L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Les archives permettent à la société de jouer toute une gamme de rôles, et aux communautés civilisées de s'enraciner et de se développer, en favorisant la recherche et l'éducation, en offrant des sources de loisir, mais aussi en protégeant les droits de l'homme et en affermissant les identités.
- l'élagage, la destruction et le versement aux archives ; - la préservation et la conservation ; - la diffusion et la référence.
L'archiviste, gardien de la mémoire
respecter « l'ordre originel », c'est-à-dire la manière dont les documents ont été organisés au moment de leur création, afin de garder une trace des liens existant entre les documents et de la façon dont le producteur menait ses activités.
Les archives jouent un rôle d'information du citoyen et participent à la transparence administrative. Elles sont un outil essentiel de la démocratie et doivent être rendues accessibles au plus grand nombre. Les archives font partie de la mémoire collective et de la culture.
Il doit être sélectif, avoir un bon esprit de synthèse pour réaliser un travail de qualité. Il se doit également d'être minutieux et soigneux pour manipuler les documents qui souvent sont très vieux et fragiles. Mais il doit aussi être méthodique et consciencieux pour réaliser ses tâches.
Le service d'archives a pour mission de collecter, conserver, communiquer et mettre en valeur l'ensemble des documents d'archives produits ou reçus. Pour cela, il effectue un tri et procède à l'élimination des archives qu'il gère conformément aux règles et aux termes des durées légales de conservation.
La gestion des archives (ou Records management) consiste à organiser et hiérarchiser les documents devenu archives dès leur création.
La valeur patrimoniale des archives est exprimée par leur sort final, c'est-à-dire qu'à la fin de leur durée de conservation, les archives sont soit détruites soit versées dans un service d'archives publiques pour être conservées au titre des archives historiques.
L'archivage est un ensemble d'actions qui a pour but de garantir l'accessibilité sur le long terme d'informations (dossiers, documents, données) que l'on doit ou souhaite conserver pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles.
Les archives sont organisées et gérées par des archivistes selon les principes et techniques de la science de l'information qu'est l'archivistique.
1. Recueillir et classer dans des archives un document, un ouvrage. 2. Enregistrer quelque chose, un événement dans un document d'archives.
Les documents d'archives sont polymorphes : il existe d'autres formats que le format papier. Un document d'archives peut avoir un format écrit : texte, plan, dessin, un format oral : enregistrement radio, un format visuel : enregistrement d'images, photographies, un format en 3 dimensions : maquette, format numérique.
Il est recommandé d'effectuer le transfert de documents au moins une fois par année, afin de respecter les durées de conservation prévues dans les règles de gestion des documents, mais aussi afin d'assurer une certaine constance dans vos espaces de rangement.
La conservation des archives répond à trois besoins : assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ; garantir les droits de l'usager (valeur de preuve) ; permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale (valeur historique).
Le documentaliste a un sérieux rival qu'on appelle « moteur de recherche ». L'archiviste se demande ce qu'il peut et ce qu'il doit archiver.
Le documentaliste connaît les supports informatiques et multimédias (cédérom, Internet, etc.) et travaille en réseau. Les rapports avec les utilisateurs et les partenaires représentent une large part de l'activité. Le documentaliste travaille dans une bibliothèque, un centre d'information dans une entreprise.
L'archiviste collecte, classe, enregistre et cote des documents pour des entreprises publiques ou privées, des associations ou des administrations. Sous son contrôle, les archives sont organisées et entreposées avant d'être diffusées et mises à la disposition du public.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
juridique: la loi française contraint les entreprises à conserver certains documents pendant plusieurs années. sécurité: cela permet de protéger les documents au maximum. financier : l'archivage permet un gain de temps non négligeable et une meilleure productivité des collaborateurs.
Il est recommandé de conserver ses archives dans un local spécialement affecté à cet effet. Les archives n'aiment pas les excès : il faut être vigilant à la température et au taux d'humidité du local de conservation (entre 16 et 22°C pour le papier et 45% +/- 10% d'humidité relative), ainsi qu'à la lumière.
Tous les types de support per- mettent l'écriture : l'argile, le bois, la poterie, la pierre, le marbre, le tissu, le papyrus… Les musées et centres d'archives offrent des témoignages de ces pratiques anciennes, aujourd'hui bien connues.