La gestion des commandes est le processus qui consiste à enregistrer, suivre et exécuter les commandes des clients. Ce processus commence lorsqu'une commande est passée et se termine lorsque le client reçoit son colis.
Les types de préparation de commande. Il existe différents types de préparation de commande (picking, éclatement, par commande, multi-commandes, positionnement du tri…), plusieurs modes (guidage vocal, radio,…). Et enfin, plusieurs types de regroupements avec eux-aussi plusieurs techniques sont disponibles.
le numéro de commande et sa date de création. la liste détaillée de la commande avec pour chaque produit le nom, la quantité, le prix HT et le taux de TVA. les conditions de livraison : date et frais de livraison. les conditions de règlement : date, moment de la facturation, mode de paiement, paiement en plusieurs fois.
Les bons de commande sont d'abord envoyés par l'acheteur au vendeur, et ils décrivent exactement ce que la commande doit contenir et, quand elle doit arriver. Il comprendra des éléments tels que la quantité d'articles, une description détaillée des articles, le prix, la date d'achat et les conditions de paiement.
Le but d'un « picking » est de mettre à disposition, à hauteur d'homme, diverses petites quantités qui sont réapprovisionnées de manière régulière. Ces quantités sont gérées afin que les préparateurs viennent récupérer les différents articles concernant une même commande client.
Les 3 grands types de processus : management, réalisation et support.
Le suivi des bons de commande est le processus de suivi de l'etat et du mouvement d'une commande en temps reel. Cela aide a gerer le cycle de commande, qui comprend la creation d'un bon de commande, l'approbation et la reception des marchandises.
Le traitement des commandes est l'ensemble des étapes qui séparent la commande du client à la réception de son produit. L'utilisation d'outils datés, le retard d'informatisation ou la mauvaise organisation de vos entrepôts ralentissent votre processus pour traiter les commandes.
La méthode « Pick and pack »
Comment fonctionne la méthode de préparation de commande « Pick and pack » ? L'opérateur chargé de la préparation de la commande vient prélever la marchandise nécessaire indiquée sur son bon de commande, l'emmène à la zone d'emballage puis revient chercher les produits d'une autre commande.
Qu'est-ce qu'un bon de commande ? Par définition, le bon de commande ou BDC consiste en un document qui définit et valide les modalités de la prestation commerciale entre un vendeur et un acheteur, que ce soit en B to B ou en B to C.
Deux rôles sont donc à retenir : Le demandeur : celui qui créé la commande, qui n'a pas les droits pour la valider, et qui l'envoie pour validation. Le validateur : celui qui reçoit la commande du demandeur et qui peut choisir de la valider ou la refuser.
L'entreprise dispose de plusieurs moyens de communication pour passer commande auprès d'un fournisseur. Le plus souvent, l'entreprise adresse à son fournisseur un bon de commande ou un bulletin de commande.
Ligne de commandes
(Order line) : Division de la commande à la référence. Si une commande concerne "x" références, on dit qu'elle est composée de "x" lignes de commandes.
La clé pour maximiser l'efficacité du picking est d'opter pour des méthodes de préparation de commande semi-automatiques. Des systèmes comme le pick-to-light ou le voice picking permettent au logiciel de gestion d'entrepôt de guider l'opérateur, en lui indiquant étape par étape les tâches à effectuer.
Le bordereau de livraison ou la liasse papier.
L'entreprise qui a commandé les marchandises doit impérativement émarger ces documents au moment de la présentation des colis. La preuve de livraison électronique ou e-POD (Electronic Proof of Delivery). Il s'agit d'un bon de livraison au format numérique.
C'est un document reprenant les éléments d'une commande donnant lieu à une vente entre un vendeur et un acheteur. Ce document a donc une valeur d'engagement dès qu'il est signé par les deux parties, en effet le vendeur s'engage à fournir la commande et l'acheteur s'engage à là régler.