- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Alors que la classification est l'établissement de classes ou de catégories, le classement est l'insertion, selon un ordre donné, d'individus ou d'objets à l'intérieur des classes. Faire établir un classement entre les candidats admissibles à un examen.
Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.
Toute politique d'archivage doit être murement réfléchie. La gestion des archives en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. La conservation durable des documents et leur consultation à tout moment. La mise en place un plan de classement en respectant le cycle de vie des documents archivés.
La conservation des archives répond à trois besoins : assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ; garantir les droits de l'usager (valeur de preuve) ; permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale (valeur historique).
Le classement de documents, qu'est-ce que c'est ? Définition. Le classement de document inclut l'ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d'une entreprise.
Pour effectuer un excellent plan de classement, il est bon de penser à mettre en place un système de codification. Cela consistera à attribuer à chaque document un code unique dans le but de distinguer le niveau de classification et l'ordre des séries dans chaque catégorie.
Le classement doit : - être accessible : éviter d'enterrer vos classeurs au fond du jardin, vous devez y avoir accès facilement ; - répondre à une logique selon les types de classement cités ci-dessus ; - être efficace et adapté aux types de documents à classer.
Le classement numérique : par ordre de succession des nombres ; Le classement chronologique : par ordre d'arrivée des dossiers ; Le classement alphabétique : par ordre de succession des lettres de l'alphabet ; Le classement thématique : par sujet ou par thème.
1 – Identification et authentification des archives.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
On distingue 3 types de classement administratif : classement alphabétique, classement numérique et classement thématique.
En résumé, un plan de classement sert d'une part à structurer de manière logique un ensemble de documents afin de mieux le gérer ; d'autre part, à naviguer pour rechercher plus rapidement une information dans un fonds ou une collection.
Le classement est un ensemble d'éléments qui sont positionnés les uns par rapport aux autres, constituant une liste qui suit un ordre. L'ordre est établi selon un critère (ou un ensemble d'entre eux) d'évaluation.
Nous avons besoin de nous repérer parmi les choses du monde, de leur trouver des points communs, de les ordonner. D'où la nécessité de développer des méthodes satisfaisantes de classification, comme les taxinomies, les nomenclatures ou les dictionnaires.
Les archives sont organisées et gérées par des archivistes selon les principes et techniques de la science de l'information qu'est l'archivistique.
La vocation d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Les archives publiques sont les archives produites par les pouvoirs publics et par les organismes chargés d'une mission de service public (établissements publics, organismes consulaires, organismes de droit privé chargés d'une mission de service public, officiers ministériels).
Il est recommandé d'effectuer le transfert de documents au moins une fois par année, afin de respecter les durées de conservation prévues dans les règles de gestion des documents, mais aussi afin d'assurer une certaine constance dans vos espaces de rangement.
L'archivage simple est le fait de conserver et de classer des documents qui ne présentent plus un intérêt immédiat.