Désencombrer : mettez de côté ce que vous gardez et supprimez le reste (fichiers, dossiers, logiciels). Trier : gardez uniquement ce qui vous est régulièrement utile et archivez le reste. Ranger et organiser les différents espaces : le bureau et la bibliothèque (documents, images, vidéos, musique).
Il est possible de changer l'ordre dans lesquels les fichiers sont affichés dans l'explorateur, en faisant un clic dans un espace vide, et en survolant « Trier par » : ordre alphabétique, type, date… Il est également possible de regrouper les fichiers en catégories distinctes avec la fonction « Regrouper par ».
Pour réorganiser les icônes par nom, type, date ou taille, cliquez-droit sur une zone vide du bureau et puis cliquez sur Réorganiser les icônes. Cliquez sur la commande qui indique comment vous souhaitez réorganiser les icônes (par Nom, par Type, et ainsi de suite).
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Optez pour une organisation la plus simple possible
Faites simple : un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d'embauche…), un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (électricité, gaz, téléphone, impôts…).
Sachez que la manière de ranger votre ordinateur portable dans son sac est tout aussi importante. Avant toute chose, vous devrez positionner le PC dans son compartiment spécifique. Et pour cela, faites en sorte que le côté-écran se trouve sur le dessus si vous effectuez le rangement sur une table ou à l'horizontale.
Trie les éléments par taille, le plus grand élément en premier. Lorsque vous triez les éléments par taille, les dossiers sont triés en fonction du nombre d'éléments dans le dossier. Les dossiers ne sont pas triés selon la taille totale de leurs éléments. Trie les éléments par ordre alphabétique par type d'objet.
Les dossiers à classer ou à archiver peuvent être rangés dans une armoire de rangement. Les étagères souvent modulables en hauteur peuvent accueillir tout type de rangement de bureau. Installez les charges lourdes en bas de l'armoire tels que les boîtes à archive, les classeurs à anneaux ou les classeurs à levier.
RÈGLE 1 : - Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux maxi)5. RÈGLE 2 : - Donner des noms de dossiers les plus courts possibles (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l'archivage ultérieur : RÈGLE 3- s'interdire d'avoir en même temps des dossiers et des documents dans un niveau donné.
Pour cela, il vous suffit de cliquer dans un endroit libre de votre dossier avec le bouton droit de la souris et de choisir Trier Par. Ou pour un classement encore plus visuel, passez par menu Regrouper par puis choisissez vos options de tri, par ordre croissant ou décroissant, type de fichier, date de modification…
Sur Windows 10, les fichiers de votre ordinateur s'enregistrent dans des dossiers Documents, Images ou Téléchargements. Vous pouvez gérer ces éléments grâce à l'Explorateur de fichiers qui sera comme la vigie de vos dossiers.
Le meilleur moyen de sauvegarder ses documents est d'ajouter un disque dur externe à son ordinateur. En cas de problème, vous pourrez récupérer tous vos documents. Il en existe de plusieurs tailles et de différentes vitesses. Ils s'installent facilement, il suffit de les brancher sur votre ordinateur comme une clé usb.
Ranger son bureau : les cahiers et les documents
Utilisez les tiroirs de votre bureau, ne vous contentez pas de les vider et de les laisser vides pendant que le désordre s'installe sur le dessus. Séparez vos documents et mettez-les dans des dossiers étiquetés, gardez également vos cahiers et vos livres ensemble.
Les épaules doivent être détendus et les avant-bras reposent sur les accoudoirs et le bureau. La tête doit être droite et non penchée en avant. L'écran doit être situé à environ une longueur de bras. Le haut de l'écran doit être situé à peu près au niveau des yeux.
Sur cette question, il est conseillé d'avoir une surface de travail (le dessus du bureau) à la hauteur de ses coudes. (Les avant-bras et les bras doivent former un angle de 90 degrés lorsque les bras sont détendus le long de votre corps).
Dans le cas d'une plus grosse quantité de documents, il est conseillé de faire appel à une société de destruction de document pour particuliers, qui sera également aussi bien vous conseiller sur la durée de conservation des documents, que sur les techniques d'archivage et de destruction sécurisées.
Les papiers sont impeccablement triés dans des dossiers ou bien des pochettes aux doux noms "d'impôts", "banque", "assurance".... Tout est bien stocké dans des étagères et dans des boîtes de classement à la cave…