Quelle qu'en soit la nature, il faudra une gestion attentive de plusieurs éléments : temps, coût, qualité, approvisionnement, ressources humaines et risques (voir la liste complète sur le site Web du Project Management Institute). Voici donc cinq considérations essentielles pour mener à bien un projet.
La majorité des projets peuvent être définis selon 5 étapes : l'initiation, la définition et la planification, l'exécution, l'implémentation, le contrôle et la fermeture. Chacune de ces étapes implique des tâches spécifiques qui vous permettront d'atteindre vos objectifs.
L'exécution est généralement la troisième étape dans le cycle de vie du projet, qui se déroule en quatre étapes : lancement, planification, exécution et clôture.
La première étape à réaliser est celle de dresser la liste des tâches à réaliser. C'est cette étape qui est la plus délicate, car elle jette les fondations du projet. Si l'on oublie une tâche à ce moment-là , le projet sera faussé, et sa gestion le sera donc aussi.
Les projets internes : développement commercial, déploiement informatique, ressources humaines, production, amélioration continue... Les projets externes : projets clients, conception, évènementiel, industriel...
Compréhension du périmètre du projet et de ses livrables. Bonne définition des tâches/activités du projet. Bonne estimation de la charge de travail. Bon ordonnancement des tâches.
Les 3 piliers de la gestion de projet : planifier - budgéter - maîtriser.
La définition du projet
En gestion, un projet est une opération impliquant un ensemble de tâches avec des délais, des coûts, des ressources (financières, humaines, matérielles) visant à atteindre un objectif déterminé.
Les objectifs d'un projet correspondent à ce que vous cherchez à atteindre ou obtenir à la fin de celui-ci. Il peut s'agir de livrables ou de ressources, mais aussi d'objectifs plus intangibles, par exemple une augmentation de la productivité ou de la motivation.
SMART est un acronyme qui désigne les 5 éléments des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et temporels qui pourront être atteints avec une feuille de route, par exemple.
Étape n° 1 : la définition des objectifs du projet. Les objectifs constituent le point de départ et la structure de n'importe quel projet d'entreprise.
C'est l'utilisation du résultat qui prononce le succès du projet. C'est l'appropriation de l'outil par les utilisateurs qui consacre le projet. C'est la dimension humaine qui doit être considérée comme élément déterminant de la réussite d'un projet.
Parmi les outils de planification, on trouve l'analyse (par exemple méthodes QQOQCCP, SWOT…), la prévision, le budget, les scénarios (entre lesquels choisir), les probabilités, les solutions alternatives ou de repli (pour être préparé en cas d'obstacle lors de l'exécution du plan), etc.
Ce sont : 1- la problématique, 2- l'état des connaissances, 3- l'identification des priorités d'action, 4- la définition du but et des objectifs, 5- les activités prévues, les résultats attendus, l'échéancier et le budget et l'évaluation.
Une tâche est un ensemble d'opérations élémentaires indispensables à l'obtention du contenu du projet défini dans la WBS. La liste des tâches doit comprendre un descriptif de chaque tâche explicitant le travail à réaliser et qui peut prendre la forme d'un fiche de tâche(voir exemple).
L'objectif de la planification est de déterminer le coût, les ressources mobilisées et la meilleure manière d'ordonnancer toutes les tâches à effectuer. D'avoir une vision claire de son projet et de le réaliser dans un minimum de temps en bref.
Le cadrage a pour objectif de définir l'ouvrage à mettre en œuvre. C'est également une étape qui donne le cap. Cadrer un projet est une étape clé réalisée avant le projet. C'est une phase qui est bien souvent sous-estimée.
La phase exécution de projet est celle où vous allez réaliser les livrables du projet. Dans la plupart de temps, mais ça dépend aussi du contexte, c'est la phase la plus longue du cycle de vie d'un projet et celle qui consomme le plus d'énergie et de ressources.
Le plan de gestion de projet est l'un des documents les plus importants de la planification, de la surveillance et de la mise en œuvre globale d'un projet.
Il est crucial pour la réussite du projet de définir consciemment ces phases. La planification des phases d'un projet est l'une des premières tâches de gestion de base d'un projet. Que votre projet soit grand ou petit, le découper en phases permet d'améliorer la qualité et le contrôle.