C'est le secrétaire et lui seul qui établit les procès-verbaux, c'est donc lui qui les rédige (ou les fait rédiger par un assistant approuvé par le comité), les contrôle et, le cas échéant, les signe. La signature n'est pas une formalité substantielle.
225-23 du Code de commerce, le procès-verbal est revêtu de la signature du président de séance et d'au moins un administrateur. En cas d'empêchement du président de séance, il est signé par deux administrateurs au moins.
Dans la pratique toutefois il est coutume pour le secrétaire du CSE de signer le PV afin d'attester que c'est bien lui qui l'a écrit, car la rédaction par le secrétaire est quant à elle une obligation. Dans la pratique parfois l'employeur ou son représentant signe également le PV.
La signature du procès-verbal d'assemblée générale
Les procès-verbaux des assemblées générales d'actionnaires de SA doivent être signés par les membres du bureau (C. com. art. R 225-106, al. 1), et donc pas uniquement par le président de séance.
Le bureau du conseil est chargé de rédiger le procès-verbal, mais cet organe est facultatif. A défaut, un secrétaire doit être désigné pour établir matériellement le procès-verbal.
Le compte rendu s'apparente au procès-verbal lorsqu'il relate le déroulement d'une séance. Il se présente le plus souvent de la même manière, mais il diffère du procès-verbal par son caractère moins officiel et une moins grande rigidité dans la description des faits mis en cause.
La concision, la clarté et la neutralité au cœur des règles de rédaction d'un PV. Le PV d'une séance du conseil est un document bref, explicite et impartial. Il se doit d'éviter toute longueur, toute ambiguïté, inexactitude et imprécision. Il ne laisse à aucun moment entrevoir l'opinion du rédacteur.
Vous devez savoir que la signature du procès-verbal ou du carnet de déclarations après avoir reconnu les faits équivaut purement et simplement à les entériner, ainsi que toutes les mentions afférentes, bref, a valider tout ce qui a été constaté par l'agent verbalisateur.
Rédigé et signé après chaque réunion, le procès-verbal doit être approuvé lors de la prochaine réunion, soit par sa lecture avant le début de la séance, soit par sa transmission au moment de la convocation.
En conséquence, le seul fait qu'ils ne soient pas signés par un associé ne remet pas en cause la validité de l'assemblée dès lors que celui-ci n'est ni le Gérant, ni le président de la séance.
En pratique, certaines organisations syndicales refusent toutefois de signer les procès-verbaux de désaccord, afin de marquer leur désaccord sur l'achèvement de la négociation qu'elles souhaiteraient pour leur part poursuivre ou encore de ne pas indirectement cautionner par leur signature les mesures unilatérales ...
En termes simples, le procès-verbal d'une réunion est un document qui résume les discussions, les actions et les votes au cours d'une réunion formelle. Il s'agit d'une exigence légale dans de nombreux secteurs réglementés et, pour cette raison, il doit être conservé d'une manière cohérente et vérifiable.
Les procès-verbaux constatant les infractions en matière de retenue à la source prévues par l'article L. 212, peuvent être établis par les officiers de police judiciaire et les agents de la force publique.
En cas de conflit, la valeur juridique du procès-verbal
Ce qui fait la spécificité du procès-verbal, c'est surtout sa valeur juridique. Alors qu'un simple compte-rendu peut également avoir une valeur informative ou un rôle organisationnel, le procès-verbal sert de preuve, aux yeux de la justice, en cas de conflit.
Le vice de forme et la procédure pénale
Peuvent ainsi constituer des vices de forme, une erreur sur l'identité du contrevenant ou une omission de la date et l'heure de la commission de l'infraction.
Contenu. Le procès-verbal final devra exprimer de manière claire le vote d'une résolution et la motivation à cette décision. Que ce soit pendant la séance ou lors de la rédaction finale, soyez à l'aise pour demander une précision aux participants de la réunion.
Pour finir, ce PV d'AG doit mentionner l'heure de levée de la séance. Sans oublier la signature des gérants de l'entreprise ou le cas échéant du président de séance. Dans le cas des SNC, par contre, ce document doit également être signé par chaque associé présent sur la feuille de présence à l'assemblée générale.
Très souvent en entreprise, dans le cadre d'une réunion de travail ou d'avancement d'un projet, un e-mail envoyé par l'organisateur de la réunion est suffisant pour que le compte rendu soit valide.
Selon l'article 429 du Code de Procédure Pénale, « tout procès-verbal n'a de valeur probante que s'il est régulier en la forme, si son auteur a agi dans l'exercice de ses fonctions et a rapporté sur une matière de sa compétence ce qu'il a vu, entendu ou constaté personnellement ».
Personne qui dresse un procès-verbal. Agent verbalisateur.