Définition du processus d'achat
Le processus d'achat est un ensemble d'actions dont l'objectif est d'amener un client à réaliser un achat. Il compte 5 étapes : la reconnaissance du besoin, la recherche de solutions, la comparaison des options, la prise de décision et l'évaluation post-achat.
Le processus achats peut se décomposer en six phases essentielles: la définition du besoin, la recherche de fournisseurs, le lancement d'appel d'offres, l'analyse des offres, la négociation et la contractualisation. Chaque phase doit être abordée avec rigueur et méthodologie.
La procédure d'achat est un ensemble d'actions effectuées par une entreprise afin qu'elle puisse disposer des produits et services nécessaires pour le développement de ses activités. C'est donc une démarche essentielle en matière de rendement et de productivité.
Les achats peuvent être classés en trois types : les achats directs (ou productifs), les achats indirects (ou improductifs ou de frais généraux), et les achats d'investissements (ou CAPEX[1]).
L'utilisateur : c'est le consommateur du bien ou du service. L'acheteur : Celui qui effectue l'acte d'achat (i.e. la transaction) Le payeur : c'est-à-dire qui finance l'achat (il engage les fonds nécessaires à la transaction) Le décideur : c'est celui qui décide de l'achat (ou le non-achat !)
Ce sont les documents émis par l'entreprise : courriers, tarifs et documents publicitaires, conditions générales de vente, devis, bons de commande, factures, bons de livraison, etc.
La fonction achats remplit 3 objectifs : Réduire les coûts d'achat des produits et ainsi accroître la marge de l'entreprise ; Augmenter la qualité de la marchandise achetée auprès des fournisseurs ; Prévenir l'entreprise de problèmes d'approvisionnement ou de tout autre incident.
Pour synthétiser, on peut dire que le processus d'achat répond aux questions : « quoi, à qui et pourquoi ? », alors que celui d'approvisionnement visent à répondre aux interrogations suivantes : « combien, quand et où ? ».
Ces 5 critères qui l'emportent désormais sur le prix et la qualité sont les suivants : la santé et la sécurité, le service et l'accompagnement personnel, la facilité et le confort, l'origine des produits, et la confiance et la réputation.
Étape 1 : la préparation de la négociation. Étape 2 : la planification et l'organisation de la rencontre de négociation. Étape 3 : la négociation. Étape 4 : la rédaction de l'entente.
Qui doit faire le bon de commande ? Le bon de commande est établi par le professionnel vendeur (fournisseur) et s'adresse à son client. Le client peut ensuite, grâce à ce document, constater que la marchandise livrée est conforme à la commande établie. Ensuite, le vendeur effectue une facture.
Les achats et les ventes sont matérialisés par des factures. La facture de vente établie par le vendeur constitue pour l'acheteur une facture d'achat. Elle constitue de ce fait une pièce justificative à la fois pour le vendeur (produit) et pour l'acheteur (charge).
2. Quelle est la différence entre la demande d'achat et la commande ? La demande d'achat est un document interne adressé par un service demandeur au service acheteur alors que la commande est un document établi par le service acheteur et adressé à un fournisseur.
Un même client peut être sensible à deux voire trois motivations d'achat, selon des degrés divers. Les motivations les plus rationnelles sont Sécurité, Confort, Argent : soyez rationnel, démonstratif, apportez des preuves, des chiffres.
Les achats de production autrement appelés achats stratégiques ou directs, représentent l'ensemble des achats composants un produit. Cela comprend donc les achats de matières premières, composants, produits finis, packaging,… L'ensemble des coûts générés par ces achats impactent directement le produit final.
La fonction Achats est chargée de procurer les matières premières et composants nécessaires à la production. Ces composants doivent être livrés dans les délais, tout en étant conformes en qualité et en quantité au cahier des charges (c'est à dire aux besoins) de l'entreprise.
Véritable enjeu stratégique dans l'activité d'une entreprise, le service achat regroupe plusieurs profils professionnels, experts dans leur domaine. Également appelé responsable achats, le directeur achat se charge de la gestion du service. Son équipe est composée d'acheteurs souvent spécialisés.