Un bon moyen d'optimiser le temps de la réunion. Ou mieux encore, créer un espace collaboratif contenant tous les documents nécessaires. Durée : tout dépend bien sûr de l'urgence de la situation et du nombre de sujets à traiter… Mais en termes d'efficacité, une visioconférence ne devrait pas excéder 2 heures.
Il existe aussi des solutions gratuites et open-source telles que Jitsi Meet. Quels sont les meilleures solutions de visioconférence ? Zoom, Google Meet et Microsoft Teams font partie des outils de visioconférence les plus populaires du marché.
Si vous voulez rejoindre une réunion en vidéo-conférence, c'est très simple. Depuis votre ordinateur, cliquez simplement sur le lien que vous a envoyé l'organisateur de la réunion. Le lien devrait s'ouvrir tout simplement dans votre navigateur web : c'est le cas lorsqu'on fait une visioconférence avec Skype ou Meet.
Parmi les outils de visioconférence les plus utilisés figurent Zoom, Microsoft Teams (qui remplace désormais Skype), Google Meet et Cisco WebEx. Autres applications de visioconférence prisées : Amazon Chime, BlueJeans, GotoMeeting ou encore Whereby. Certaines de ces solutions sont gratuites.
Leur objectif principal est de trouver des correspondants étrangers. La visioconférence permet en effet de contacter des interlocuteurs étrangers et d'avoir une communication synchrone utilisant son et image. Elle rend possible le dialogue en temps réel entre des apprenants distants.
De manière générale, les deux termes sont entièrement synonymes, et la plupart des gens utilisent selon leurs préférences un terme plutôt qu'un autre. A l'heure actuelle, c'est le terme plus moderne de “VisioConférence” qui l'emporte dans l'hexagone, dans le sens où ce terme parait plus moderne qu'une simple vidéo.
Des communications fluides basées sur la vidéo
Grâce aux Réunions Zoom, il est possible de voir jusqu'à 49 participants simultanément en mode Galerie. Avec Zoom, les entreprises indiquent avoir constaté une augmentation de 85 % de l'utilisation de la vidéo, ainsi qu'une amélioration de la productivité.
Choix PC : les différentes options
Un processeur Hexacore (Intel i5 ou AMD Ryzen 5) ou Octocore i7/Ryzen 7. 8 Go de Ram minimum. Un disque dur de 500 Go ou 1 To pour le stockage des vidéos (7200 tours minimum)
Favorisez une position haute pour votre caméra : redressez la à hauteur des yeux. Si votre écran est plus bas que votre visage (ce qui sera moins flatteur pour vous), utilisez une pile de livres, ou une table plus haute pour être sûr que votre caméra soit à la même hauteur que vos yeux.
On doit garder une attitude professionnelle et convenable. » On pense aussi à porter des couleurs vives pour avoir bonne mine mais plutôt unies sans trop de motifs (rayures, carreau etc.) qui risquent de distraire nos interlocuteurs.
Lumière principale : la lumière principale (ou lumière clé) doit être à l'origine d'environ 75 % de l'éclairage arrivant sur votre visage. Placez la source de lumière principale selon un angle de 30 à 45 degrés par rapport à vous, plutôt que directement face à vous.
Portez la même tenue que pour un entretien classique. Ne vous mettez pas trop près de la webcam, et essayez de diriger votre regard vers la caméra. Prendre des notes est bien vu lors d'un entretien, mais privilégiez stylo et cahier, car le bruit du clavier pourrait gêner votre interlocuteur.
Pour se faire, il faut être attentif, attirer les regards, parler à l'auditoire comme si l'on parlait personnellement à chaque personnes présente. Si l'on aperçoit des bâillements, des sourires, des moues, on peut alors rebondir sur ces réactions, ce qui créé une vraie interaction avec le public.
Les points négatifs seraient pour commencer la qualité vidéo qui n'est pas toujours optimal (surtout sur mobile où le son est étouffé). L'impossibilité de se partager des documents entre appareil lié à Zoom.
Le 15 juillet 2022, Zoom modifie la limite de durée des réunions individuelles organisées par les utilisateurs du forfait Basique (gratuit) sur des comptes payants, pour la fixer à 40 minutes.
Une application inutilisable
L'application mobile Skype, disponible sur iOS, Android et sur feu Windows Mobile faisait rêver. Le problème, c'est qu'elle prend beaucoup de ressources de votre smartphone, notamment de la batterie. C'est si vous avez assez de place pour l'installer car elle prend beaucoup de mémoire.
La différence entre web conférence et visioconférence réside dans l'objectif et le nombre de participants : la webconférence est utilisée pour diffuser une conférence en ligne, avec une véritable dimension événementielle, alors que la visioconférence concerne surtout les réunions à distance au sein d'une entreprise.
La vidéoconférence offre de nombreux avantages tels que l'augmentation de la productivité, les économies, l'amélioration de la communication, la commodité et la flexibilité, mais elle présente également des inconvénients tels que les difficultés techniques, l'absence de signaux non verbaux, la fatigue due à une ...
Google Meet est une application sécurisée de visioconférence, développée par Google. Disponible gratuitement, elle permet de regrouper 100 personnes dans un salon de discussion vidéo. Enfin, soulignons la présence de Jitsi, une très bonne alternative libre sur le marché de la visioconférence.
La réunion est l'occasion d'analyser un sujet. Les acteurs se retrouvent en petit comité sur une partie de leur temps de travail pour faire le point et définir de nouveaux objectifs : l'intensité de travail est donc assez élevé contrairement au séminaire ou l'ambiance est plus décontracté.
Une réunion d'équipe peut réunir, selon les entreprises, un grand nombre de personnes. Ponctuelle ou récurrente, son objectif est souvent l'occasion de faire un point sur les projets en cours de manière à partager les informations clés et à renforcer la cohésion du groupe.
L'objectif de réunion oriente sur un livrable précis et concret. Un objectif que l'on peut visualiser focalise mieux l'énergie du groupe. Il est judicieux, en début de réunion, de dessiner une image ou un brouillon de ce que l'on veut obtenir à l'issue de celle-ci.