Véritable outil de gestion, la comptabilité relate l'ensemble des opérations liées à l'activité d'une entreprise sur une période donnée. Elle permet ainsi de suivre, d'analyser tous les éléments de la vie de l'entreprise et d'évaluer sa santé financière.
La comptabilité est un système d'organisation des données financières d'une entreprise, ou autrement dit une discipline pratique permettant de fournir de manière continue et en temps réel un état de la situation financière de l'entreprise.
Vous avez compris les 3 fonctions de base de la comptabilité : compter, analyser et communiquer.
Le premier et fondamental rôle de la comptabilité est donc d'être un outil d'informations financières. Cette fonction obligatoire exerce une valeur à la fois financière et juridique. Dans un document comptable nommé journal, toutes les opérations réalisées par l'entreprise sont saisies.
Les comptables distinguent trois types de comptabilité : la comptabilité générale, la comptabilité analytique et la comptabilité budgétaire. Seule la première est légalement obligatoire, mais elles permettent toutes de faire la lumière sur la situation financière de votre entreprise.
La comptabilité générale permet le suivi comptable de l'activité (entrées et sorties d'argent, par poste et par date). Elle englobe également la réalisation des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe légale) pour une analyse fine du modèle économique de l'entreprise et de sa rentabilité.
Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc. Les délais de conservation de ces documents sont également évoqués.
Figure méconnue de la Renaissance italienne, ce moine franciscain, qui a croisé la route de Léonard de Vinci, a publié en 1494 le premier manuel comptable de l'histoire, popularisant des méthodes mises en pratique de longue date par les marchands vénitiens.
Il existe deux types de comptabilité : la comptabilité d'engagement et celle de trésorerie. Cette dernière est plus simple à mettre en œuvre mais ne peut pas être utilisée par toutes les entreprises. Présentation des avantages et inconvénients des 2 types de comptabilité.
Le journal est un livre obligatoire, base de la comptabilité, qui permet d'arriver au compte de résultat et au bilan. Les écritures du journal sont appelées des mouvements. Un mouvement fait toujours l'objet d'un débit et d'un crédit. On parle d'écriture équilibrée ayant un impact à l'actif et au passif.
La naissance de la comptabilité : une histoire ancienne
On retrouve dans l'histoire égyptienne au 4ème millénaire avant JC des traces de comptabilité. Les prémisses de la comptabilité étaient en fait un suivi des entrées et sorties d'un compte que l'on a pu retrouver via des écritures sur de l'argile ou sur du papyrus.
Le plan comptable (OHADA) (Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires) est un référentiel comptable créé par cette organisation, elle-même instituée par le traité du 17 octobre 1993 , Port-Louis (île Maurice).
Le solde d'un compte est débiteur si les sommes débitées de celui-ci sont supérieures à celles qui ont été créditées. Les débits sur le compte n'ont pas été compensés par des revenus suffisants, ce qui a rendu le solde du compte négatif. A l'inverse, un solde positif est qualifié de "créditeur".
Il est d'usage de faire remonter l'histoire de la comptabilité à 1494 le premier écrit théorique sur la comptabilité. Dans son ouvrage de mathématiques, Summa de arithmetica, geometria, de proportioni et de proportionalita publié à Venise, le moine Luca Pacioli décrit le mécanisme de l'enregistrement en partie double.
Le commerçant, qu'il soit personne physique ou morale, doit tenir une comptabilité. Il faut que l'entreprise soit immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) et qu'elle soit soumise à un régime réel d'imposition.
C'est un document à la fois, juridique, commercial, comptable et fiscal, qui prouve un achat ou une vente de services réalisés ou de marchandises.
Le journal de caisse ou livre de caisse est un document comptable. Il contient toutes les entrées et sorties enregistrées par la caisse. Il s'agit d'un document obligatoire pour tous les commerçants quelle que soit la taille de leur commerce.
Une comptabilité systématiquement mise à jour facilite également la gestion des comptes tiers (clients, fournisseurs…) et le suivi de la trésorerie. La comptabilité constitue un formidable outil d'aide à la gestion pour le chef d'entreprise lorsqu'elle est systématiquement mise à jour.
Le Bilan est un document qui décrit la santé financière de l'entreprise, à un moment donné, en général la clôture des comptes annuels. Il permet de recenser ce que l'entreprise possède (l'actif) et ce qu'elle doit (le passif), autrement dit les ressources engagées pour financer son actif (capital social, emprunts, …).
L'actif comprend tous les biens et droits que possède l'entreprise : bâtiments, fonds de commerce, matériel, créances, brevets déposés, par exemple. Il distingue l'actif immobilisé (fonds de commerce, matériel notamment) et l'actif circulant (stocks, personnel, créances, solde bancaire créditeur, par exemple).
Ce qu'on appelle en comptabilité “l'état de rapprochement bancaire” permet de rapprocher, à une même date, le solde du relevé bancaire avec le solde du compte en banque.
En pratique, le rapprochement est une combinaison des comptes de régularisation et du principe de la comptabilisation des produits. Les deux déterminent l'exercice financier pour lequel sont comptabilisés les produits et les charges.