Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Classez : le classement doit suivre une organisation rigoureuse. Identifiez la nature du document pour savoir où le ranger, puis mettez-le immédiatement au bon endroit. Archivez : soyez attentif à la durée de conservation légale… Le stockage des documents « sensibles » en outre doit être sécurisé.
Quelles sont les règles à respecter pour établir un plan de classement ?
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.
Quelle est la différence entre le classement et l'archivage ?
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Les dossiers d'ordre professionnel peuvent être classés par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou en fonction de leur contenu. Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que chaque nouveau document soit classé dès que l'on a cessé de l'utiliser.
Faites glisser la colonne pour sélectionner les dates à trier.
Cliquez sur l'onglet Accueil > sur la flèche en dessous de Trier et filtrer, puis sur Trier du plus ancien au plus récent ou Trier du plus récent au plus ancien.
Quelle est la différence entre un plan de classement et un cadre de classement ?
A l'aide de ce cadre de classement, chaque commune doit élaborer un plan de classement qui lui est propre et qui sert à classer tous les documents créés ou reçus dans le cadre de ses activités. Le cadre de classement n'a donc pas été conçu pour être repris tel quel, mais comme une base de travail.
La classification décimale repose sur le principe suivant : entre 2 nombres décimaux consécutifs de même ordre, il est toujours possible d'intercaler 10 nombres décimaux consécutifs.
Quel est l'ordre de grandeur des différents types de fichiers ?
L'octet étant une unité de taille très petite, la plupart des fichiers informatiques sont exprimés en Ko (Kilo octets), Mo (Méga octets), Go (Giga octets) ou To (Tera octets).
Le classement horizontal consiste à empiler les dossiers ou les documents les uns sur les autres. Pour les dossiers, le dos se présente horizontalement face à l'utilisateur et est donc visible.
C'est un système de classification qui non seulement structure, mais aussi répertorie, organise, hiérarchise et classe vos documents pour qu'ils soient faciles à retrouver quand le besoin s'en fera sentir. L'objectif est de ne rien perdre qui est important et d'être efficace dans votre activité professionnelle.
Pour élaborer un plan de classement, il est essentiel :
d'avoir le soutien de votre hiérarchie. Le plan de classement est un outil structurel qui touche l'ensemble d'un organisme et qui doit être connu et appliqué par tous pour être efficace ;
de l'élaborer en collaboration étroite avec vos collègues.