Le plan d'archivage est l'outil de référence qui permet à tout le processus de gestion documentaire et d'archivage de se dérouler le mieux possible. Il doit refléter les missions de l'entité et l'ensemble de sa production documentaire.
Quelles sont les etapes du traitement des archives ?
1 – Identification et authentification des archives. Tout document produit au sein d'une entreprise est destiné à être archivé une fois sa fonction première remplie. ...
2 – Stockage des documents archivés. ...
3 – Conservation et consultation des archives. ...
4 – Destruction ou classement final des documents archivés.
Quels sont les objectifs d'une politique d'archivage ?
La conservation des données publiques par l'archivage vise 4 objectifs : rendre les données et documents produits accessibles, en garantir leur intégrité, leur intelligibilité via leur documentation et enfin leur lisibilité.
Dans le cas de l'archivage, la bonne conservation des documents répond également à des exigences légales. Par exemple, dans le cas de documents fiscaux, certaines archives seront ainsi à conserver durant 10 ans minimum.
WinRAR. Il s'agit d'une solution d'archivage qui aide les utilisateurs à créer des sauvegardes de données, à extraire des fichiers, à gérer des documents, etc.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Archiver c'est : Respecter vos obligations en conservant vos documents pendant toute la durée d'archivage légale. Protéger vos droits, en étant capable de produire des documents à valeur probatoire. Maîtriser vos risques et préserver la pérennité de votre activité
Quelles sont les trois grandes fonctions des archives ?
Communiquer
Communication aux services producteurs. Après versement aux Archives, les services administratifs ont régulièrement besoin de consulter les documents versés par eux-mêmes ou leurs prédécesseurs. ...
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
La société d'archivage attribue à chaque boîte un code-barres unique avant de la stocker. Vous pouvez utiliser ce système de code-barres pour demander un document et la société d'archivage localisera le dossier et vous le livrera en personne.
Un archivage durable des documents passe par un bon service d'archivage électronique (SAE). Le SAE est un outil de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation des documents à moyen et long terme pour une exploitation ultérieure.
Les archivistes sont des professionnels de l'information qui interviennent sur tous documents d'archives, anciens ou récents, et sur tous supports : chartes médiévales, actes notariés, photographies, dossiers d'affaires, plans, documents électroniques…
Quels sont les outils de classement des documents ?
les outils de classement des documents comprennent les dossiers physiques avec étiquettes, les classeurs, les chemises, les pochettes plastiques, ainsi que les solutions de classement numérique telles que les logiciels de gestion de documents et les applications de stockage en ligne.
Quelle est la tâche principale du responsable des archives ?
Le/La responsable des archives est en charge des activités de collecte, de classement, de conservation, d'élimination et de communication des archives de l'Université Bordeaux Montaigne. dématérialisation par test de déversement dans le système d'archivage électronique VITAM (avec le CINES).
Quelle est la différence entre le classement et l'archivage ?
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Quels sont les papiers qu'il faut garder le plus longtemps ?
À conserver pendant 2 ans. Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé, certificats, examens médicaux et radiographies seront conservés de façon permanente. Ces documents peuvent en effet se révéler utile en cas d'aggravation de l'état de santé ou de rechute.