Dans le cadre RH, les données sont hautement confidentielles puisqu'elles concernent par exemple les rémunérations, les informations médicales et les évaluations de salariés. Le registre des activités de traitement des données est donc inévitable.
Quelles données peut contenir le dossier professionnel ? les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, • les coordonnées (adresse et téléphone), • le numéro de sécurité sociale du salarié.
Sont à garder pendant 5 ans minimum : les bulletins de paie, le registre unique du personnel (durant tout son salariat, puis pendant les 5 ans suivant son départ), les contrats de travail et avenants, les observations, mise en demeure de l'inspection du travail et contrôle du CHSCT, les déclarations d'accident du ...
Ainsi, tout salarié ou ancien salarié a le droit d'accéder aux données de son dossier professionnel en s'adressant au service concerné qui peut être, selon les cas, le service chargé de la gestion des ressources humaines ou encore le délégué à la protection des données (DPO).
Ne peuvent figurer dans le dossier personnel d'un salarié, toutes les informations relatives à sa vie privée autres que celles strictement nécessaires à l'employeur pour pouvoir remplir le salarié de ses droits comme son état civil, sa situation familiale ou son domicile.
Créé au moment de l'embauche, le dossier personnel du collaborateur comprend tous les éléments concernant son identité : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de sécurité sociale et, si besoin, un extrait de casier judiciaire.
Son numéro de sécurité social et, le cas échéant, une copie de son permis de conduire. La liste des personnes à prévenir en cas d'urgence. Les données relatives à son entrée dans l'entreprise : CV, lettre de motivation, copie des diplômes, des certifications et des habilitations, la DPAE et son contrat de travail.
Une durée de conservation limitée
Les données relatives à un employé sont conservées le temps de sa présence dans l'organisme. Une fois l'employé parti, certaines informations doivent être conservées par l'employeur sur un support d'archive (par exemple, 5 ans après le départ du salarié pour les bulletins de paie).
Les entretiens RH obligatoires (entretiens professionnels, entretien de forfait jour, etc) La conformité des paies avec notamment les déclarations sociales, les taxes obligatoires, la conformité des règles internes (notes de frais, déplacement professionnel, avantages sociaux)
Comment la D.R.H. vit sans S.I. ? De manière générale ; l'absence de S.I.R.H. oblige à passer beaucoup de temps sur des tâches administratives (ex : imprimé 2482 pour les déclarations fiscales du 1,5% de la masse salariale que l'on doit utiliser pour la formation ; rédaction des contrats de travail...).
1 Historique de la fonction RH
Son champ d'intervention s'est élargi et son organisation s'est complexifiée à mesure que la fonction s'est professionnalisée. Les services du personnel apparaissent dans les entreprises à la fin du XIXe siècle avec l'avènement de la Révolution industrielle et du salariat.
Une « donnée personnelle » est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Une personne peut être identifiée : directement (exemple : nom, prénom)
Par exemple : un nom, une photo, une empreinte, une adresse postale, une adresse mail, un numéro de téléphone, un numéro de sécurité sociale, un matricule interne, une adresse IP, un identifiant de connexion informatique, un enregistrement vocal, etc.
Les données salariales sont des données à caractère personnel au sens du RGPD. Un employeur dispose des informations relatives au salaire de ses travailleurs car il est tenu de procéder au paiement en contrepartie des prestations de travail de ses travailleurs.
Concernant ces données, la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) rappelle que « l'employeur ne doit collecter que les données dont il a réellement besoin, et ne doit le faire qu'à partir du moment où ce besoin se concrétise ».
Le salarié, qu'il soit encore en activité au sein de l'entreprise ou après son départ, peut demander accès aux informations le concernant auprès du responsable des ressources humaines ou au délégué à la protection des données (DPO). La demande peut se faire de façon manuscrite sur place ou par voie électronique.
Mentions interdites
L'employeur ne doit pas faire figurer sur la fiche de paie du salarié l'exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel. La nature et le montant de la rémunération liée à l'activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie.
Lors de la rupture ou la fin d'un contrat de travail, l'employeur doit obligatoirement remettre au salarié un certificat de travail, un reçu pour solde de tout compte et une attestation Pôle emploi.
une copie certifiée des diplômes requis pour le poste ; un RIB utilisé pour le versement du salaire ; une copie d'attestation d'affiliation à la Sécurité sociale (ou photocopie de la carte vitale) comportant le numéro de sécurité social de l'employé ainsi que l'adresse de son centre d'affiliation.
Le dossier individuel doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, depuis son recrutement jusqu'à sa radiation des cadres. Il n'existe pas de liste réglementaire fixant la composition du dossier individuel.
Ils peuvent donc être librement consultés par l'employeur. Toutefois, le salarié a la possibilité d'identifier ses fichiers et dossiers privés par la mention « personnel ».
Le dossier du personnel ou le dossier du salarié est un ensemble de documents très important dans la bonne gestion des salariés d'une entreprise. Le service des ressources humaines l'utilise pour suivre la progression d'un employé.