La feuille de présence doit être signée par le président.
Ainsi, pour être valide, la feuille de présence doit préciser : Le nom des associés/actionnaires présents ou représentés – le nom du mandataire ; Le nombre de parts sociales/d'actions que détient l'associé/actionnaire ; Le nombre de voix associé à la part sociale/action.
Comment faire signer une feuille de présence à distance ? Il est possible de faire signer une feuille de présence à distance, en formation FOAD, via des logiciels d'émargement électroniques. Le formateur envoi une demande de signature en ligne pour vérifier les présences.
L'objectif général des assemblées générales est simple : réunir tous les associés de l'entreprise afin de prendre des décisions relatives à l'entreprise. Elles permettent à chacun de s'exprimer, de donner son avis, d'évoquer ses doutes et de poser ses questions.
Le quorum peut être fixé au quart, au tiers, à la moitié ou plus des membres de l'association. Il est généralement plus faible lors de la seconde réunion d'une assemblée, c'est-à-dire lorsque que l'assemblée convoquée sur première convocation n'a pu se tenir faute de respect des conditions de quorum.
Il peut s'agir du président, secrétaire, bureau, conseil d'administration ou alors des sociétaires de l'association (adhérents). Certains membres de l'organisme peuvent également convoquer une AGE en justifiant son intérêt ou son urgence. Mais uniquement si les clauses statutaires le prévoient.
Comme cité précédemment, les membres peuvent décider de créer une association sans président. Toutefois, le bureau provisoire doit décrire le mode d'organisation dans les statuts dès l'assemblée constitutive. Il faut énumérer les organes dotés d'un réel pouvoir de décision et définir leur fonctionnement.
L‛assemblée générale peut désigner comme bon lui semble qui sera secrétaire de séance que celui-ci soit copropriétaire ou non. La Cour de cassation admet même que le salarié de l'un des candidats aux fonctions de syndic puisse être désigné en tant que secrétaire de l‛assemblée (Cour de cass.
La présidence de l'assemblée
Le président de séance peut être : le président de la SAS ou le Directeur général, ou un associé ayant le plus de voix. Il est également possible de nommer un secrétaire et des scrutateurs pour vérifier la légalité du scrutin.
Il existe plusieurs formes d'assemblées générales, réunissant selon le cas les magistrats du siège, les magistrats du parquet, l'ensemble des magistrats, les fonctionnaires du greffe ou l'ensemble des membres de la juridiction.
La feuille d'émargement sera signée par demi-journée de formation, à la fois par les stagiaires et par le ou les formateurs présents. Elle permet de suivre l'assiduité, la ponctualité et les absences. L'état d'émargement permet de justifier de la présence effective du stagiaire, mais également du ou des formateurs.
Qu'est-ce qu'une feuille d'émargement ? Appelée aussi feuille de présence, la feuille d'émargement est un document que tous les participants doivent signer lors d'une formation professionnelle, pour prouver qu'ils ont bien suivi ladite formation.
Feuille d'émargement. Feuille sur laquelle on appose sa signature pour indiquer qu'on a reçu son traitement, un paiement, etc.
La feuille de présence indique le nombre de membres présents à l'assemblée générale. Elle sert donc de référence pour connaitre si le quorum est atteint. Le quorum est le nombre minimum d'adhérents à réunir pour que l'assemblée générale puisse légalement délibérer. Ce nombre est défini par les statuts.
La demande doit être formulée par courrier recommandé avec avis de réception. Il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier. Cette notification peut être faite à tout moment avant l'envoi de la convocation à l'AG.
Il doit être daté et signé par le Président de l'association, et au moins un autre administrateur – en général le secrétaire, rédacteur du Procès-verbal.
Le rôle du secrétaire de séance
Le secrétaire de séance établit le procès-verbal de l'assemblée générale, indique les votes pour chaque résolution, mentionne les éventuelles réserves, le tout sous le contrôle du président et, le cas, échéant, des scrutateurs.
Les copropriétaires vont alors pouvoir donner quitus au syndic, ce qui signifie qu'ils approuvent que le syndic ait bien effectué ses différentes missions tout au long de l'année. Attention, donner le quitus au syndic décharge également ce dernier de ses responsabilités.
Le scrutateur joue le rôle d'observateur de l'assemblée générale. Il vérifie la régularité de la feuille de présence (voir modèle ci-contre) et du décompte des voix des présents, représentés et absents. Il contrôle également les résultats des votes ainsi que le contenu du procès-verbal.
Qui peut être élu président de séance d'une AG ? Un copropriétaire peut être élu pour prendre la fonction de président de séance. Mais c'est souvent le président du conseil syndical qui assure plus généralement cette fonction.
Le quitus est un vote de confiance de l'assemblée générale qui vise à valider la gestion de l'association faite par le président et le trésorier. Il n'est obligatoire en association que dans le cas où les statuts l'imposeraient. Le plus souvent, il prend deux formes. Celle du quitus moral et du quitus financier.
Pour qu'une association soit considérée comme un organisme à but non lucratif, il faut en principe qu'elle soit dirigée par des bénévoles. C'est-à-dire que les dirigeants ne doivent pas percevoir de rémunération, directe ou indirecte, pour leur activité de gestion et d'administration.
L'association doit posséder une direction qui est le représentant légal de l'organisme. Selon les dispositions prévues par les statuts, la direction peut se composer d'une ou plusieurs personnes. Les membres de la direction sont nommés par l'assemblée des membres, sauf si les statuts comportent une autre disposition.
Dans le cas d'une élection par le biais d'une assemblée générale, ce sont les membres de l'association qui votent pour élire leur futur président. Les membres votants pourront faire leur choix en amont de l'assemblée générale, grâce à l'établissement d'une liste de candidats.