Formules pour exprimer une demande :
– Je vous prie de bien vouloir… – Utiliser des formules plus souples : je prends note …, je ne manque pas de …, je n'ignore pas que … Des mots outils: – à titre d'information, à titre exceptionnel…
- la correspondance personnelle (expression libre) ; - la correspondance commerciale (expression contrôlée) ; - la correspondance administrative (expression contrôlée).
Les formules d'appel servent à ouvrir la communication et à établir le ton de celle-ci. En français, contrairement à l'anglais qui est plus familier, les formules d'appel les plus courantes sont simplement « Madame » et « Monsieur ». Elles sont toujours suivies d'une virgule.
La lettre professionnelle incite souvent à agir (s'abonner, payer une facture, répondre à une demande, etc.). La lettre intime elle-même peut être incitative en exprimant conseils, invitation, recommandations, etc.
Formule écrite ou orale qui sert le plus souvent à commencer ou à terminer une conversation ou une lettre de façon polie. Je refuse systématiquement les candidatures si la lettre de motivation ne se termine pas par une formule de politesse.
Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération cordiale. Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments dévoués.
Le corps de la lettre comporte trois parties : l'introduction, le développement et la conclusion. L'introduction commence par une majuscule même si l'appel se termine par une virgule. Le développement se divise en paragraphes courts qui exposent chacun une idée principale.
« Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. » « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. » « Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes meilleurs sentiments. » « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée. »
L'appel prend toujours une majuscule initiale et est suivi d'une virgule. Le texte est l'essence même de la lettre. Il se présente en plusieurs paragraphes (au moins trois). Toute lettre comporte trois parties : l'introduction, le développement et la conclusion.
Définition La lettre officielle
La lettre officielle encore appelée lettre officielle à forme administrative ou « lettre administrative » ou encore « lettre entre services », est dite officielle parce qu'elle émane d'une autorité administrative qui la rédige dans un but professionnel.
Dans le vocabulaire de la correspondance administrative, le mot « timbre » ne veut pas dire timbre poste. Il s'agit de la mention qui indique au lecteur l'administration et le service d'où provient le document. Traditionnellement, on le trouve dans l'angle supérieur gauche de la feuille au recto bien entendu.
Elle est la relation écrite au sujets d'opérations administratives (ou commerciales) entre administratifs et d'autres services administratifs, commerciaux, industriels, entre une personne et une administration ou encore entre personnes.
Les références de l'expéditeur peuvent être écrites N/Référence, N/Réf. Ou encore N/R. Généralement, ces mentions sont suivies d'un numéro de dossier. Si destinataire et expéditeur ont la même référence, on se contentera d'écrire Référence ou même Réf.
Pour répondre à un client ou un prospect
Lorsque vous répondez à une question ou une observation de ce genre, vous pouvez utiliser la formule « à qui de droit ». Le message générique que vous envoyez est l'occasion de faire la connaissance du client ou du prospect et de lui demander son nom et son titre.
Dans la correspondance administrative, les formules d'appel les plus courantes sont Madame et Monsieur. Quand on s'adresse à une femme, on l'appelle Madame; en effet, Mademoiselle ne s'emploie que si l'on s'adresse à une toute jeune fille ou à une femme qui tient à se faire appeler ainsi.
On commence par « Monsieur le Ministre d'État » ou « Madame la Ministre d'État », et on poursuit avec « Monsieur » ou « Madame ». Remarque : Dans le cas d'un sénateur ou d'une sénatrice qui est membre du Conseil privé, la formule d'appel à utiliser est « L'honorable (nom), C.P. , sénateur / sénatrice ».
Une lettre est un énoncé écrit, de forme codifiée, adressée par un émetteur à un destinataire et dont la lecture est différée dans le temps (il y a décalage entre le moment où la lettre est écrite et le moment où elle est lue). . Cet énoncé est caractérisé par la présence forte de l'émetteur (pronom je et signature). .
LES CARACTERISTIQUES DE LA LETTRE
L'indication d'un lieu et d'une date, une formule d'appellation mentionnant le destinataire («Mon-sieur», «Chère amie»…), une formule d'introduction, annonçant la nature du message, une formule de politesse finale, la signature.
- commencez votre lettre officielle par un titre de civilité « Madame » ou « Monsieur » ; - pour une personne que vous connaissez, vous pouvez utiliser « Cher/chère » ou des adjectifs plus affectueux « Mon/ma chéri(e), « Mon cœur », « Mon amour ». Bon à savoir : Vous ne connaissez pas le nom de la personne ?