Parmi les solutions les plus connues, on retrouve : Google Drive, iCloud, OneDrive ou encore Dropbox. Ce qui peut différer en fonction des outils : capacité de stockage (combien de Go ou de To disponibles pour stocker ses fichiers), les fonctionnalités de collaboration, ou encore la personnalisation des dossiers.
Optez pour une organisation la plus simple possible
Faites simple : un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d'embauche…), un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (électricité, gaz, téléphone, impôts…).
Pour l'optimiser au maximum, optez pour le trio efficace "étagères, penderie et miroir". Privilégiez le minimalisme : moins il y en aura, mieux ce sera. Si les hauteurs de plafond le permettent, installez des étagères, qui seront à la fois des rangements pour les livres, mais aussi le support d'objets divers et variés.
Même si vous ne remarquez aucune anomalie sur votre relevé, vous devez le garder pendant au moins 5 ans. Ce délai vous permettra de conserver une trace si jamais un litige liée à une opération de débit ou de crédit venait à naitre pendant cette période.
Classez les documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Pensez à libeller chaque dossier. Choisissez enfin l'endroit où les stocker : étagère, meuble dédié,…
La conservation de vos relevés de compte vous permettra si besoin de présenter un commencement de preuve si jamais il y avait litige sur l'une de vos opérations. Si une personne met en doute l'une de vos opérations à une date donnée, vous pourrez ainsi apporter la preuve de cette opération.
Dans le cas d'une plus grosse quantité de documents, il est conseillé de faire appel à une société de destruction de document pour particuliers, qui sera également aussi bien vous conseiller sur la durée de conservation des documents, que sur les techniques d'archivage et de destruction sécurisées.
Vos déclarations de revenus, avis d'imposition et justificatifs utilisés dans le cadre de votre imposition (justificatif de frais réels par exemple) doivent être conservés 3 ans. Les avis d'impôts locaux (taxe foncière et taxe d'habitation) doivent être conservés 1 an.
Chaque transaction effectuée en magasin entraîne l'édition de deux tickets, dont l'un doit obligatoirement être conservé par le commerçant pendant une durée de deux ans minimum.
dans les bureaux, des destructeurs de documents adaptés à des gros volumes pour ne pas que les salariés rechignent à les utiliser. au niveau de l'entreprise, des bennes spécifiques pour le recyclage des papiers confidentiels. Le circuit ne doit pas être le même que pour les déchets communs.
Je suis retraité, dois-je garder mes bulletins de salaire ou puis-je les détruire ? Il est conseillé de conserver ses bulletins de salaire. Cependant, ils ne servent qu'à rectifier votre relevé de carrière en cas d'erreur. Une fois retraité de tous vos régimes de base et complémentaires, ils n'ont donc plus d'utilité.
Selon la loi, le délai de conservation des bulletins de salaire par l'employeur est de 5 ans minimum. Pour le cas des bulletins de paie dématérialisés, l'employeur doit les rendre disponibles pour ses salariés : soit pendant une durée de 50 ans ; soit jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans.
L'entreprise peut classer ses factures de ventes de l'une des façons suivantes : Classement en fonction le numéro de facture, par ordre croissant ou décroissant ; Classement par client sur la base de la date de facture ; Classement par date d'émission ou par date d'échéance (ordre chronologique).
Le trieur !
Il est (censé) aider à organiser ses feuilles de cours et à alléger le cartable. Le principe est simple : il est composé de plusieurs onglets, un pour chaque matière. On garde sur soi le chapitre en cours, qu'on range ensuite dans des classeurs à stocker à la maison.
Une façon simple de créer son système consiste à placer les enveloppes de photos, par ordre chronologique, dans des boîtes à archiver au ph neutre. On laisse les photos dans l'enveloppe et on inscrit sur celle-ci l'année, l'événement et l'endroit, si c'est approprié (ex. : 2010 - vacances d'été - Gaspésie).
Lorsqu'un paiement est effectué par chèque (à condition d'avoir pris la précaution de noter toutes les informations requises), les talons de chèques renseignent, des années après, sur la nature du paiement ou l'identité du bénéficiaire. Mieux vaut donc les conserver pendant 5 ans au minimum, voire davantage.
Tous les livres sont classés par ordre alphabétique de leurs auteurs. Ainsi tous les ouvrages sont regroupés que ce soit de la BD, encyclopédies, romans. On privilégie le système de rangement séparé avec d'un côté les encyclopédies, de l'autre les BD, de l'autre les romans de poche.
Les actes de famille officiels (état civil, jugement de divorce, contrat de mariage, livret de famille, donations, testament, règlement de succession, inventaires, titres de propriété...) doivent être gardés sans limite de temps.
Pour détruire des documents papier en toute sécurité, il y a l'option de la broyeuse qui est généralement recommandée aux grandes entreprises. Quant aux organisations de taille modeste qui gèrent leurs archives en interne, elles peuvent contacter une structure spécialisée dans la destruction de documents.
Les règles de la prescription ont été modifiées par la loi du 17 juin 2008. Et désormais, la règle générale concernant le délai de conservation des documents est de cinq ans.