La GED donne une possibilité de modifier, supprimer, ou déplacer un document, tout en assurant une traçabilité et une sécurisation de l'ensemble des documents. Le Système d'Archivage Electronique (SAE) est un logiciel informatique permettant la conservation et garanti la sécurité des documents électroniques.
La vocation d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
GED est l'acronyme français pour Gestion Électronique des Documents et désigne une solution logicielle intégrée au système informatique (SI) d'une organisation afin de regrouper, organiser et diffuser l'ensemble de ses flux documentaires papier et électroniques.
La mise en place d'un système d'archivage électronique (SAE) permet de regrouper et de référencer au sein d'un unique outil informatique les différents flux documentaires et opérations réalisées, et donc de faciliter le classement et réduire le temps de restitution des documents.
La GED ou Gestion Électronique des Documents est un système informatique de gestion des documents numériques. Ce système est intégré à un logiciel GED d'entreprise, souvent disponible sous forme d'application pour smartphones et tablettes.
La gestion électronique des documents (GED) se déroule en quatre étapes distinctes. Ces dernières sont : l'acquisition des documents, leur indexation, leur stockage, puis leur diffusion au sein de l'entreprise.
Avantages de la GED :
Référentiel documentaire unique : chaque document existe en un seul exemplaire, officiel. Il n'y a plus de doublons. Accès protégé et rapide : les documents sont protégés contre les accès non autorisés; ils sont aisément accessibles grâce à des fonctions de recherche et de navigation.
Présenter la problématique ❑ Activer les connaissances antérieures. Faire ressortir les représentations des élèves et leurs questions (repères culturels). Établir le plan de travail (présentation des activités). Préciser la production ou les productions visées et les destinataires, s'il y a lieu.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
Présenter la problématique ou la question mobilisatrice. Activer les connaissances antérieures et faire émerger les représentations des élèves et leurs questions. Établir le plan de travail. Préciser la production ou les productions visées et les destinataires, s'il y a lieu.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
WinRAR. Il s'agit d'une solution d'archivage qui aide les utilisateurs à créer des sauvegardes de données, à extraire des fichiers, à gérer des documents, etc.
L'archivage permet de conserver les fichiers et uniquement les fichiers. Il s'agit le plus souvent de documents, photos, vidéos, emails, et bases de données. Contrairement à la sauvegarde, cette solution n'offre pas la possibilité de conserver les logiciels, applications et systèmes d'exploitation.
Document fiscal
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Une discipline intégrée et systémique. En 1984, l'archivistique était résumée à quatre fonctions : création, traitement, conservation et utilisation, déterminées par le cycle de vie du document d'archives.
La Gestion Electronique des Documents (GED) s'intéresse principalement aux Documents de l'organisation. La Gestion du Contenu de l'Entreprise – ou Enterprise Content Management (ECM) – s'intéresse principalement au Contenu de l'organisation.