Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L'entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s'ils contiennent des données personnelles.
Quatre étapes constituent la gestion des documents d'archive de leur émission à leur destruction : Identification et authentification. Stockage. Conservation et consultation.
L'archivage de documents est une obligation légale. Les documents d'une entreprise doivent ainsi être conservés sur une période déterminée par la loi. L'entreprise doit ainsi conserver ses documents administratifs, financiers, commerciaux, RH… Tous les documents n'ont pas le même délai de conservation.
Les normes pour les archives papier.
Les boîtes et les conteneurs de boîtes à archives conformes sont les ISO 16245-A et 162456-B. La norme NF Z40-014 de mai 2011 décrit plus précisément les caractéristiques des boîtes et des conteneurs de boîtes à archives utilisés pour une conservation à long terme des papiers.
Le classement des dossiers administratifs et des papiers administratifs est un outil d'organisation qui doit être élaboré par un organisme et qui doit être appliqué de tous. Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique.
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
Un bon archivage des documents vous évitera une perte de temps et d'énergie. Vous éviterez également que des informations sensibles ne « fuitent » en dehors de votre entreprise si vous savez où chaque document est classé. Facile donc d'identifier les enjeux légaux, économiques et de sécurité d'un archivage efficace.
Choisissez pour vos archives un lieu de rangement qui soit ni trop humide, ni trop froid, ni trop chaud, ni trop éclairé. Il faut éviter les caves inondables, les pièces traversées par des tuyauteries ou munies d'un point d'eau. Le local doit être bien isolé pour limiter les amplitudes thermiques importantes.
L'archivage physique consiste donc à conserver les documents sous forme solide, papier, en opposition à l'archivage électronique qui consiste à les dématérialiser sur un support numérique.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles.
Définition. Le classement de document inclut l'ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d'une entreprise.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
Ces principes clefs sont la notion de fonds d'archives, le principe du respect des fonds, la théorie des trois âges, le plan de classification (plan de classement), le cadre de classement, le calendrier de conservation, et le bordereau de versement.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.