Pour faire des économies ! Le gain de productivité est le principal objectif des entreprises qui suppriment le papier. Le passage au numérique permet de gagner du temps. Vos fournisseurs auront la satisfaction de pouvoir suivre l'état de leurs factures dématérialisées et ils pourront être payés plus vite.
Pourquoi dématérialiser ? Les avantages sont nombreux, dès lors que les documents sont dématérialisés et numérisés, les nouvelles tâches de gestion sont facilitées : La gestion électronique des documents (GED) permet une meilleure gestion de l'information : plus rapide, plus efficace, moins chronophage.
L'un des principaux enjeux de la dématérialisation, c'est le passage des documents papier aux documents électroniques. Parce qu'ils permettent de centraliser l'information et d'en faciliter l'accès, de réduire l'empreinte écologique et de faire des économies.
Dématérialiser un document, c'est le produire directement au format numérique à partir d'un système d'information. Par exemple une facture PDF est générée automatiquement par un ERP, un bulletin de paye par un SIRH (système d'information ressources humaines), un contrat client par un applicatif métier…
La dématérialisation croissante des services publics et des procédures administratives constituent des avantages. En effet, pour certaines personnes en situation de précarité par exemple, les démarches en ligne améliore l'accès aux droits (RSA, prime d'activité, APL, etc).
Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. Par exemple, on peut citer la présence de virus, le piratage, etc.
Comme l'indique une haute fonctionnaire au sein du cabinet du commissaire général au développement durable, « la dématérialisation des services publics facilite l'accès aux démarches administratives pour une majorité d'usagers, mais peut aussi augmenter la fracture numérique et éloigner des citoyens de leurs services ...
Les domaines concernés par la dématérialisation
Que ce soit pour les entreprises du secteur privé ou celles du secteur public, dématérialiser englobe de multiples aspects, notamment en ce qui concerne les services comptables, les services de ressources humaines, ou même les services d'achat et vente.
Connectez-vous à votre espace à l'aide de vos identifiants. Accédez à la rubrique "Mes échanges avec mon Pôle Emploi" puis "Envoyer un document". Suivez ensuite la procédure de transmission en ligne.
Dématérialisation : les copies sont scannées de façon anonyme puis envoyées dans un coffre-fort électronique ultra sécurisé où les données sont cryptées de façon automatique.
Absence de connexion internet et/ou d'équipement pour certaines personnes, absence de compte bancaire (500 000 personnes en France) et donc impossibilité de recevoir un virement bancaire par internet pour d'autres, problème de confusion entre sites publics et sites privés pour les demandes en ligne de carte grise par ...
Une optimisation des échanges de l'information. Une réduction des coûts de traitement et d'archivage, mais aussi des délais de paiement, sans oublier un stockage rapide, sécurisé et légal des factures. Une réduction des erreurs et litiges. Un temps de livraison et d'encaissement des factures réduit.
Lorsqu'une archive perd son support papier et devient document électronique natif, elle devient une archive dématérialisée. Il s'agit donc d'un document d'archive électronique créé sur un support informatique. Passer d'une archive papier à une archive numérique ou électronique est la finalité de la dématérialisation.
Pour ce faire, il existe 3 méthodes : une signature électronique via un certificat qualifié la mise en place de contrôles établissant un lien entre la facture et la transaction concernée. l'utilisation d'une norme acceptée par les deux parties.
Comment dématérialiser ? Pour passer à la dématérialisation, plusieurs étapes sont obligatoires. Il faut en premier lieu numériser tous les documents qui existent encore au format papier, en utilisant soit un scanner, soit un logiciel de reconnaissance optique de caractères (ou OCR).
C'est un document créé directement sur ordinateur et qui ne contient que des éléments générés par le logiciel qui l'a créé, que ce soit du texte ou des dessins. On parlera aussi de document numérique natif.
En particulier, un moteur de recherche des villes adhérentes à COMEDEC est disponible à l'adresse suivante : https://ants.gouv.fr/Les-solutions/COMEDEC/Villes-adherentes-a-la-dematerialisation. Il permet aux usagers de vérifier si leur commune de naissance est raccordée à COMEDEC.
Si vous souhaitez transmettre un autre type de document et que votre CPAM ne propose pas d'adresse permettant un envoi dématérialisé, vous pouvez utiliser l'envoi postal traditionnel. Les services postaux fonctionnent toujours, bien qu'étant ralentis par la situation.
Transformation numérique de l'action publique : les risques de la dématérialisation pour les usagers. La dématérialisation des services publics facilite l'accès aux démarches administratives pour une majorité d'usagers, mais peut aussi augmenter la fracture numérique et éloigner des citoyens de leurs services publics.
La dématérialisation est entrée en vigueur en entreprise dans les années 90. Elle deviendra obligatoire d'ici 2024 pour sa réception. Qui dit facture fournisseur électronique, dit Gestion Electronique des Documents et Système d'Archivage Electronique.
La dématérialisation de processus est l'acte de transformer un flux de documents papier, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux numériques et traitements automatisés.
Avec la numérisation de documents, vous n'avez plus besoin de conserver l'intégralité des documents physiques. Vous pourrez aussi vous affranchir de votre espace de stockage séparé pour conserver vos données. Les dépenses liées au stockage des fichiers physiques peuvent donc être fortement diminuées.
De nombreux avantages pour la gestion de nos frontières : détecter les malveillances, empêcher les migrations non justifiées mais surtout réduire les temps d'attente grâce à l'identification, avant leur arrivée de personnes susceptibles de présenter un risque.
Dans cette démarche de transformation radicale des modèles de développement, la dématérialisation progresse au sein des organisations et entreprises mondiales. Pour une entreprise, la dématérialisation signifie le remplacement de ses supports d'information au format papier par des supports au format numérique.