Les copropriétaires doivent être convoqués officiellement à l'assemblée générale au moins 21 jours avant la date prévue. Par exception, et notamment en cas d'urgence, il est possible de déroger à ce délai légal.
La convocation doit, sauf urgence, être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la tenue de l'Assemblée générale (AG) par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou électronique (LRE) avec l'accord écrit du copropriétaire.
Qu'il s'agisse de l'assemblée générale des copropriétaires annuelle ou d'une assemblée générale extraordinaire, la convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée. En cas d'urgence, il est possible de déroger à cette règle et de convoquer dans un délai moindre.
La convocation à l'assemblée générale doit avoir lieu au moins 15 jours avant la date de la réunion.
Cette convocation doit être faite dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour de l'exercice comptable précédent. S'il manque à cette obligation, le conseil syndical ou 1 ou plusieurs copropriétaires (représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires) peuvent lui demander de convoquer une AG.
Pour vérifier le respect du délai légal de convocation de 21 jours, le mieux est de se munir d'un calendrier et de compter 21 jours à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée (ou de la signature de l'émargement – ou du récépissé remis au syndic).
Une convocation en bonne et due forme
Tout d'abord il faut dire que la convocation à une Assemblée Générale doit être envoyée 21 jours minimum avant sa tenue. C'est-à-dire qu'à compter de l'envoi de la convocation et la tenue de l'assemblée générale, 21 jours doivent s'écouler.
Le délai de convocation a pour but de garantir la venue des actionnaires à l'assemblée générale et également de leur permettre d'exercer dans les temps leur droit d'information. Les statuts de la société ne peuvent pas prévoir un délai plus court que celui de quinze jours prévu par la loi.
La date et l'heure de l'assemblée générale (AG) sont fixées par celui qui la convoque(1). C'est donc généralement le syndic qui décide de cette date, en principe après consultation du conseil syndical. Un ou plusieurs copropriétaires peuvent demander le report de la tenue de l'AG.
Pour contester une décision, vous devez faire un recours auprès du tribunal du lieu de situation de l'immeuble dans un délai de 2 mois à partir de la notification : Formalité par laquelle un acte de procédure ou une décision est porté à la connaissance d'une personne du procès-verbal de l'assemblée générale.
Convocation du conseil municipal
Le délai à respecter entre la date d'envoi de la convocation et celle de la réunion est de trois jours francs dans les communes de moins de 3 500 habitants et de cinq jours francs dans les autres communes.
L'état des dettes et créances; Le budget prévisionnel, soit celui que le conseil d'administration entend présenter pour fins de consultation; Tout projet de modification à la déclaration de copropriété; Une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés.
Pour annuler une assemblée générale, le copropriétaire ou le conseiller syndical doit en faire la demande auprès du tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble. Les services d'un avocat sont requis pour rédiger un acte d'assignation en justice.
La convocation s'effectue obligatoirement par lettre recommandée, accompagnée des documents devant être obligatoirement transmis. Ainsi, pour l'assemblée annuelle, devront être envoyés les comptes annuels, du rapport de gestion, du texte des résolutions et, le cas échéant, du rapport du commissaire aux comptes.
Notification. Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans un délai de 1 mois aux copropriétaires opposants ou défaillants (qui ne sont ni présents, ni représentés). Cette notification peut être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par mail.
Quand doit avoir lieu l'Assemblée Générale Ordinaire ? L'AGO doit se tenir obligatoirement dans les 6 mois suivant la clôture d'un exercice.
L'"Ordre du jour" est la partie de la convocation que les dirigeants de collectivités organisées transmettent à leurs membres pour les informer des questions sur lesquelles ils sont appelés à délibérer.
L'assemblée générale doit délibérer sur tous les points inscrits à l'ordre du jour. Le président de séance ne peut pas décider d'écarter des débats une question prévue. Il peut lever la séance que lorsque l'ordre du jour a été épuisé.
Comme cité précédemment, les membres peuvent décider de créer une association sans président. Toutefois, le bureau provisoire doit décrire le mode d'organisation dans les statuts dès l'assemblée constitutive. Il faut énumérer les organes dotés d'un réel pouvoir de décision et définir leur fonctionnement.
Règle générale de calcul du quorum
Le quorum, c'est-à-dire le nombre de conseillers municipaux devant être effectivement présents lors de l'approbation des délibérations, doit être supérieur à la moitié du nombre de conseillers en exercice.
Pour la première consultation, les actionnaires sur la feuille de présence, les membres présents et représentés, doivent représenter au moins le cinquième des parts sociales ayant le droit de vote. Aucun quorum n'est requis pour la deuxième consultation.
De nombreuses irrégularités peuvent mener à annuler une décision en AG de copropriété, voire une assemblée générale dans son intégralité. On peut citer à ce titre un défaut de convocation, l'absence de pièces obligatoires devant accompagner la convocation ou l'exclusion d'un copropriétaire de l'assemblée.
En syndic professionnel, les frais d'assemblée générale extraordinaire sont considérés comme des charges communes générales de la copropriété et sont donc divisés en fonction de la quote-part des parties communes détenue par chaque copropriétaire, exprimée en tantièmes.
La loi Macron permet désormais à tout copropriétaire de convoquer l'assemblée générale lorsque la copropriété n'a plus de syndic. Il n'est donc plus nécessaire d'agir devant le tribunal pour obtenir la nomination d'un administrateur provisoire, avec à la clé, de sérieuses économies pour les copropriétaires.