Interrogée par: Suzanne Morel | Dernière mise à
jour: 10. Februar 2024 Notation: 4.8 sur 5
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L'archivage est un ensemble d'actions qui a pour but de garantir l'accessibilité à long terme d'informations (dossiers, documents, données) que l'on doit ou souhaite conserver pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles. Il comprend à la fois des règles (procédures), des compétences et des infrastructures.
La société d'archivage attribue à chaque boîte un code-barres unique avant de la stocker. Vous pouvez utiliser ce système de code-barres pour demander un document et la société d'archivage localisera le dossier et vous le livrera en personne.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
L'archivage physique des documents consiste à conserver vos documents papiers dans des centres de données sécurisés. Les enjeux de ce type d'archivage sont le tri et le stockage des données dans un espace adapté pour éviter les sinistres.
Quelles sont les trois grandes fonctions des archives ?
Communiquer
Communication aux services producteurs. Après versement aux Archives, les services administratifs ont régulièrement besoin de consulter les documents versés par eux-mêmes ou leurs prédécesseurs. ...
Localisez le fichier ou dossier que vous voulez compresser. Appuyez de façon prolongée (ou cliquez avec le bouton droit) sur le fichier ou dossier, sélectionnez (ou pointez sur) Envoyer vers, puis sélectionnez Dossier compressé. Un nouveau dossier compressé portant le même nom est créé au même emplacement.
Quelle est la différence entre le classement et l'archivage ?
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Dans le cas de l'archivage, la bonne conservation des documents répond également à des exigences légales. Par exemple, dans le cas de documents fiscaux, certaines archives seront ainsi à conserver durant 10 ans minimum.
Quelles sont les tâches d'un service des archives ?
Il effectue des travaux de classement et de conditionnement des documents, participe à leur préservation. Il accueille et informe le public, assure la délivrance des documents et la surveillance des espaces et des procédures de consultation.
Quel est la différence entre sauvegarde et archivage ?
L'archivage permet de conserver les fichiers et uniquement les fichiers. Il s'agit le plus souvent de documents, photos, vidéos, emails, et bases de données. Contrairement à la sauvegarde, cette solution n'offre pas la possibilité de conserver les logiciels, applications et systèmes d'exploitation.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Quelle est la différence entre classement et classification ?
le sens des deux substantifs, citent le Littré: «Le classement est l'action de ranger effectivement d'après un certain ordre... La classification est l'ensemble des règles qui doivent présider au classement effectif ou qui déterminent idéalement un ordre dans les objets».