La dématérialisation des courriers consiste à numériser, trier, indexer et distribuer les courriers le tout de manière automatique et entièrement digitale. Les bénéfices engendrés par ce processus sont conséquents pour les organisations.
Concrètement, dématérialiser le courrier implique l'utilisation d'une plateforme web pour procéder à son envoi. Cette plateforme permet à l'utilisateur de piloter ses actions, de la préparation à la gestion post-livraison.
Mais, concrètement, comment dématérialiser les documents ? Cette transition implique plusieurs étapes. L'identification du périmètre du projet des documents concernés, la numérisation des documents papier et enfin la gestion des documents dans un système d'information électronique.
La dématérialisation ou numérisation consiste à faire passer vos documents du support papier au support électronique. Vos factures, bulletins de paie, bons de commande, déclarations fiscales, et bien plus, sont tous concernés aujourd'hui par la dématérialisation.
Pour faire des économies ! Le gain de productivité est le principal objectif des entreprises qui suppriment le papier. Le passage au numérique permet de gagner du temps. Vos fournisseurs auront la satisfaction de pouvoir suivre l'état de leurs factures dématérialisées et ils pourront être payés plus vite.
Les domaines concernés par la dématérialisation
Que ce soit pour les entreprises du secteur privé ou celles du secteur public, dématérialiser englobe de multiples aspects, notamment en ce qui concerne les services comptables, les services de ressources humaines, ou même les services d'achat et vente.
C'est un document créé directement sur ordinateur et qui ne contient que des éléments générés par le logiciel qui l'a créé, que ce soit du texte ou des dessins. On parlera aussi de document numérique natif.
Le format numérique correspond à l'appellation d'un document au format numérique. Un document au format numérique peut correspondre à la prise d'une photo avec un appareil numérique, la création d'un document sur un traitement de texte ou la numérisation d'un document papier, et bien plus encore !
Dématérialisation d'un contrat : en quoi ça consiste ? La dématérialisation vous permet désormais de piloter l'intégralité de vos pratiques contractuelles de façon 100% numérique, de la conception du document jusqu'à son archivage en passant bien sûr par sa signature.
Aujourd'hui la dématérialisation des documents comptables se prévaut de réduire l'empreinte écologique, de simplifier la vie de l'entrepreneur en supprimant le papier. En réalité, la dématérialisation des documents comptables répond surtout à une question économique, permettant de réduire les couts et les délais.
Lettrs est un service web qui permet de rédiger et envoyer des lettres personnalisées par email ou par courrier postal, avec choix des trames de papier et de l'écriture manuscrite.
La Lettre Recommandée Electronique, ou LRE, est le remplaçant numérique du courrier recommandé postal reconnu par la loi française. Une LRE 100% numérique peut être envoyée depuis Internet vers une adresse email.
On commence par le nom et prénom de la personne. Normalement le nom s'écrit en majuscule pour plus de visibilité. En dessous on note le numéro et le nom de la rue s'il y en a ou le numéro et le nom du bâtiment. Si l'adresse comporte les deux, il faut écrire chaque partie sur une ligne différente.
La différence principale entre Digital et Numérique tient au contexte dans lequel les mots sont utilisés. On choisira plus volontiers « digital » pour se référer aux utilisateurs et à leur utilisation des dispositifs. Numérique sera le terme à privilégier pour parler de l'industrie et du monde de l'informatique.
« Numérique ou électronique ? Ces deux termes sont parfois employés indifféremment, mais ont aussi des connotations différentes : - le terme numérique évoque davantage l'idée de contenu. - le terme électronique évoque davantage une technique support. »
Lorsqu'une archive perd son support papier et devient document électronique natif, elle devient une archive dématérialisée. Il s'agit donc d'un document d'archive électronique créé sur un support informatique. Passer d'une archive papier à une archive numérique ou électronique est la finalité de la dématérialisation.
Dans cette démarche de transformation radicale des modèles de développement, la dématérialisation progresse au sein des organisations et entreprises mondiales. Pour une entreprise, la dématérialisation signifie le remplacement de ses supports d'information au format papier par des supports au format numérique.
La dématérialisation pour une société consiste à substituer ses documents matériels par des fichiers numériques stockés sur des supports adaptés, des ordinateurs ou des serveurs informatiques.
Les documents au format papier sont des originaux que l'on conserve longtemps sous forme tangible, tandis que les fichiers numérisés sont des copies de ces documents, que l'on produit pour gagner un peu de place.
Différence entre fichier et document
un document est un fichier créé dans Word,alors qu'un Fichier est toute unité informationnelle enregistrée sur un support informatique. On peut donc dire qu'un Fichier peut être document lorsque celui-ci est créé dans Word.
L'un des principaux enjeux de la dématérialisation, c'est le passage des documents papier aux documents électroniques. Parce qu'ils permettent de centraliser l'information et d'en faciliter l'accès, de réduire l'empreinte écologique et de faire des économies.
Comme l'indique une haute fonctionnaire au sein du cabinet du commissaire général au développement durable, « la dématérialisation des services publics facilite l'accès aux démarches administratives pour une majorité d'usagers, mais peut aussi augmenter la fracture numérique et éloigner des citoyens de leurs services ...