Ajoutez à votre lettre du contenu différent pour chaque personne qui la reçoit.
Créez une nouvelle liste de publipostage. Dans l'onglet Fichier, sélectionnez Nouveau, puis Document vierge. Dans l'onglet Publipostage, dans le groupe Lancer le publipostage, sélectionnez Sélectionner les destinataires, puis Saisir une nouvelle liste. Dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses, saisissez les informations des destinataires dans chaque colonne.
Si l'on s'adresse à plus d'une personne, il existe différentes façons de faire. Pour une femme et un homme, l'appel est généralement « Madame, Monsieur, » ou encore « Monsieur, Madame, », sur une ou deux lignes et selon l'ordre de désignation des destinataires dans la vedette.
Ajouter une zone de texte
Accédez à Insérer > zone de texte , puis sélectionnez Dessiner une zone de texte (où le texte s'aligne horizontalement sur la page) ou Zone de texte verticale (où le texte s'aligne verticalement sur la page).
Le publipostage permet de créer un lot de documents personnalisés pour chaque destinataire. Par exemple, une lettre type peut être personnalisée pour s'adresser à chaque destinataire par son nom. Une source de données, telle qu'une liste, une feuille de calcul ou une base de données, est associée au document.
Les options de mise en forme pour adresser plusieurs destinataires sont les suivantes : Une seule adresse : Lorsque vous envoyez une lettre à plusieurs personnes au sein de la même organisation, vous pouvez simplement indiquer le nom complet de chaque destinataire sur des lignes distinctes avant d’inclure l’adresse unique au bas de votre en-tête .
Si le message que vous composez s'ouvre dans une nouvelle fenêtre, sélectionnez Options > Cci. Si le message que vous composez s'ouvre dans le volet de lecture, sélectionnez Cci dans le ruban. Ajouter des destinataires dans la zone Cci , composez le message, puis sélectionnez Envoyer lorsque vous avez terminé.
Sélectionnez un ou plusieurs éléments dans la liste volet Sélection . Utilisez Ctrl + Clic pour effectuer une sélection multiple.
Dans le document, cliquez ou appuyez à l'endroit où vous souhaitez ajouter un contrôle de contenu. Dans l'onglet Développeur, sélectionnez Zone de texte, Case à cocher ou Zone de liste déroulante . Pour définir les propriétés spécifiques du contrôle, sélectionnez Options et effectuez vos choix.
Les zones de texte peuvent être utilisées pour les organigrammes, les légendes, les légendes , partout où il est nécessaire de contrôler parfaitement la position du texte sur une page.
Vous pouvez créer deux sections pour les signatures sous votre formule de politesse. Laissez un espace pour la signature de la première personne et inscrivez son nom et sa fonction juste en dessous. Répétez l'opération pour le nom de la deuxième personne. Imprimez le document et demandez à chaque personne de signer dans l'espace prévu.
Appuyez sur le bouton « + » situé en haut à droite pour démarrer une nouvelle conversation. Sélectionnez « Nouveau message » puis ajoutez les numéros de téléphone souhaités dans le champ « Destinataires », en les séparant par des virgules. Rédigez votre message et appuyez sur le bouton « Envoyer ».
Dans le domaine du courrier électronique, « cc » est l'abréviation de « copie carbone » . Mettre quelqu'un en copie d'un courriel signifie lui envoyer une copie.
Correspondance adressée à deux personnes
On écrit d'abord le nom de la personne détenant le plus haut niveau d'autorité. Si les deux destinataires ont le même niveau d'autorité, on écrit leurs noms en ordre alphabétique de noms de famille.
Comment envoyer un message à plusieurs destinataires
Pour adresser un courriel à plusieurs personnes, vous devez utiliser leurs noms ou ceux du groupe dans la formule de salutation et un langage non sexiste dans le corps du message . Vous pouvez également utiliser le symbole « @ » suivi du nom de chaque personne pour attribuer des tâches spécifiques à chaque destinataire.
Ajustement automatique du texte
Dans le menu Format, pointez sur Ajustement automatique du texte , puis effectuez l'une des opérations suivantes : pour réduire la taille du texte jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de texte en débordement, cliquez sur Réduire le texte en cas de débordement ; pour réduire ou agrandir le texte afin qu'il s'adapte à la zone de texte lorsque vous redimensionnez celle-ci, cliquez sur Ajustement optimal.
Sous Insérer des contrôles, cliquez sur Zone de texte. Dans la boîte de dialogue Liaison de zone de texte, sélectionnez le champ dans lequel vous souhaitez stocker les données de zone de texte, puis cliquez sur OK.
Dans votre document Word, cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer un champ de formulaire. Dans le menu Formulaires hérités, cliquez sur la première icône pour insérer un champ de formulaire. Cliquez avec le bouton droit sur le champ de formulaire et sélectionnez Propriétés. Attribuez ensuite un nom au champ dans la section Signet .
Pour sélectionner plusieurs lignes dans la vue des données, cliquez sur une ligne et maintenez la touche Ctrl (Windows) ou Commande (Mac) enfoncée lorsque vous sélectionnez les autres lignes à modifier ou supprimer.
Il n'est pas possible d'insérer une liste à sélection multiple dans Word à l'aide des fonctionnalités intégrées du programme. Cependant, vous pouvez y parvenir grâce à un complément ou une macro Word . Un complément populaire permettant de créer des listes à sélection multiple dans Word est « Combo Box ».
Insérer une liste modifiable ou une liste déroulante
Sélectionnez le contrôle de contenu, puis Propriétés. Pour créer une liste de choix, sélectionnez Ajouter sous Propriétés de la liste déroulante. Tapez un choix dans Nom d'affichage, par exemple Oui, Nonou Peut-être.
Si vous voulez envoyer un message à plusieurs destinataires en même temps sans qu'ils le sachent, c'est possible. Tous les systèmes de messagerie proposent un bouton Cci, dans leur menu nouveau message. Cela veut dire Copie Carbone invisible, ou Blind carbon copy (Bcc) en anglais.
Copie carbone invisible (« CCI : »)
Si vous envoyez un courriel à plusieurs destinataires qui n'ont pas besoin de connaître l'adresse courriel des autres, utilisez la copie carbone invisible (CCI) plutôt que la copie carbone (Cc) . Cliquez sur CCI / Afficher la CCI : un champ CCI apparaîtra dans chaque nouveau message.
Dans les logiciels de courrier électronique, le champ Copie conforme (ou Copie carbone) est aussi abrégé en cc ou Cc. Le terme copie carbone, abrégé en c. c. ou CC, a d'abord été utilisé pour désigner la copie papier d'un document ayant été produite à partir de papier carbone.