La planification est le processus systématique qui consiste à établir un besoin puis à déterminer le meilleur moyen possible de satisfaire ce besoin, ceci dans un cadre stratégique vous permettant d'identifier les priorités et de déterminer quels sont vos principes opérationnels.
La planification est un processus qui fixe (pour un individu, une entreprise, une institution, une collectivité territoriale ou un État), après études et réflexion prospective, les objectifs à atteindre, les moyens nécessaires, les étapes de réalisation et les méthodes de suivi de celle-ci.
La planification permet une vision à 360° de l'ensemble des étapes du projet mais aussi une vision détaillée par étape clé, jalon ou processus. Cela permet de prévoir les goulots d'étranglement et d'être capable de prendre les décisions qui s'imposent en amont.
Les étapes du processus de planification stratégique
Hiérarchiser vos objectifs. Élaborer un plan stratégique. Mettre en œuvre et gérer votre stratégie.
favoriser les activités réfléchies et méthodiques car la planification distingue les réalisations de l'action, souligner la nécessité de changements pour l'avenir car elle permet d'éviter la tendance à laisser courir les choses.
Le véritable créateur du « planisme » est un théoricien et homme politique belge, Henri de Man. Voici ce qu'il propose, en 1934. Le manifeste d'Henri de Man en faveur de la planification de l'économie dans L'Idée socialiste (Grasset, 1935).
Une bonne planification commence par un découpage du projet en étapes et tâches logiques, une description aussi précise et détaillée que possible des étapes à franchir et des tâches à faire, une estimation aussi exacte que possible du temps que prendra chaque tâche.
On va clarifier ses désirs, ses impératifs et ses objectifs. Le but étant de mettre au point un plan, une stratégie. Tandis que planifier revient à décider où, quand et comment appliquer son plan. Il s'agit de déterminer les circonstances à prendre en compte avant de passer à l'action.
Si le matin est souvent le meilleur moment de la journée où planifier ses tâches importantes, d'autres plages horaires peuvent être opportunes au cours d'une journée. En identifiant les périodes les plus productives et les moments de flottement, le travail - et les pauses - pourront être efficacement planifiés.
Parmi les meilleurs logiciels de planification, on retrouve Trello, monday.com, Asana, G suite, Teamwork, etc…
Elle permet de voir venir les problèmes potentiels longtemps d'avance et d'y réagir en temps. Elle permet aussi d'assurer une bonne intégration des différentes étapes et composantes d'un projet.
Planifier sa journée d'avance est la meilleure façon de s'assurer de maximiser son temps au cours de la journée. Cela permet de travailler en s'alignant avec son niveau d'énergie, de commencer chaque journée en sachant exactement quoi faire, et de se concentrer sur ses priorités réelles.
L'agenda papier est peu à peu remplacé par l'agenda électronique. Celui-ci peut-être partagé pour permettre un travail collaboratif. Un planning permet de planifier les activités d'un projet. Le diagramme de Gantt est un outil qui permet de visualiser dans le temps les différentes tâches d'un projet.
Étape 1 : le découpage
La toute première étape de la planification de projet consiste à effectuer un découpage en phases chronologiques. Pour chaque phase, il faut ensuite déterminer la liste des tâches à accomplir, les charges à prévoir et les ressources nécessaires.
Bien comprendre le(s) objectif(s), le périmètre et les livrables du projet. Définir les tâches à réaliser. Estimer la durée de chaque tâche. Ordonnancer les tâches.
Un outil central de la gestion de projet peut alors être déployé : l'organigramme des tâches ou WBS (Work Breakdown Structure ). Il s'agit de lister de manière exhaustive « tout ce qu'il y a à faire », et de regrouper les tâches par thématiques via une arborescence.
Limites de la planification stratégique traditionnelle
La planification stratégique traditionnelle demeure présente dans plusieurs organisations. mais on ne la réalise jamais. Les projets changent, les budgets changent, les priorités changent et les objectifs, même bien définis, ne se réalisent jamais.
En tant que planificateur, vous devez posséder des compétences en communication afin de faire connaître clairement vos idées et vos opinions aux autres. Il est pertinent d'utiliser un langage clair et de s'assurer que votre message passe clairement. De bonnes aptitudes à la communication sont indispensables.