Elles peuvent être classées par numéro, par ordre alphabétique ou chronologique. Les documents comptables doivent aussi être rangés en fonction de leur nature (frais généraux, banque…) par ordre chronologique et alphabétique avec la pièce la plus récente au-dessus.
Votre entreprise peut conserver les documents comptables pendant la durée minimale imposée par voie électronique ou sous format papier. La sauvegarde de façon numérique présente de nombreux avantages. Pour éviter tout risque de perte, et vous permettre une vraie sécurité.
Pour archiver les documents au sein d'une entreprise, le mieux est de s'équiper rapidement d'un logiciel d'archivage, disponible en licence ou en mode Saas. Pour archiver correctement les documents au sein d'une entreprise, 4 grandes étapes sont nécessaires : L'identification et l'authentification des archives.
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.
À conserver pendant 2 ans. Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé, certificats, examens médicaux et radiographies seront conservés de façon permanente. Ces documents peuvent en effet se révéler utile en cas d'aggravation de l'état de santé ou de rechute.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
les outils de classement des documents comprennent les dossiers physiques avec étiquettes, les classeurs, les chemises, les pochettes plastiques, ainsi que les solutions de classement numérique telles que les logiciels de gestion de documents et les applications de stockage en ligne.
Les archives de l'entreprise
Les documents et pièces comptables seront fournis à votre expert-comptable afin de lui assurer le bon suivi et la révision de votre comptabilité. Vous devrez ensuite les archiver en les rangeant dans les bureaux de l'entreprise.
L'archivage, c'est le stockage des pièces comptables d'entreprise en respectant les durées de conservation imposées par la loi. En effet, une fois traitées, les données sont classées selon un ordre établi, de façon à garantir leur intégrité et leur traçabilité.
Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou par ordre alphabétique. Vous pouvez également envisager un classement selon le type des documents : documents clients, documents fournisseurs, documents relatifs à la banque, etc.
Le délai de garde
Ce n'est pas parce qu'un relevé ne présente aucune erreur qu'il faut pour autant le jeter. Au contraire, il convient de le garder pendant au moins 5 ans. Le but étant de pouvoir faire face à un éventuel litige sur une opération de crédit ou de débit.
Comment recycler ou détruire ses papiers personnels (administratifs ou confidentiels) ? Recycler le papier, tout le monde sait faire : il suffit de le mettre dans la bonne corbeille et de la vider dans le bac jaune.
La loi indique de conserver les tickets de carte bancaire pour une durée minimale de 2 ans à partir de la date de la transaction.
WinRAR. Il s'agit d'une solution d'archivage qui aide les utilisateurs à créer des sauvegardes de données, à extraire des fichiers, à gérer des documents, etc.
Selon le site service-public.fr, les factures d'énergie dont EDF doivent être gardées 5 ans. Le fournisseur d'énergie a un délai de 2 ans pour réclamer un paiement d'une facture. L'abonné dispose d'un délai de 5 ans pour contester une facture.
Lorsque le délai légal de conservation est passé, les documents concernés peuvent être jetés. Aussi, les factures électroniques sont des pièces justificatives des opérations menées par une entreprise. La loi exige ainsi de les conserver pendant 6 ans avant de les jeter.
Gardez vos factures d'électricité, d'Internet, de réparation, d'entretien, d'aménagement, de loyer et d'autres frais similaires.
Le Code de commerce stipule dans son article L123-22 que « les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés sur une période de dix ans ». Ces documents peuvent être utilisés pour prouver la valeur réelle d'un bien auprès d'une société d'assurance en cas de catastrophes.
Parmi les papiers à garder pour 5 ans, 10 ans ou plus, on compte notamment les contrats de travail et les fiches de paie.