L'entreprise dispose de deux solutions pour refacturer les frais à ses clients : la première, qui est la plus simple, consiste à les intégrer à titre accessoire à la facture de vente qu'elle adresse au client, la seconde consiste à effectuer une facture uniquement pour procéder à la refacturation des frais.
Etablir une note de débours
Les coordonnées du fournisseur. Date, libellé et montant des débours effectués. Les justificatifs de dépenses (factures, tickets) établis au nom du client. Le montant total des dépenses (celui-ci devra apparaître sur la facture avec le montant des prestations).
Le remboursement de frais avec TVA récupérable ¶
C'est donc le montant HT qui doit être refacturé en appliquant de la TVA à 20%. Dans le cas général, les restaurants sont soumis au taux de TVA à 10% (20% pour les alcools). La refacturation de ces frais devra néanmoins se faire au taux de TVA à taux normal (20%).
Ils peuvent faire des facture sans être immatriculés. Sur la facture, il faut le numéro de SIRET, l'adresse du siège social, le nom et coordonnées des deux parties, le numéro de facture, le statut juridique, la date de la prestation ou vente, nature de la facture, quantité, prix unitaire, TVA (2.1%, 5.5%, 10% ou 20%).
Vous devez facturer l'achat au nom de votre client en mentionnant ses coordonnées complètes (SIRET, TVA intracommunautaire, adresse du siège, etc). N'achetez pas en votre nom sinon le remboursement ne pourra pas se faire sous la forme de frais de débours. La facturation des frais de débours se fait au centime près.
Frais de débours : ce sont des sommes avancées au nom du client. Ces sommes doivent être remboursées par le client du montant exact. Coût d'achat : tout ce que vous dépensez pour réaliser votre activité de micro-entrepreneur. Vous pouvez facturer ces achats à un prix plus élevé que celui auquel vous les avez achetés.
La marche à suivre pour la facturation des frais de débours.
Celui-ci doit être annexé au contrat de prestation. Les deux documents doivent être signés par l'auto-entrepreneur et le client, d'abord par bon sens qui impose que l'autre partie doit toujours être informée d'une toute activité ou dépense la concernant.
Tout achat de produits ou de prestations de service entre professionnels doit faire l'objet d'une facture. La règle est connue, mais parfois négligée. Pour preuve, un ministre a dû rappeler qu'un ticket de caisse ne peut pas tenir lieu de facture, même pour les achats de faible montant.
Facturer sans être immatriculé : la règle de base
Pour facturer, vous devez obligatoirement être immatriculé en tant qu'auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur*) ou au régime des travailleurs indépendants. Il n'existe aucune limite, exonération ou régime vous permettant de facturer sans être immatriculé.
L'entreprise dispose de deux solutions pour refacturer les frais à ses clients : la première, qui est la plus simple, consiste à les intégrer à titre accessoire à la facture de vente qu'elle adresse au client, la seconde consiste à effectuer une facture uniquement pour procéder à la refacturation des frais.
Les frais de gestion sont des frais payés exclusivement par le client, c'est-à-dire que cela ne changera pas ton revenu par prestation. Les frais de gestion ont pour objectif d'intégrer les coûts de traitement dans le prix final des prestations. Concrètement, il s'agit du traitement et suivi de ces demandes.
Action consistant à rééditer une nouvelle facture afin de justifier du paiement reçu en contrepartie d'une marchandise livrée ou d'un service effectué.
Il est aussi possible de faire passer en note de frais les dépenses des transports en commun (métro, bus, tramway, navette fluviale, etc.), ainsi que les billets d'avion, de train ou de bateau. Comme pour toutes les autres dépenses, les frais remboursables ne seront que ceux liés à la mission professionnelle.
Le traitement des notes de frais par l'entreprise se fait souvent à chaque fin de mois, en même temps que le paiement du salaire. Pour autant, aucun délai n'est prévu par la loi, l'entreprise devant juste respecter un délai "raisonnable".
Une note de frais est un document établi par un salarié qui rappelle l'ensemble des frais professionnels exposés au cours d'une période donnée. Elle est établie dans le but de se faire rembourser les frais par son employeur ; que ce soit au réel ou forfaitaire.
La facture et le ticket de caisse sont des documents bien distincts aux usages différenciés : Alors que la facture est essentiellement utilisée entre professionnels et dans quelques cas spécifiques pour les particuliers, le ticket de caisse est émis pour servir de preuve de vente par le commerçant.
Justificatif de note de frais : le cas classique
De manière générale, une facture ou un reçu est suffisant pour être qualifié de justificatif. Il peut se présenter sous la format papier ou électronique avant d'être validé en interne par l'entreprise.
Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente (c'est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou dès la prestation du services. Un différé de 15 jours de la facturation est possible pour les nécessités de la gestion administrative des entreprises.
Entre professionnels : la facturation est obligatoire
Cette facture doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l'exécution de la prestation de services. L'acheteur est d'ailleurs tenu de la réclamer.
En comptabilité, toute opération doit être enregistrée dans deux comptes : une opération de débit et une opération de crédit. Pour le remboursement des notes de frais, l'opération de débit est inscrite sur les comptes charges et l'opération de crédit est inscrite sur le compte 421 "personnel - rémunération due".
Les frais administratifs comprennent le coût des salaires et des avantages sociaux pour le personnel non lié aux ventes. Ils constituent l'une des trois dépenses qui composent les frais d'exploitation d'une entreprise. Les autres sont les frais de vente et les frais généraux.
Définition de Débours
Les "débours" ou "déboursés" sont les sommes qui, soit en vertu de la Loi, soit en vertu du contrat, doivent être avancées dans l'intérêt et pour le compte d'autrui.