La conservation des documents est parfois obligatoire dans le monde des affaires. Cela concerne notamment les pièces justificatives pour la saisie des opérations comptables et les documents fiscaux. Il est important de numériser et de sauvegarder ces dossiers selon les délais convenus.
Le but de toute classification étant de pouvoir retrouver à tout moment n'importe quel document archivé. Classer, conserver et sécuriser les documents d'archives sont les maîtres-mots pour garder efficacement et durablement une gestion des archives.
Le classement des documents permet un gain de temps, au même titre que le logiciel de comptabilité. Il diminue les risques de perte de documents. En outre, le classement de documents contribue à suivre sereinement la gestion de son entreprise ainsi qu'à préserver le patrimoine de celle-ci.
Les enjeux juridiques
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Dans une entreprise où un nombre important de documents circulent, une bonne gestion des documents est indispensable. Le classement des documents contribue à rendre l'organisation en interne plus sereine. Il facilite également l'archivage des documents et permet avec plus de facilité de les retrouver.
Nous avons besoin de nous repérer parmi les choses du monde, de leur trouver des points communs, de les ordonner. D'où la nécessité de développer des méthodes satisfaisantes de classification, comme les taxinomies, les nomenclatures ou les dictionnaires.
Un système de classement de document rigoureux permet d'éviter les prises de tête. Le classement de pièces administratives inclut l'ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein des entreprises.
Archiver c'est : Respecter vos obligations en conservant vos documents pendant toute la durée d'archivage légale. Protéger vos droits, en étant capable de produire des documents à valeur probatoire. Maîtriser vos risques et préserver la pérennité de votre activité
Les archives courantes permettent à l'administration de disposer en permanence des informations utiles à son activité. Les archives intermédiaires permettent de justifier les droits et obligations des personnes physiques et morales, publiques ou privées, et de conserver les preuves en cas de contestation.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Un bon classement permet gain de temps et économie. A contrario, l'égarement d'un document peut coûter cher en temps de recherche et/ou avoir un coût sonnant et trébuchant pour l'obtention d'un duplicata (par exemple pour les factures Orange ou pour les documents bancaires).
Le classement des dossiers
Les documents peuvent être stocker au même endroit de manière très anarchique. Archivage - Il s'agit de ranger les documents sans utilité immédiate mais qu'il faut conserver un certain temps (délai légal) jusqu'à leur destruction.
La conservation des aliments vise à préserver leurs propriétés gustatives et nutritives ainsi que leur texture et leur couleur. Elle a aussi pour but de conserver leur comestibilité en retardant la croissance de bactéries afin d'éviter d'éventuelles intoxications alimentaires.
il facilite la manipulation des documents et le partage d'informations. En effet, les données numériques sont accessibles à partir d'un terminal quelque soit l'endroit où vous vous trouvez. il sécurise l'accès aux archives : l'accès aux données est contrôlé, tracé et donc mieux sécurisé.
Une discipline intégrée et systémique. En 1984, l'archivistique était résumée à quatre fonctions : création, traitement, conservation et utilisation, déterminées par le cycle de vie du document d'archives.
Document sous format papier
Si l'original du document est sous format papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier. Exemple : Quittance de loyer, contrat d'assurance, diplôme.
Il est recommandé de conserver ses archives dans un local spécialement affecté à cet effet. Les archives n'aiment pas les excès : il faut être vigilant à la température et au taux d'humidité du local de conservation (entre 16 et 22°C pour le papier et 45% +/- 10% d'humidité relative), ainsi qu'à la lumière.
Action de conserver et de classer des documents ne présentant plus un intérêt immédiat.
Bien organiser son rangement
Vous avez plusieurs solutions : Utiliser des intercalaires dans un classeur pour classer les documents par année. Choisir des chemises de différentes couleurs représentant chaque catégorie de documents. Opter pour des porte-revues avec étiquettes afin de spécifier ce qu'ils contiennent.
Plus généralement, les institutions administratives ont pour objectif de gérer des activités de service public, destinées à la satisfaction de l'intérêt général.
Classer signifie « ranger dans une classe » ou « répartir dans des classes », tandis que classifier a le sens de « déterminer des critères de classement, définir des classes ».
le sens des deux substantifs, citent le Littré: «Le classement est l'action de ranger effectivement d'après un certain ordre... La classification est l'ensemble des règles qui doivent présider au classement effectif ou qui déterminent idéalement un ordre dans les objets».
Instinct de conservation,
instinct qui pousse un être vivant à lutter pour son existence quand elle est menacée.
Le principe de la boîte de conserve est tout simple, et repose sur un procédé inventé par un confiseur français, Nicolas Appert, en 1795 : la stérilisation des aliments par la chaleur, à plus de 100°C.