Il existe deux situations d'accueil selon Lapeyrat: « directe ou face à face et indirecte ou par le biais du téléphone[6]». Dans le cas où le client se présente physiquement à la réception, on parle d'accueil direct.
Les publics à accueillir dans l'entreprise peuvent être classés en 2 catégories : les visiteurs extérieurs (clients, prospects, public) et les collaborateurs de l'entreprise (salariés, fournisseurs). L'accueil téléphonique et physique constitue le premier contact d'un client potentiel avec votre société.
Procédures d'accueil : ensemble des règles à appliquer dans une situation d'accueil. Signalétique : ensemble des supports permettant à une personne de se diriger dans un environnement inconnu.
Un accueil bienveillant, chaleureux et enthousiaste est communicatif. Le client ainsi accueilli se sent à l'aise pour nouer une vraie relation avec l'entreprise. L'accueil offre un vrai contact, un face à face avec une autre personne ; on dit d'ailleurs souvent “qu'un sourire s'entend même au téléphone”.
Action et manière d'accueillir, de recevoir quelqu'un, quelque chose : Réserver à ses invités un accueil chaleureux.
Tous les métiers liés à l'accueil imposent de réserver au client un accueil agréable avec le sourire, la politesse, un ton agréable, chaleureux, courtois, aimable. Lors de chaque appel, le réflexe de sourire permet de rassurer son interlocuteur, de le mettre en confiance.
Adoptez un ton positif
Quel que soit l'objet de son appel, le fait d'accueillir votre interlocuteur avec une tonalité enthousiaste, naturelle et attentive lui permet toujours de se sentir à l'aise. Lorsque vous répondez, n'oubliez donc pas de saluer la personne et de sourire, car cela s'entend au téléphone.
L'accueil physique consiste à orienter et renseigner les visiteurs. Dans les deux à trois secondes suivant son arrivée dans les locaux, le visiteur se fait son opinion sur la manière dont il est reçu. Et celle-ci est déterminante pour l'image que véhicule l'entreprise.
« Pouvez-vous patienter quelques instants, le temps que je recherche les informations ? » « Je vais chercher l'information, puis-je mettre l'appel en attente ou souhaitez-vous que je vous rappelle ? »
Accueille, renseigne et oriente des personnes à l'espace de réception (gare, entreprise, ...) ou au standard téléphonique de la structure et délivre des laissez-passer, badges, billets, invitations, ...
L'accueil, c'est la manière de donner le service à la clientèle. C'est l'ensemble des petits gestes et des attitudes qui feront que le client se sentira important, écouté, choyé bref qu'il aura le goût de revenir. L'accueil dure de l'arrivée au départ du client.
Une baisse du chiffre d'affaires
Le client insatisfait par votre prestation aura tendance à se tourner vers une autre marque ou fournisseur. Cela constitue un manque à gagner non négligeable qui s'aggrave lorsque ce dernier donne un avis peu élogieux de vos services sur les forums.
L'accueil lui permet de se consacrer au développement de ses projets et à la recherche d'une solution de logement. Pour rencontrer une nouvelle personne, partager vos connaissances, expériences et valeurs.
En sommes, les trois enjeux majeurs de l'accueil de la clientèle sont la satisfaction-client, la fidélisation-client et la rentabilité. Le souci de toute entreprise étant la croissance et la rentabilité, il va de soi que les entreprises pensent à intégrer des stratégies d'accueil dans leur politique globale.
Action, manière d'accueillir. Synonyme : abord, accès, bienvenue, hébergement, hospitalité, réception, traitement.
Saluez le client… avec le sourire
Que vous soyez responsable ou employé, les clients aiment savoir que vous êtes disponible pour eux. Un simple bonjour avec votre plus beau sourire suffit à leurs montrer que vous leur avez porté attention tout en leur accordant votre confiance.
Règle n°1 : Votre présentation doit être irréprochable pour lui montrer l'intérêt que vous lui portez. Règle n°2 : Stoppez les tâches que vous avez engagées, aussi prioritaires soient-elles. Règle n°3 : Soyez prêt, attentif et disponible pour lui à tout moment.