Les éléments obligatoires du PV de réunion
la date, le lieu et l'heure de la réunion. la liste des participants avec leur qualité et la liste des invités absents éventuellement remplacés par leurs suppléants. les différents points inscrits à l'ordre du jour de la réunion. la retranscription des échanges et débats.
Lors de l'élaboration du modèle de procès-verbal, il faut prévoir d'y inclure certaines informations obligatoires. Il est, tout d'abord, nécessaire de dénommer et identifier la société ainsi que de mentionner qu'il s'agit d'un conseil d'administration.
La date, le lieu et la nature de la réunion (AG constitutive ou annuelle — ordinaire — ou extraordinaire) Le nom du rédacteur du PV d'AG d'association. La liste des membres présents et représentés (nom et qualité) L'identité du mandataire des membres absents, mais représentés.
Qui signe le PV ? Les statuts juridiques de l'association désignent les signataires du procès-verbal. Cependant, dans le cas des associations reconnues d'utilité publique, les signataires sont obligatoirement le président et le secrétaire de l'association.
Modification du nom ou de l'objet de l'association. Modification de l'adresse du siège et/ou de l'adresse de gestion. Désignation de nouveaux dirigeants : les nom, prénom, profession, domicile et nationalité et fonction doivent être déclarés.
Souvent appelé « PV », le procès-verbal est un écrit retranscrivant une déclaration, une situation, une réunion… Les assemblées générales d'association ou de société sont consignées dans un procès-verbal. Il est parfois simplement nommé « compte-rendu », même s'il a vocation à être beaucoup plus exhaustif.
Le procès-verbal doit mentionner les noms et prénom(s) des assesseurs et le titre en raison duquel ils remplissent ces fonctions. Si un assesseur siège en raison de son âge, indiquer la date de naissance. (4) Le secrétaire doit être désigné parmi les électeurs de la commune.
Le bureau du conseil est chargé de rédiger le procès-verbal, mais cet organe est facultatif. A défaut, un secrétaire doit être désigné pour établir matériellement le procès-verbal.
Le compte rendu s'apparente au procès-verbal lorsqu'il relate le déroulement d'une séance. Il se présente le plus souvent de la même manière, mais il diffère du procès-verbal par son caractère moins officiel et une moins grande rigidité dans la description des faits mis en cause.
Le procès-verbal est un document écrit qui retrace le déroulement et les décisions de la réunion du conseil d'administration. Il permet aux participants et aux absents d'avoir un compte-rendu formel des événements de la réunion.
Qui vote ? En principe, et dans le silence des statuts, tous les membres de l'association participent à l'assemblée générale et sont donc destinataires de la convocation qui leur permettra de voter.
Qui doit rédiger l'ordre du jour d'une Assemblée Générale ? C'est le syndic de copropriété qui prépare les projets de résolutions et qui établit l'ordre du jour de l'AG de copropriété. Selon l'article 26 du décret du 17 mars 1967, ce document doit être rédigé en concertation avec le conseil syndical.
Les demandes d'inscription à l'ordre du jour sont à envoyer à votre syndic de copropriété par courrier recommandé avant que le conseil syndical ait envoyé les convocations d'assemblée générale. Si la loi n'impose aucun délai précis, il est souvent conseillé d'adresser sa demande environ 45 jours avant la date d'AG.
L'envoi de la question par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) ou lettre recommandée électronique est obligatoire. La demande doit parfois être accompagnée d'un projet de résolution.
Concernant un CE, un CCE, une DUP, un CHSCT ou une IC-CHSCT, c'est le secrétaire qui signe le compte rendu. Cependant, le président peut le cosigner pour marquer son approbation et permettre ultérieurement aux membres de l'instance d'opposer ses propos, décisions et engagements.
Le quorum peut être fixé au quart, au tiers, à la moitié ou plus des membres de l'association. Il est généralement plus faible lors de la seconde réunion d'une assemblée, c'est-à-dire lorsque que l'assemblée convoquée sur première convocation n'a pu se tenir faute de respect des conditions de quorum.
Seuls les procès-verbaux de délibération d'assemblée générale extraordinaire d'une association qui portent sur des modifications statutaires (par exemple le siège social) et les décisions d'assemblée générale ordinaire qui portent sur la nomination des dirigeants doivent être déposés en Préfecture (ou en sous- ...