- l'élagage, la destruction et le versement aux archives ; - la préservation et la conservation ; - la diffusion et la référence.
Principes fondamentaux
Les deux principes de base de l'archivistique sont d'une part le principe du respect des fonds (principe de provenance), d'autre part le contrôle du cycle de vie de l'information.
Le Processus d'archivage, appelé également Records management process, désigne dans son ensemble, les activités de gestion d'archives visant à faire de l'archivage des documents à valeur probante de l'activité de l'entreprise, un corpus cohérent d'archives accessible et communicable.
Tous les types de support per- mettent l'écriture : l'argile, le bois, la poterie, la pierre, le marbre, le tissu, le papyrus… Les musées et centres d'archives offrent des témoignages de ces pratiques anciennes, aujourd'hui bien connues.
Processus comprenant pour le prestataire, la prise en charge, l'identification, le classement, le tri, l'inventaire, la conservation et la communication des documents produits ou reçus par le donneur d'ordre.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Les archives sont organisées et gérées par des archivistes selon les principes et techniques de la science de l'information qu'est l'archivistique.
La vocation d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Les documents d'archives sont polymorphes : il existe d'autres formats que le format papier. Un document d'archives peut avoir un format écrit : texte, plan, dessin, un format oral : enregistrement radio, un format visuel : enregistrement d'images, photographies, un format en 3 dimensions : maquette, format numérique.
L'expression « loi des trois âges » fait penser à une loi biologique. En effet, la jeunesse, l'âge adulte et le vieillissement constituent des phases qui sont l'expression du temps de la vie ou « temps biologique » (H.
Les archives sont gérées et organisées par des archivistes. L'archivistique est la science qui régit les principes et les techniques relatifs à la gestion des archives. C'est une des disciplines participant aux sciences de l'information.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
L'archivage numérique des factures peut être effectué par l'entreprise directement ou par un tiers mandaté à cet effet. Si l'entreprise n'est pas en mesure de respecter toutes les règles permettant la conservation numérisée d'une facture papier, elle doit la conserver en format papier.
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Le classement a une très grande importance. Il doit : Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles, • Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ; • Permettre une bonne conservation des documents.
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.
Les fonctionnalités du SAE
Le SAE permet la création d'outils de gestion (référentiel d'archivage personnalisé, gestion des durées de conservation, gestion du sort final) et une administration centralisée (accès utilisateurs, habilitations documents, authentification forte).
Un système d'archivage électronique doit garantir l'authenticité des documents qu'il contient. Cette intégrité passe par l'absence de modifications possibles du contenu et de la forme. Toute modification de donnée doit être recensée dans un journal des événements.
Le SAE est un outil de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation des documents à moyen et long terme pour une exploitation ultérieure. Son but est d'assurer la confidentialité, l'intégrité, la pérennité, l'authenticité, la sécurité et la traçabilité des documents archivés.