Archiver des documents en entreprise se fait en 3 étapes : Identifier les documents ; Stocker les documents archivés ; Classer définitivement des archives qui constituent le patrimoine économique et social de l'entreprise.
Le processus d'archivage a pour objectif de mettre sous contrôle de l'entreprise, dans un système (règles + outils + gestionnaires) les documents qui permettent de couvrir un risque ou qui présentent une valeur ajoutée de connaissance dans l'avenir, pour la défense des intérêts de l'entreprise.
Les âges de la vie d'un document
Pour cela, ils s'appuient sur la distinction des archives en trois types établie selon leur durée de vie respective : Les archives courantes. Les archives intermédiaires. Les archives définitives.
L'expression « loi des trois âges » fait penser à une loi biologique. En effet, la jeunesse, l'âge adulte et le vieillissement constituent des phases qui sont l'expression du temps de la vie ou « temps biologique » (H.
Il existe plusieurs types d'archivage : l'archivage physique de documents papiers ; l'archivage numérique : le stockage en ligne.
À quoi correspond le troisième âge ? À l'origine, cette expression désigne l'âge de la retraite, c'est-à-dire entre 50 et 65 ans. Cependant, il est différent d'un pays à un autre. Le vieillissement de la population dans les pays développés remet en question cette définition.
Inventée dans les années 80, la notion de quatrième âge réunit les aînés âgés de 75 ans et plus.
Le record de longévité humaine officiellement reconnu est toujours détenu par la Française Jeanne Louise Calment, qui a vécu 122 ans et 164 jours. Chez les hommes, le record revient au Japonais Jiroemon Kimura, qui a vécu jusqu'à l'âge de 116 ans et 54 jours.
Le concept de cycle de vie d'un document (ou Records life-cycle en anglais) analyse toutes les étapes de la création d'un document à sa destruction ou classement mémoriel. Le cycle de vie comprend 3 grandes étapes : la production du document, son utilisation et sa conservation / mise à disposition.
Avec cette nouvelle approche de la chaîne archivistique, les « trois champs de l'archivistique moderne », tels que définis par Michel Duchein (1993, p. 25) – à savoir, le champ théorique ou scientifique, le champ technique et celui de l'organisation des services –, se trouvent mêlés pour être mieux observés.
Les étapes du vieillissement
L'Organisation Mondiale de la Santé divise la vieillesse en 3 étapes : 60-75 ans – jeune senior; début de la vieillesse (un premier palier) 75-90 ans – senior; vieillesse tardive. 90+ – grand senior; longévité (quatrième âge)
Pour archiver les documents au sein d'une entreprise, le mieux est de s'équiper rapidement d'un logiciel d'archivage, disponible en licence ou en mode Saas. Pour archiver correctement les documents au sein d'une entreprise, 4 grandes étapes sont nécessaires : L'identification et l'authentification des archives.
L'archivage physique des documents consiste à conserver vos documents papiers dans des centres de données sécurisés. Les enjeux de ce type d'archivage sont le tri et le stockage des données dans un espace adapté pour éviter les sinistres.
Comme on ne peut plus réunir tous les adultes d'âge avancé dans un seul groupe, les gérontologues divisent cette période en trois sous-groupes : le troisième âge (60 à 75 ans), le quatrième âge (75 à 85 ans) et le cinquième âge (85 ans et plus).
Selon plusieurs études, la sénescence commencerait quelque part entre la vingtaine et la trentaine. En Nouvelle-Zélande, des scientifiques ont observé l'organisme de 954 personnes d'âges différents. Ils ont estimé que les premiers signes d'altération des organes apparaissaient en moyenne à l'âge de 26 ans.
Dans le domaine de la santé, l'Organisation Mondiale de la Santé retient l'âge de 60 ans pour définir la notion de « personne âgée » et de 80 ans pour celle de « personne très âgée ».
Les personnes âgées sont également appelées seniors et aînés, autres circonlocutions pour éviter les mots vieux et vieillard.
Aînés, seniors anciens...
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.