Les annexes sont placées à la fin du document, immédiatement AVANT la Liste des documents consultés (Bibliographie). Chaque annexe porte un titre identifiant clairement son contenu.
Il convient de mentionner toutes les annexes en indiquant leur nombre. La lettre et les annexes constituent l'inventaire complet du dossier envoyé. Ne jamais mettre de ponctuation en fin de texte.
Si vous avez inclus plusieurs documents, utilisez le pluriel Pièces jointes, puis indiquez le nombre de documents joints. Vous devez mentionner le nombre de fichiers après deux points ou entre parenthèses. Par exemple, si vous avez joint trois documents, vous pouvez écrire Pièces jointes : 3 ou Pièces jointes (3).
La mention relative au mode d'acheminement est facultative. Elle sert à spécifier le moyen utilisé pour acheminer le courrier, au besoin. On l'écrit en majuscules, sans soulignement, avec les accents nécessaires.
Correspondance adressée à deux personnes
On écrit d'abord le nom de la personne détenant le plus haut niveau d'autorité. Si les deux destinataires ont le même niveau d'autorité, on écrit leurs noms en ordre alphabétique de noms de famille.
Si la lettre est adressée à une entreprise ou à un organisme, et non à une personne en particulier, la formule d'appel qu'il convient d'utiliser est Mesdames, Messieurs. Il est recommandé d'utiliser la formule Madame, Monsieur, si l'on ne connaît pas le nom de la personne à qui la lettre doit être adressée.
Dans le cas d'une lettre circulaire, qui s'adresse nécessairement à plusieurs personnes, on emploie « Mesdames, Messieurs, » si le texte s'adresse à un groupe, et « Madame, Monsieur, » si on ne veut s'adresser qu'à une personne à la fois, sur un ton plus personnel.
Formules pour exprimer une demande :
– Je vous prie de bien vouloir… – Utiliser des formules plus souples : je prends note …, je ne manque pas de …, je n'ignore pas que … Des mots outils: – à titre d'information, à titre exceptionnel…
Il existe un certain nombre de caractères communs aux lettres « en forme administrative » et « en forme personnelle ». D'autres éléments de présentation sont spécifiques à seulement l'un de ces types de lettre.
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S'écrivent avec deux n. En droit, l'annexe est une disposition jointe à un acte pour en compléter les énonciations ou encore un document, une pièce, une note que l'on joint à un acte quelconque. Annexe se construit avec les prépositions à ou de.
Chaque annexe est insérée sur une feuille non paginée, mais comptée, sur laquelle est écrite, en lettres majuscules et en caractère gras, au centre de la feuille, son identification : ANNEXE (par exemple : A, B, C ...). Sur la ligne suivante ou à la suite est inscrit le titre de l'annexe annonçant le document.
Cette mention se place contre la marge de gauche ou au centre, sous la vedette et les références. Elle commence par la majuscule initiale et est soulignée.
Le corps de la lettre comporte trois parties : l'introduction, le développement et la conclusion. L'introduction commence par une majuscule même si l'appel se termine par une virgule. Le développement se divise en paragraphes courts qui exposent chacun une idée principale.
Commencez par l'en-tête de la lettre, contenant votre nom et votre adresse. Ajoutez la date et le nom et l'adresse de la personne à qui vous écrivez. Saluez la personne avec une formule courtoise. Expliquez la raison de votre demande et mentionnez le nom du document que vous souhaitez obtenir.
Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l'assurance de mes sincères salutations. Je vous prie d'agréer mes plus respectueuses salutations. Veuillez croire en mes respectueux sentiments. Veuillez croire, cher Monsieur, à mes sentiments cordiaux.
Si ce sont tous des hommes, « Bonjour Messieurs ». Si ce sont toutes des femmes, « Bonjour Mesdames ». Écrivez toujours « Monsieur » ou « Madame » et leur dérivé pluriel en toutes lettres, c'est-à-dire sans les abréger et avec une majuscule.