Écologique et économique l'archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d'informations sans altérer l'intégrité des données.
La numérisation de documents permet de simplifier les échanges de fichiers, et les collaborateurs peuvent travailler ensemble sans tenir compte des distances physiques. Par ailleurs, le stockage des fichiers numériques permet de libérer de l'espace et d'éviter l'encombrement créé par les documents en papier.
juridique: la loi française contraint les entreprises à conserver certains documents pendant plusieurs années. sécurité: cela permet de protéger les documents au maximum. financier : l'archivage permet un gain de temps non négligeable et une meilleure productivité des collaborateurs.
Le Système d'Archivage Électronique prend en charge des archives, c'est-à-dire des documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de conservation légales.
Les problèmes engendrés sont les suivants : Lenteur et dégradation du temps de réponse des solutions logicielles. Complexité pour l'utilisateur qui doit manipuler / trier ses informations au quotidien parmi un volume très important de données. Complexité et durée des maintenances logicielles.
Les archives courantes permettent à l'administration de disposer en permanence des informations utiles à son activité. Les archives intermédiaires permettent de justifier les droits et obligations des personnes physiques et morales, publiques ou privées, et de conserver les preuves en cas de contestation.
Facilitez l'exploitation de vos documents
La numérisation ne consiste pas seulement à créer une copie numérique d'un document, mais aussi à en extraire les métadonnées qui seront utilisées plus tard pour sa recherche, via des outils de capture tels que LAD, RAD, OCR…
La numérisation vise un stock ou un flux de documents. La dématérialisation est plus large et consiste à gérer de façon électronique des données ou des documents les échanges entre partenaires (entre entreprises, collaborateurs, etc.)
Lorsqu'une archive perd son support papier et devient document électronique natif, elle devient une archive dématérialisée. Il s'agit donc d'un document d'archive électronique créé sur un support informatique. Passer d'une archive papier à une archive numérique ou électronique est la finalité de la dématérialisation.
La conservation des archives répond à trois besoins : assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ; garantir les droits de l'usager (valeur de preuve) ; permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale (valeur historique).
On utilise l'archivage principalement pour les tâches suivantes : envoyer plusieurs fichiers par mail, en une seule pièce jointe ; archiver des dossiers pour garder leur organisation hiérarchique ; compresser des données trop volumineuses.
Réduire le temps de production, de traitement et d'archivage ; Automatiser les opérations en limitant les risques d'erreur ou d'oubli ; Faciliter le travail collaboratif de plusieurs intervenants sur un même document ; Libérer de l'espace et éviter l'encombrement créé par les supports physiques.
Le panneau dédié aux archives est maintenant installé. Cliquer dessus pour avoir accès aux options. Dans le menu déroulant Après la décompression choisir supprimer l'archive. C'est dans ce même menu déroulant qu'il est possible de choisir de seulement déplacer l'archive.
L'archivage en ligne est une fonctionnalité destinée aux clients Microsoft 365 professionnels qui ont des boîtes aux lettres exceptionnellement volumineuses. Ces clients peuvent utiliser une archive en ligne pour éviter de supprimer les anciens messages.
L'objectif de la procédure d'archivage des documents est la mise sous contrôle de ses documents à partir d'un système de conservation bien établi.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
La valeur patrimoniale des archives est exprimée par leur sort final, c'est-à-dire qu'à la fin de leur durée de conservation, les archives sont soit détruites soit versées dans un service d'archives publiques pour être conservées au titre des archives historiques.