en-tête ou vos nom et adresse), la date, une adresse intérieure (nom et adresse du destinataire), une formule d'appel, des paragraphes de corps et une formule de politesse finale .
Comment écrire une lettre formelle ?
Quel que soit le contenu de votre lettre, essayez de commencer par une salutation amicale et respectueuse. Employez le nom complet du destinataire et débutez par une formule de salutation telle que « chère Mlle Dubois », suivie de « J'espère que vous allez bien ».