Madame, Monsieur, Nous avons bien reçu votre proposition concernant le (Préciser) datée du (Préciser la date). Après étude et délibération, nous avons le regret de vous annoncer que votre projet est considéré comme non pertinent.
Pour refuser poliment le projet d'un client, exprimez-lui votre reconnaissance d'avoir pensé à vous et à votre entreprise. Restez toujours poli et courtois. Faites-lui également savoir que vous ne disposez pas, pour le moment, du temps/de l'expertise/des moyens nécessaires pour pouvoir mener à bien ce projet précis.
Pour refuser poliment : Chère Madame / Cher Monsieur, Je tiens à vous remercier de l'opportunité que vous m'offrez et du temps que vous m'avez consacré, notamment durant l'entretien. Bien que votre entreprise m'ait séduit·e par son·sa XXXXX, j'ai accepté un poste ailleurs correspondant davantage à mes aspirations.
Adressez-lui un courrier dans lequel vous reconnaîtrez la qualité de sa proposition, rassurez-le et motivez votre refus. Pour signifier un désaccord sans blesser : appliquez ce principe de sagesse administrative : “Ne jamais rédiger une lettre de refus sous l'emprise de la colère !”.
J'ai reçu ledit devis le [date] et je vous en remercie. Cependant, je suis au regret de vous informer que je ne souhaite pas donner suite en raison de [son coût trop élevé/l'abandon du projet/...]. Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l'expression de ma sincère considération.
Madame, Monsieur, Je vous remercie pour votre retour concernant ma demande de devis le (préciser la date) au sujet de (préciser). Malheureusement, je suis au regret de vous informer que je refuse votre proposition. En effet, le prix est trop élevé par rapport au budget fixé.
Essayez de ne pas dire non d'emblée.
Dites plutôt clairement ce qui vous tracasse et pourquoi vous n'acceptez pas. Si, par exemple, votre patron vous demande de travailler sur un autre projet alors que vous êtes déjà débordé, ne dites pas simplement que vous ne pouvez pas l'intégrer à votre emploi du temps déjà chargé.
L'idéal est de terminer son email sur une ouverture possible. "On essaie de ne pas opposer une fin de non-recevoir, mais plutôt de dire qu'on garde cette demande en tête et qu'on fera le maximum pour y répondre à la prochaine occasion", explique Sylvie Azoulay-Bismuth.
Madame, Monsieur, Je vous remercie de l'intérêt que vous portez à notre société, j'apprécie le temps et les efforts que vous avez réalisés en nous proposant une prestation de services à un tarif concurrentiel. Je regrette toutefois que nous ne puissions accepter votre proposition.
# 1 : Dites-le de vive voix
Vous devez assumer votre non et pour cela, le dire en face à face. Bannissez le mail et répondez lorsque vous êtes seul(e) avec la personne et mettez-vous dans une posture d'égal(e) à égal(e). Pas question que l'un soit assis et l'autre debout. Regardez-le dans les yeux.
Dès lors que la tâche ou la mission entre dans les attributions du salarié, ce dernier ne peut pas refuser de l'exécuter. Il ne peut pas refuser un déplacement alors que cela est prévu dans son contrat de travail à titre d'exemple. Il s'expose de ce fait à une sanction en cas de refus.
Il vaut mieux dire “hum, je ne peux pas” ou “hum, je suis désolé, mais je ne vais pas avoir le temps”. Il vaut mieux dire des phrases comme celle-là que de dire un “non” brut. Donc, si tu dis “je suis désolé, mais je ne vais pas avoir le temps”, ça veut dire “non”, c'est clair, la personne a compris.
Contentez-vous de dire « Non, je ne peux pas » ou « Non, je ne veux pas ». Je sais que la première fois vous aurez peur mais il faut essayer de garder votre bonne énergie du quotidien et quand la personne vous demandera pourquoi vous pourrez alors transmettre les raisons.
Dites simplement que vous ne pouvez pas, sans vous justifier et sans mentir, au risque de donner l'impression que votre refus n'est pas légitime. Vous avez le droit d'être fatigué, vous avez le droit de vouloir rester chez vous, vous avez le droit de dire non à ce que vous voulez.
4 – Dire non, une décision bienveillante
C'est apprendre à dire “je”, “je ressens”, “j'ai besoin” au lieu de “tu”, “ton”… On peut tout à faire dire “non” tout en précisant à notre interlocuteur que ce n'est pas contre lui.
Obtenir une réponse vaut donc mieux que rien ! Ainsi, lorsque votre prospect vous répond “Merci, je ne suis pas intéressé” ou “Merci, mais je ne suis pas sûr d'en avoir besoin pour le moment”, considérez-vous comme chanceux. Vous avez obtenu l'information.
Je donne suite à votre devis de façon positive et je confirme la commande de prestation pour laquelle le devis a été établi. Je vous remercie de bien vouloir nous contacter au plus vite, de façon à définir ensemble une date à laquelle vous interviendrez.
Lorsque le devis est signé par le client et qu'il a notifié la mention “Bon pour accord” sur le document, le devis devient un véritable engagement contractuel au sens juridique et ne peut pas être annulé.