La convocation à l'assemblée générale de l'association doit être préparée et envoyée par la personne ou l'organe désigné par les statuts (voire par le règlement intérieur) : président, secrétaire, bureau, conseil d'administration, voire, plus rarement, une certaine proportion de sociétaires, par exemple le dixième ou ...
Mandat. En principe, seuls les copropriétaires peuvent participer aux AG. Toutefois, s'il le souhaite, tout copropriétaire peut donner son droit de vote à un mandataire membre ou non du syndicat de copropriétaires.
Tous les membres de l'association sont autorisés à prendre part à une assemblée générale extraordinaire. Cependant, si les statuts ou le règlement intérieur le prévoient, seuls certains membres peuvent assister à la réunion. Ces derniers sont généralement les membres du conseil d'administration.
Qui participe à une assemblée générale ? L'Assemblée générale (AG) est l'instance qui réunit les copropriétaires au cours de laquelle sont prises les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. Les participants sont les copropriétaires ou les personnes qui les représentent.
En l'absence de précision dans les statuts, tous les membres de l'association peuvent participer à l'assemblée, y compris ceux n'ayant pas payé leur cotisation ou ne disposant pas du droit de vote. L'assemblée peut aussi autoriser la présence de non-membres comme les salariés et collaborateurs bénévoles non-adhérents.
L'Assemblée Générale se déroule fréquemment comme suit : Émargement de la feuille de présence par l'ensemble des membres présents. Désignation d'un président et d'un secrétaire de séance. Lecture des différents points figurant à l'ordre du jour.
Qui convoque l'AG ? Le syndic de copropriété doit convoquer au moins 1 fois par an une AG réunissant l'ensemble des copropriétaires. Cette convocation doit être faite dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour de l'exercice comptable précédent.
Les membres de l'association sont toutes les personnes qui participent à l'association, bénéficiant des mêmes droits et mêmes obligations (sauf disposition contraire des statuts).
En principe, tous les membres doivent pouvoir participer aux assemblées générales extraordinaires de l'association. Mais les statuts ou le règlement intérieur peuvent valablement écarter la présence de certains membres.
La loi du 1901 n'oblige pas une association à se réunir lors d'une assemblée générale tous les ans, sauf si les statuts de l'association le prévoient. En règle générale, les statuts mentionnent que « les comptes sont approuvés annuellement » ce qui impose la convocation d'une assemblée générale annuelle.
Tout copropriétaire peut assister à une réunion du conseil syndical en tant qu'invité. Pour cela, il faut obtenir l'accord du conseil syndical. La demande de participation se fait par tous moyens (courrier, appel téléphonique...).
Pour la première consultation, les actionnaires sur la feuille de présence, les membres présents et représentés, doivent représenter au moins le cinquième des parts sociales ayant le droit de vote. Aucun quorum n'est requis pour la deuxième consultation.
Qu'est-ce que l'ordre du jour ? L'ordre du jour est un document qui liste les résolutions qui seront débattues et votées lors de la prochaine Assemblée Générale de copropriété. Envoyé à l'ensemble des copropriétaires, ce programme permet d'organiser le déroulé de la séance.
Le scrutateur joue le rôle d'observateur de l'assemblée générale. Il vérifie la régularité de la feuille de présence (voir modèle ci-contre) et du décompte des voix des présents, représentés et absents. Il contrôle également les résultats des votes ainsi que le contenu du procès-verbal.
En effet, aucune disposition légale n'impose aux associations de se doter d'un président. D'ailleurs, une association n'a pas de représentant légal mais seulement un ou des représentants conventionnels (désignés par les statuts ou par une décision de l'assemblée générale).
La loi du 1er juillet 1901 laisse l'entière liberté aux membres fondateurs de l'association de déterminer, dans les statuts, le nombre de dirigeants, leurs pouvoirs et mode de désignation. Il n'existe donc aucune obligation pour une association de se doter d'un secrétaire.
L'association doit posséder une direction qui est le représentant légal de l'organisme. Selon les dispositions prévues par les statuts, la direction peut se composer d'une ou plusieurs personnes. Les membres de la direction sont nommés par l'assemblée des membres, sauf si les statuts comportent une autre disposition.
Recherche ses financements pour réaliser les objectifs de l'association ; Veille à l'application des décisions prises en conseil d'administration ou en assemblée générale ; Veille à la bonne marche de l'association : administration, moyens logistiques, moyens humains, gestion de l'équipe.
Les personnes frappées d'une interdiction de gérer ou dont la faillite personnelle a été prononcée ne peuvent pas diriger une association.
D'après les directives prévues dans les statuts, il faut que les membres du bureau soient élus, soit par l'Assemblée Générale, soit par le Conseil d'Administration de l'association.
Le délai de convocation pour une AG est de 21 jours
Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long à respecter.
Pour vérifier le respect du délai légal de convocation de 21 jours, le mieux est de se munir d'un calendrier et de compter 21 jours à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée (ou de la signature de l'émargement – ou du récépissé remis au syndic).
Si le quorum est non atteint, l'Assemblée générale ne peut en principe pas avoir lieu. Dans ce cas, vous devez vous référer aux statuts qui peuvent prévoir les conséquences d'un quorum-non atteint. Généralement, une seconde Assemblée générale est organisée quelques jours plus tard.