La conservation des archives permet de prouver des droits éventuels, de démontrer que des obligations ont été remplies et de justifier les actions de l'administration vis-à-vis de tiers (p. ex. des dirigeants politiques, des clients, des usagers, des citoyens).
Les archives courantes permettent à l'administration de disposer en permanence des informations utiles à son activité. Les archives intermédiaires permettent de justifier les droits et obligations des personnes physiques et morales, publiques ou privées, et de conserver les preuves en cas de contestation.
La conservation des documents personnels a pour objectif de prouver l'existence d'un droit ou le respect d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature du document.
Pourquoi procéder à la destruction des archives ? La destruction des archives est un acte courant de la vie d'une société permettant notamment de gagner de la place dans ses locaux. Elle permet également de faire des économies d'archivage puisque l'on conserve uniquement les documents qui doivent l'être.
Compression et archivage de fichiers : fichiers ZIP et 7zip
On utilise l'archivage principalement pour les tâches suivantes : envoyer plusieurs fichiers par mail, en une seule pièce jointe ; archiver des dossiers pour garder leur organisation hiérarchique ; compresser des données trop volumineuses.
Le but de toute classification étant de pouvoir retrouver à tout moment n'importe quel document archivé. Classer, conserver et sécuriser les documents d'archives sont les maîtres-mots pour garder efficacement et durablement une gestion des archives.
Ranger, classer, archiver…
Une bonne gestion des documents regroupés à un endroit amène plusieurs avantages : Moins de perte de temps à chercher un fichier. Plus de professionnalisme et de précision : un client vous téléphone ? En quelques clics, vous avez sous les yeux le document dont il vous parle.
Pourquoi archiver les documents dans une entreprise ? L'une des principales raisons est simple, c'est une obligation légale. En effet, certains documents doivent obligatoirement être conservés par l'entreprise, afin qu'ils puissent être présentés en cas de contrôle ou de litige.
Une discipline intégrée et systémique. En 1984, l'archivistique était résumée à quatre fonctions : création, traitement, conservation et utilisation, déterminées par le cycle de vie du document d'archives.
Il est recommandé de conserver ses archives dans un local spécialement affecté à cet effet. Les archives n'aiment pas les excès : il faut être vigilant à la température et au taux d'humidité du local de conservation (entre 16 et 22°C pour le papier et 45% +/- 10% d'humidité relative), ainsi qu'à la lumière.
Le classement administratif des documents en entreprise est indispensable pour assurer la bonne gestion d'une entreprise. En effet, classer des documents permettra aux directeurs et chefs d'entreprises de profiter d'un gain de temps et d'argent et de limiter les risques de perte de documents.
Le classement des dossiers administratifs permet de profiter de gains organisationnels ainsi que d'un gain de temps et de productivité. L'entreprise limite ainsi la perte des données et des documents.
Action de conserver et de classer des documents ne présentant plus un intérêt immédiat.
Dans une entreprise où un nombre important de documents circulent, une bonne gestion des documents est indispensable. Le classement des documents contribue à rendre l'organisation en interne plus sereine. Il facilite également l'archivage des documents et permet avec plus de facilité de les retrouver.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Connaître vos antécédents familiaux peut s'avérer déterminant pour prévenir certaines maladies génétiques, des affections chroniques, des troubles psychiatriques… Cela permet ainsi de mieux diagnostiquer le risque de maladies cardiaques, de certains cancers ou de diabète, mais aussi de troubles bipolaires par exemple.
L'archivage de documents est l'activité de conservation des documents de l'entreprise. Le record management (ou processus d'archivage) consiste ainsi à gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie.
L'archivage permet de conserver les fichiers et uniquement les fichiers. Il s'agit le plus souvent de documents, photos, vidéos, emails, et bases de données. Contrairement à la sauvegarde, cette solution n'offre pas la possibilité de conserver les logiciels, applications et systèmes d'exploitation.
Double-cliquer sur Archives.
Cliquer sur Installer puis rentrer son mot de passe. Le panneau dédié aux archives est maintenant installé. Cliquer dessus pour avoir accès aux options. Dans le menu déroulant Après la décompression choisir supprimer l'archive.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
Pourquoi classer ? Le classement a une très grande importance. Il doit : Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles, • Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ; • Permettre une bonne conservation des documents.
Un dossier est totalement différent d'un fichier. Un dossier ne peut pas être lu et ne possède pas d'extension. Un dossier est utilisé pour ranger/classer les fichiers afin de les retrouver plus facilement. Il peut aussi contenir des sous-dossiers qui contiendraient des fichiers.
Optez pour une organisation la plus simple possible
Faites simple : un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d'embauche…), un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (électricité, gaz, téléphone, impôts…).