I- Définition des termes: Le classement consiste à gérer de manière organisée et structurée des documents. Il consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l'information recherchée.
Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.
En bibliothéconomie ou en archivistique, un plan de classement est un outil d'organisation de documents qui facilite leur classement et leur repérage. Il permet de s'orienter de manière logique et hiérarchique — d'un sujet général à un sujet spécifique — dans un fonds d'archives ou une collection.
Les objectifs d'un classement peuvent être de rendre compte de l'activité et des résultats scientifiques d'un établissement, d'aider les étudiants dans leur choix, d'attirer des partenaires institutionnels, ou d'accroître la visibilité de l'établissement auprès des décideurs politiques et des citoyens.
Quels sont les critères d'un bon classement ? Les critères d'un bon classement sont assez subjectifs, mais il y a certaines constantes. Un bon classement doit être un classement efficace. L'objectif principal est de retrouver une information le plus rapidement et facilement possible.
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
le sens des deux substantifs, citent le Littré: «Le classement est l'action de ranger effectivement d'après un certain ordre... La classification est l'ensemble des règles qui doivent présider au classement effectif ou qui déterminent idéalement un ordre dans les objets».
Le classement des documents permet un gain de temps, au même titre que le logiciel de comptabilité. Il diminue les risques de perte de documents. En outre, le classement de documents contribue à suivre sereinement la gestion de son entreprise ainsi qu'à préserver le patrimoine de celle-ci.
Nous avons besoin de nous repérer parmi les choses du monde, de leur trouver des points communs, de les ordonner. D'où la nécessité de développer des méthodes satisfaisantes de classification, comme les taxinomies, les nomenclatures ou les dictionnaires.
Le classement de documents se définit par la manière d'ordonner et d'archiver toutes les pièces administratives d'une organisation. Quels que soient les formats des dossiers, l'essentiel est de créer une archive fiable et accessible.
Il est possible de changer l'ordre dans lesquels les fichiers sont affichés dans l'explorateur, en faisant un clic dans un espace vide, et en survolant « Trier par » : ordre alphabétique, type, date… Il est également possible de regrouper les fichiers en catégories distinctes avec la fonction « Regrouper par ».
A l'aide de ce cadre de classement, chaque commune doit élaborer un plan de classement qui lui est propre et qui sert à classer tous les documents créés ou reçus dans le cadre de ses activités. Le cadre de classement n'a donc pas été conçu pour être repris tel quel, mais comme une base de travail.
Un classement numérique est une évaluation comparative des différents acteurs ou éléments d'un domaine donné, qui se base principalement sur des données numériques. Il peut être utilisé pour mesurer la performance d'une entreprise, d'un site web, d'un pays, d'un produit, etc.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles.
Le classement a une très grande importance. Il doit : Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles, • Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ; • Permettre une bonne conservation des documents.
Dans la classification des espèces, un critère de classification est un caractère partagé par un ensemble d'êtres vivants permettant de les classer dans un même groupe.