Les frais de déplacement regroupent différentes dépenses à caractère professionnel, principalement liées au transport et à l'hébergement. Il s'agit en priorité des frais occasionnés lors : du trajet domicile/lieu de travail ; des déplacements professionnels pendant les heures de travail.
Frais de déplacement et barème kilométrique
Le barème est calculé en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Il tient compte des frais de réparation et d'entretien, la consommation de carburant, l'usure du véhicule, les primes d'assurances, les frais liés à l'achat de pneumatique.
Barème kilométrique applicable aux voitures
Exemple : pour 4 000 kilomètres parcourus à titre professionnel en 2021 avec un véhicule de 6 CV, le contribuable peut faire état d'un montant de frais réels égal à 2 524 € (4 000 km x 0,631) pour la déclaration de revenus faite en 2022.
Plafonds Urssaf : prime de déplacement en métropole
19,10 euros par jour pour les indemnités repas en métropole (pour chaque repas) ; 68,50 euros par jour pour les indemnités logement + petit-déjeuner à Paris ; 50,80 euros par jour pour les indemnités logement + petit-déjeuner en province.
L'employeur peut prendre en charge totalement ou partiellement les frais du salarié qui utilise un moyen de transport personnel pour se rendre au travail. Cette prise en charge n'est pas obligatoire. Si l'employeur la met en place, elle doit profiter à l'ensemble des salariés et dans les mêmes conditions.
Aucune compensation salariale n'est imposée à l'employeur (sauf, dans certains cas, remboursement partiel des frais de transport domicile-travail). Le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail ne peut pas donc obliger l'employeur à verser au salarié des heures supplémentaires.
Pour 6 000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 5 CV, vous pouvez faire état d'un montant de frais réels égal à : (6 000 km x 0,339) + 1 320 = 3 354 €.
Où facturer les frais de déplacement au client ? Deux solutions s'offrent à vous : Intégrer les frais de déplacement à titre accessoire à la facture de vente finale que vous enverrez au client ; Effectuer une facture à part pour la refacturation de ces frais.
Si on veut aller plus loin en définissant le coût kilométrique d'une voiture, il suffit de prendre la distance moyenne parcourue par un véhicule sur une année, qui est aujourd'hui de 13.000 km. De ce fait, une voiture coûte 36,1 centimes par kilomètre.
La formule du déplacement résultant est la suivante : d = √x²+y² avec « d » représentant le déplacement, « x » est la première direction empruntée par l'objet et « y » est la seconde direction empruntée par le même objet X Source de recherche . Si l'objet ne suit qu'une direction, alors y= 0.
Barème kilométrique deux roues
La formule de calcul est : 0,25 x nombre de km parcours aller et retour entre le domicile et le lieu de travail x nombre de jours de travail. Cette indemnité est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 euros par an et par salarié.
Exemple : si votre voiture consomme 5 litres au 100 kilomètres, que le prix à la pompe est de 2€ le litre et que vous faites 140 kilomètres en covoiturage, le coût du carburant pour le trajet sera de : 5 x 140 x 2 / 100, soit 14 €.
Aucune TVA n'est associée au remboursement des frais kilométriques. Le montant payé à l'employé ne comprend aucune taxe et il n'est donc pas possible pour l'entreprise de récupérer la TVA.
Exemple : pour 8 000 kilomètres parcourus à titre professionnel avec un véhicule automobile d'une puissance de 6 CV, le montant des frais kilométriques s'élève à : (8 000 * 0,323) + 1 256 = 3 840 euros.
Pour calculer les frais de carburant, multiplier la distance parcourue par le prix du kilomètre. Pour un scooter de 125 CC, ayant à son actif 20 000 Km de déplacements professionnels pour l'année 2020, aura dépenser : 20 000 * 0.0065 = 130 euros.
Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, il y a quelques conditions assez simples à respecter : Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société Les frais de déplacement doivent être justifiés : date, lieu, nombre de kilomètres parcourus, nom des clients concernés par le déplacement.
En effet, comme le rapportent nos confrères, rouler avec un véhicule électrique coûterait en moyenne 2,90 €/ kilomètre, contre 6,30 € pour du gazole et 8,40 € pour de l'essence.
La meilleure méthode est de diviser le prix total du voyage (carburant + péage) par le nombre de personne chauffeur compris. Vous ne devez pas prendre en compte l'usure de votre véhicule, mais uniquement le carburant et le prix des péages.
Vous avez une cantine sur votre lieu de travail ou à proximité : pour calculer vos frais réels, vous devez soustraire la valeur d'un repas pris à domicile du prix de votre repas à la cantine. Par exemple, si votre repas à la cantine vous a coûté 9 euros, vous pourrez déduire 4,05 euros (9 – 4,95).
Ces frais de déplacement sont déductibles du résultat imposable de votre entreprise ou du revenu du professionnel s'ils respectent les conditions suivantes : ils doivent servir l'intérêt direct de l'exploitation de l'entreprise.