Où facturer les frais de déplacement au client ? Deux solutions s'offrent à vous : Intégrer les frais de déplacement à titre accessoire à la facture de vente finale que vous enverrez au client ; Effectuer une facture à part pour la refacturation de ces frais.
Exemple : pour 8 000 kilomètres parcourus à titre professionnel avec un véhicule automobile d'une puissance de 6 CV, le montant des frais kilométriques s'élève à : (8 000 * 0,323) + 1 256 = 3 840 euros.
L'entreprise dispose de deux solutions pour refacturer les frais à ses clients : la première, qui est la plus simple, consiste à les intégrer à titre accessoire à la facture de vente qu'elle adresse au client, la seconde consiste à effectuer une facture uniquement pour procéder à la refacturation des frais.
La question de la TVA sur le calcul des frais de déplacement se pose. Pour faire simple, la TVA à 20 % doit être appliquée sur les frais de déplacement que vous facturez si votre statut de société est soumis à la TVA comme la SASU, SARL, SA ou EURL. Si vous n'êtes pas soumis à TVA, n'en tenez pas compte.
Et pour calculer les frais de déplacement d'artisan avec cette méthode, il faut prendre en compte la puissance fiscale du véhicule de fonction, à multiplier par le nombre de kilomètres à parcourir entre l'entreprise et le lieu du chantier.
Frais de déplacement et barème kilométrique
Les frais de déplacement supportés par le salarié peuvent être remboursés par l'employeur par application d'un barème kilométrique publié chaque année dès lors que ce salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer ces déplacements.
Aucune compensation salariale n'est imposée à l'employeur (sauf, dans certains cas, remboursement partiel des frais de transport domicile-travail). Le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail ne peut pas donc obliger l'employeur à verser au salarié des heures supplémentaires.
Conclusion : Les frais de déplacements s'enregistrent dans le compte 6251 lorsqu'ils n'occasionnent pas d'autres dépenses. A défaut, tous les frais de missions, doivent être comptabilisés dans le compte 6256.
Etablir une note de débours
Les coordonnées du fournisseur. Date, libellé et montant des débours effectués. Les justificatifs de dépenses (factures, tickets) établis au nom du client. Le montant total des dépenses (celui-ci devra apparaître sur la facture avec le montant des prestations).
Ces frais de déplacement sont déductibles du résultat imposable de votre entreprise ou du revenu du professionnel s'ils respectent les conditions suivantes : ils doivent servir l'intérêt direct de l'exploitation de l'entreprise.
Toute facture doit être complétée en au moins deux exemplaires : un pour le client et un pour l'auto-entrepreneur qu'il doit conserver pour justifier ses déclarations de chiffre d'affaires. Les factures doivent être numérotées, présenter un numéro unique et se suivre sans “trou”.
Les frais kilométriques supportés par une entreprise sont en principe déductibles de son résultat imposable si elle satisfait aux principes généraux de déduction. (intérêt de l'entreprise, comptabilisation).
Le principe est simple : tous les paiements en carte carburant sont centralisés sur une seule et même facture, envoyée à l'entreprise à fréquence choisie, généralement mensuelle ou bimensuelle. Selon les émetteurs, la facture des cartes essences peut être payante en cas de dérogation aux conditions de base.
Pour calculer un temps de trajet, appliquer la formule suivante : distance / vitesse. Par exemple, si vous souhaitez parcourir 450 km et que vous êtes à 100 km/h, calculez 450/100 = 4,5.
Plafonds Urssaf : prime de déplacement en métropole
19,10 euros par jour pour les indemnités repas en métropole (pour chaque repas) ; 68,50 euros par jour pour les indemnités logement + petit-déjeuner à Paris ; 50,80 euros par jour pour les indemnités logement + petit-déjeuner en province.
Exemple : pour 4 000 kilomètres parcourus à titre professionnel en 2021 avec un véhicule de 6 CV, le contribuable peut faire état d'un montant de frais réels égal à 2 524 € (4 000 km x 0,631) pour la déclaration de revenus faite en 2022.
Le barème kilométrique change en principe tous les ans. Le barème à utiliser en 2022 pour la déclaration de revenus à envoyer au printemps a été publié par arrêté au Journal officiel du 13 février 2022. Les tranches sont revalorisées de 10 % par rapport à l'an dernier afin de tenir compte de la hausse des carburants.
Frais d'achat : Les frais d'achat correspondent aux frais liés à l'achat du produit (frais de transport, déplacement, livraison, …) Le coût d'achat : Coût d'achat = prix d'achat + frais d'achat.