Rassemblez et classez vos documents Documents essentiels : Il s'agit des actes de naissance, des passeports, des testaments, des cartes de sécurité sociale, des actes de propriété et des dossiers médicaux. Ils sont essentiels et doivent être conservés dans un coffre-fort ignifuge et étanche à la maison.
Étapes pour trier et ranger vos papiers
Nous vous recommandons de conserver vos documents à au moins trois endroits : une copie physique dans un coffre-fort ignifugé, une copie numérique dans un espace de stockage cloud sécurisé et une autre copie numérique sur un disque dur externe chiffré .
Un coffre-fort personnel peut être une bonne option pour protéger quelques documents clés chez soi, comme un livret de famille, un passeport ou un contrat important.
Lorsque vous jetez des documents bancaires, pour éviter toute usurpation d'identité, veillez à bien les détruire afin que vos coordonnées personnelles et numéros de compte ne soient pas identifiables. Idéalement, utilisez un petit broyeur électrique.
Par exemple, les déclarations fiscales doivent être gardées pendant 3 ans (article L169 du Livre des procédures fiscales), les justificatifs de paiement d'une pension ou d'un salaire jusqu'à 5 ans, et les documents relatifs à une succession jusqu'à 30 ans dans certains cas.
Jeter des documents confidentiels dans une poubelle ou un bac de recyclage peut accroître ce risque . Pour garantir la sécurité de vos données, que ce soit pour le papier ou d'autres supports, nous vous recommandons de faire appel à un prestataire agréé. Ce dernier vous délivrera un certificat de destruction.
Il est conseillé de conserver les documents originaux, tels que les actes de naissance, les testaments, les déclarations de revenus et les procurations, dans un coffre-fort bancaire . Ces coffres-forts sont généralement situés dans les banques et les caisses populaires, ce qui vous garantit la sécurité de vos documents importants.
Les bulletins de salaire, contrats de travail et certificats de travail doivent être conservés jusqu'à la liquidation de la retraite. Les attestations France Travail (ex-Pôle emploi) doivent être conservées deux ans à partir de la date d'inscription comme demandeur d'emploi.
Les boîtes de rangement idéales sont les boîtes en carton sans acide et tamponnées , mais d'autres boîtes en carton propres et robustes conviendront parfaitement dans de bonnes conditions de stockage. Les boîtes de rangement en plastique sont généralement déconseillées, car elles risquent d'endommager les disques en emprisonnant l'humidité.
Conservez ces documents dans un coffre-fort bancaire ou un coffre-fort domestique ignifugé, étanche et anti-effraction, et notez son contenu dans vos archives personnelles. En raison du risque d'usurpation d'identité, il est conseillé de détruire tout document obsolète.
Perte de données : Enregistrer des fichiers directement sur le bureau augmente le risque de suppression accidentelle, de corruption de fichiers ou de perte de données importantes en cas de panne système . N’oubliez pas que votre bureau est conçu pour un usage temporaire, et non pour le stockage à long terme.
Papier. Conserver dans un endroit frais et sec (18/21°), à l'abri de la lumière directe et des variations climatiques importantes.
Méthode 1 : Déchirer le papier à la main efficacement. Méthode 2 : Couper le papier en petits morceaux avec des ciseaux. Méthode 3 : Détruire papier avec de l'eau. Méthode 4 : Utiliser un mixeur pour détruire des papiers.
Utilisez des classeurs pour organiser vos documents importants et autres papiers (comme les travaux scolaires de vos enfants) que vous souhaitez conserver. Étiquetez vos dossiers et prenez le temps de trier tous vos documents dans les sections appropriées.
Créée par Marie Kondo, organisatrice professionnelle de la maison et auteure du best-seller « La magie du rangement », la méthode KonMari est une méthode de rangement qui met l'accent sur l'élimination du désordre de votre maison et le fait de vous entourer d'objets qui vous procurent de la joie .
C'est notamment le cas de :
Il existe néanmoins des papiers qui doivent être conservés dans tous les cas : on peut citer les actes de décès, les actes de naissance, les actes de mariage, les actes de divorce, les contrats d'assurance-vie, les titres de propriété, les relevés bancaires, les factures et les justificatifs de paiement des impôts.
Lorsqu'on travaille avec des documents importants, notamment juridiques, il est essentiel d'éviter de les annoter au stylo ou au surligneur . L'option d) Annoter le document au stylo ou au surligneur est une pratique à proscrire absolument. En effet, toute annotation peut en altérer le sens, la mise en page et la validité juridique.
Conserver les articles à basse température et à faible humidité relative.
Maintenez la température en dessous de 24 °C (75 °F). Maintenez l'humidité relative en dessous de 65 % pour prévenir la formation de moisissures et limiter l'activité des insectes. Évitez une humidité relative trop faible, car une humidité relative inférieure à 15 % peut rendre le matériau cassant.
Le stockage en nuage sauvegarde vos fichiers et documents importants en toute sécurité dans une base de données distante, vous évitant ainsi de les enregistrer sur le disque dur de votre ordinateur ou tout autre périphérique de stockage. Le stockage en nuage présente de nombreux avantages par rapport au stockage sur disque dur.
Nous savons tous qu'il est important de détruire nos documents les plus sensibles — relevés ou demandes de carte de crédit, documents fiscaux, cartes d'identité, etc. Savoir quoi détruire est essentiel pour protéger son identité, sécuriser ses finances et assurer la sécurité de sa famille.
La poubelle jaune, dédiée au recyclage des papiers et cartons, constitue souvent une solution idéale pour se débarrasser de documents non confidentiels. Les papiers tels que les factures, relevés bancaires, avis d'imposition, courriers de la sécurité sociale, entre autres, peuvent être jetés dans cette poubelle.
La méthode la plus simple et la plus efficace pour se débarrasser de ses chèques est de les détruire . Si vous possédez un destructeur de chèques motorisé, vous pouvez facilement en détruire plusieurs à la fois. Certaines banques ou entreprises locales proposent également ce service si vous n'en avez pas.