Le traitement des factures renvoie au processus qu'une entreprise exécute pour payer ses fournisseurs ou sous-traitants. Celui-ci débute à la réception d'une facture et se termine lorsque la somme correspondante a été versée, et consignée dans le grand livre comptable.
En comptabilité, un compte se schématise par un tableau scindé en deux colonnes. Chacune d'entre elles a vocation à enregistrer des opérations. La colonne de gauche est un « Débit » et la colonne de droite un « Crédit ». On dit qu'un compte est débité lorsque l'entreprise enregistre une somme à son débit.
Les écritures comptables dans le compte de bilan
Il faut donc inscrire au débit ce qui augmente les actifs, par exemple : la créance d'un client, les stocks, les investissements, etc. A l'inverse, il faut écrire au crédit ce qui diminue les actifs, par exemple : le règlement d'une créance d'un client.
Ce qu'on appelle en comptabilité “l'état de rapprochement bancaire” permet de rapprocher, à une même date, le solde du relevé bancaire avec le solde du compte en banque.
Le processus de validation des factures par la comptabilité fournisseurs s'effectue en 4 temps : Paramétrage comptable avant traitement ; Rapprochement : vérification de la conformité du document avec la commande, des comptes, des quantités, du prix unitaire, du montant net à facturer, des dates, du taux de TVA, etc.
Dans cet exemple, les frais de facturation d'un montant de 3€ sont inscrits sous le titre « FF (2) » et expliqués en légende « (2) Frais de facturation ». Concrètement, le fournisseur vous facture l'édition de la facture (et ce n'est pas incohérent). Le coût est expliqué, mais vous pouvez passer à côté.
Il est toujours établi en deux exemplaires : un pour le vendeur et un pour l'acheteur. L'exemplaire adressé au fournisseur portera le nom de « bon de livraison » et celui adressé à l'acheteur, le nom de « bon de réception » ou BR.
Le bon à payer est un élément comptable automatisable – papier ou électronique – qui permet de finaliser un achat : l'acheteur peut autoriser le règlement d'une facture et le responsable financier valider le paiement.
Une écriture comptable est une opération consistant à enregistrer un flux commercial, économique ou financier à l'intérieur de comptes. Les écritures sont portées dans un document appelé « journal ».
La comptabilisation de la TVA sur les achats
on crédite le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant TTC de la facture, et on débite en contrepartie : le compte de charge (classe 6) approprié pour le montant HT, le compte 4456 « TVA déductible » pour le montant de la TVA.
Attention toutefois, le lettrage sous Sage entraîne que la lettre va « pointer » les sommes figurant au débit pour un montant égal au crédit. Alors que le pointage de l'état de rapprochement consiste à attribuer une lettre à une ou plusieurs sommes qui figurent au débit ou au crédit.
Une provision comptable est le constat comptable d'un risque probable mais non certain. Elle répond au principe comptable de prudence et impacte le bilan de l'entreprise en augmentant virtuellement ses dettes.
Dès l'instant où la transaction est faite entre deux professionnels, l'émission d'une facture en double exemplaire est obligatoire. Cette facture doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l'exécution de la prestation de services.
Le délai de 30 jours évoqué pour payer une facture ne concerne que les règlements entre professionnels. Le vendeur ou le prestataire a aussi la possibilité de mentionner un délai de règlement sur la facture (15 jours après la réception de la facture, par exemple).
Les éléments de l'actif ont une valeur économique positive (entrée de ressources). Le passif est constitué des capitaux propres (passif immobilisé) et des dettes (passif circulant). À l'inverse de l'actif, les éléments du passif ont une valeur économique négative (sortie de ressources).
Le passif est la contrepartie de l'actif du bilan comptable. Il comprend toutes les dettes que l'entreprise a contractées auprès de ses nombreux créanciers. Celles-ci lui permettent de financer son actif. Le passif du bilan est un élément du patrimoine qui a une valeur économique négative pour l'entreprise.