Au niveau administratif, la procédure d'élimination des archives administratives suit des règles bien définies : Il faut commencer par clairement identifier les archives à éliminer et rédiger un bordereau d'élimination. L'administration productrice des documents doit valider les archives à éliminer.
Cette dernière se charge alors d'envoyer un camion équipé d'un broyeur industriel (produisant des copeaux non uniformes) accompagné de conteneurs à déchets sécurisés. Ce type d'entreprise se charge de la destruction des papiers, CD et disques durs et remet un certificat de destruction à l'entreprise cliente.
Une fois le bordereau d'élimination signé par le responsable du service producteur et par le directeur de l'administration des archives concernées, le service producteur peut procéder à la destruction du ou des documents. Un certificat de destruction doit être envoyé à l'administration des archives.
Vous pouvez d'ores et déjà éliminer sans autorisation les doubles, brouillons, notes de transmission et les imprimés vierges en les jetant dans les poubelles de recyclage. Pour le reste, la loi impose de remplir un bordereau d'élimination.
Une solution simple pour se débarrasser de documents sensibles sans déchiqueteuse consiste à les brûler. Avant de brûler vos documents, vous devrez les déchirer en petits morceaux et les mettre dans le feu petit à petit pour éviter qu'un gros morceau ne s'envole pratiquement intact.
L'élimination d'archives demande l'établissement d'un bordereau d'élimination engageant ainsi une entreprise de destruction. Le bordereau est une pièce réglementaire, déchargeant le service des archives (demandeur de la destruction) de toute responsabilité quant à la conservation définitive des documents.
Et désormais, la règle générale concernant le délai de conservation des documents est de cinq ans.
Pourquoi procéder à la destruction des archives ? La destruction des archives est un acte courant de la vie d'une société permettant notamment de gagner de la place dans ses locaux. Elle permet également de faire des économies d'archivage puisque l'on conserve uniquement les documents qui doivent l'être.
Société de Destruction de Documents, SOS Débarras, intervient depuis plus de 30 ans auprès des particuliers, des professions libérales (notaires, avocats, médecins…), mais aussi auprès des entreprises, des administrations, des collectivités pour collecter, et détruire vos archives et documents confidentiels.
Les jeter dans la poubelle qui file tout droit vers l'incinérateur ou la décharge, c'est payer pour éliminer une matière première réutilisable. Mieux vaut les mettre dans la poubelle de tri au lieu d'abattre des arbres pour produire une nouvelle pâte à papier.
Les documents établis ou reçus sur support informatique doivent être obligatoirement conservés sous la forme électronique pendant au moins 3 ans, délai pendant lequel l'administration fiscale peut exercer un droit de reprise. L'entreprise n'est pas tenue de constituer d'archivage supplémentaire sur papier.
Documents civils et commerciaux
Les déclarations en douane doivent être conservées pendant trois ans. Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés dix ans.
Quittances de loyer, contrat d'assurance, contrat de prêt immobilier, talons de chèques, jugement de divorce, factures d'électricité, bulletins de salaires... les documents de la vie quotidienne sont nombreux. Leur délai légal de conservation varie selon la nature du document.
dans les bureaux, des destructeurs de documents adaptés à des gros volumes pour ne pas que les salariés rechignent à les utiliser. au niveau de l'entreprise, des bennes spécifiques pour le recyclage des papiers confidentiels. Le circuit ne doit pas être le même que pour les déchets communs.
Selon le ServicePublic, les bulletins de paie doivent être conservés jusqu'à la liquidation de la retraite. Cette dernière correspond à l'ensemble des opérations effectuées permettant de déterminer le droit d'un assuré à une pension de vieillesse et à la calculer.
Pour les impôts locaux, les avis d'imposition sont à garder jusqu'au 31 décembre de l'année suivant celle de leur réception. Mais il est préférable de les conserver trois ans car le fisc peut remettre en cause les dégrèvements, exonérations ou abattements accordés pendant ce délai.
Même si vous ne remarquez aucune anomalie sur votre relevé, vous devez le garder pendant au moins 5 ans. Ce délai vous permettra de conserver une trace si jamais un litige liée à une opération de débit ou de crédit venait à naitre pendant cette période.
Ce document prouve que l'argent a bien été remis pendant toute la durée de l'action civile. Le talon vous permet de conserver les références du chèque. Délai courant de conservation du contrat et autres justificatifs à compter de la dernière échéance.