Le compte 511 servira en cas de décalage entre la réception du paiement et sa remise en banque. Il aidera aussi à un meilleur suivi des comptes clients lorsque l'affectation d'une remise en banque à un client unique est difficile.
Dans ce compte figurent les effets présentés à l'encaissement à la banque et en attente de leur apparition sur le solde du compte bancaire. Il existe des subdivisions de ce compte selon les moyens de paiement concernés (coupons, chèques, effets…).
Le compte 58 ou 580 « virements internes » est utilisé pour les transferts entre les différents comptes de trésorerie, lorsque l'entreprise utilise autant de journaux auxiliaires que de comptes de trésorerie.
Le jour de la réception de l'avis de crédit, le comptable solde le compte 511. Pour ce faire, on débite le compte « 512-Banque » et on crédite le compte « 511-Valeurs à l'encaissement ». En principe, l'entreprise reçoit l'avis de crédit une dizaine de jours à compter de la date de la remise du chèque à l'encaissement.
COMMENT Enregistrer un virement ou un paiement en espèces
Un règlement effectué par virement doit être enregistré en comptabilité le jour même de l'ordre de virement. Pour procéder à l'enregistrement, le compte 401 « Fournisseurs » doit être débité, puis le compte 512 « Banque » crédité.
Vous devez enregistrer les factures à leur date d'émission. Qu'elles soient réglées ou pas, vous devez constater les produits. En ne le faisant pas, vous faussez votre chiffre d'affaires et votre résultat, donc l'impôt à payer.
Le brouillard de caisse consiste à faire le « brouillon » des mouvements (dépenses et recettes) enregistrés dans la journée. Le brouillard de caisse totalise les opérations comptables de la journée, par ordre d'arrivée.
Ce qu'on appelle en comptabilité “l'état de rapprochement bancaire” permet de rapprocher, à une même date, le solde du relevé bancaire avec le solde du compte en banque.
L'employeur doit être en mesure de justifier de la date de l'erreur de caisse ainsi que de son montant au centime près. Il est plus que préférable que l'erreur soit identifiée lors de l'inventaire de caisse et corroborée par le ticket client correspondant.
Les comptes de la classe 5 enregistrent les opérations relatives aux valeurs en espèces, aux chèques, aux monnaies électroniques aux effets de commerce, aux titres de placement, aux coupons ainsi qu'aux opérations faites avec les établissements de crédit.
Exemple: un crédit de 100 euros dans la compte banque 512 correspond à un débit de 100 euros inscrit sur le relevé bancaire. Cela signifie que lorsque l'entreprise effectue un dépôt à la banque, la banque lui doit ses fonds, elle est débitrice de cette somme à l'égard de l'entreprise.
Ce compte est utilisé pour comptabiliser les dépenses qui sont faites par l'associé pour le compte de la société. Ce compte représente donc des fonds mis à disposition par les associés pour le compte de la société.
En fin de journée, le total des recettes et celui des dépenses doivent être calculés et inscrits sur le livre de caisse. Lorsque les mouvements de caisse sont peu nombreux et simples (taux de TVA unique, même type de ventes), le détail des recettes peut être repris directement sur un agenda de caisse.
La clôture de la caisse est effectuée en trois étapes: le décompte de la caisse; le contrôle de la caisse; la clôture de la caisse.
Comptabiliser les erreurs de caisse
Si l'écart de caisse est négatif, c'est-à-dire qu'il vous manque de l'argent dans votre caisse, cette somme est enregistrée au débit dans le compte 658 « Charges diverses de gestion courante ».
Attention toutefois, le lettrage sous Sage entraîne que la lettre va « pointer » les sommes figurant au débit pour un montant égal au crédit. Alors que le pointage de l'état de rapprochement consiste à attribuer une lettre à une ou plusieurs sommes qui figurent au débit ou au crédit.
Le Z de caisse est un document comptable obligatoire qui reprend le chiffre d'affaires d'une période définie, souvent chaque jour. Son édition intervient après la clôture de caisse et la création (non obligatoire) du X de caisse.
Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc.
On fait le billetage en fonction d'une valeur de monnaies donnée. Par exemple, faire le billetage de 10 000 en 1 000 et 100 revient à trouver le nombre de 1 000 et de 100 dont on dispose pour avoir ces 10 000.
Lorsqu'une société effectue une vente de produits finis, de marchandises ou même de prestations de service, elle doit enregistrer au crédit un produit en utilisant un compte de la classe 7. Cet enregistrement se fait à la date d'émission de la facture adressée au client.
Pour comptabiliser une facture de vente, il est nécessaire d'identifier 3 sommes figurant sur la facture : Le montant HT. Le montant de la TVA facturée (TVA collectée) Le montant TTC (somme due par le client)