Les factures qui n'ont pas fait l'objet d'une transmission électronique ou d'une procédure de dématérialisation doivent être conservées en format papier. Le stockage doit avoir lieu en France et être accessibles à l'administration fiscale.
Les services de stockage de fichiers gratuits
Dropbox, Microsoft OneDrive, iCloud ou kDrive proposent une version gratuite, à hauteur d'un certain nombre de Go. Par exemple, chaque utilisateur ayant un compte Google dispose de 15 Go de stockage gratuits par défaut, notamment pour Google Photos et Google Drive.
La loi indique de conserver les tickets de carte bancaire pour une durée minimale de 2 ans à partir de la date de la transaction.
Comment recycler ou détruire ses papiers personnels (administratifs ou confidentiels) ? Recycler le papier, tout le monde sait faire : il suffit de le mettre dans la bonne corbeille et de la vider dans le bac jaune.
Mondialement connu, Google Drive mérite pleinement sa place dans notre classement des meilleurs stockage en ligne en 2023. Avec une offre gratuite de 15 Go, il permet à toute personne d'essayer son service sans engagement et sans limite de temps.
Reste enfin la solution la plus simple : stocker vos données dans le Cloud. Il existe une pléthore de services, gratuits dans leur version “de base”, payants dans leur version avancée (avec de plus grandes capacités de stockage). Les plus connus : Box, DropBox, OneDrive, Google Drive, iCloud, Oodrive.
Les entreprises peuvent ainsi conserver leurs factures sous deux formes : Un double de la facture délivrée : deux documents sont imprimés. L'original est destiné au client, le double papier est archivé par le fournisseur.
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.
Garder une pièce comptable comme justificatif des opérations
Les factures sont des pièces justificatives. Elles attestent des mouvements enregistrés dans votre comptabilité. Les entreprises sont tenues de les conserver. Elles peuvent être demandées lors d'un contrôle de l'Administration (impôts, TVA, URSSAF, etc.).
Le stockage en ligne sans frais le plus généreux est celui de MEGA. Il est effectivement possible d'obtenir 20 Go gratuits d'espace de stockage. Vous ne trouverez pas mieux ailleurs. En 2ème position, on retrouve Google Drive et ses 15 Go, suivi de près par pCloud qui arrive troisième avec 10 Go offerts.
pCloud est le premier cloud gratuit le plus performant et offre jusqu'à 10 Go d'espace de stockage gratuitement. Avec lui, la simplicité d'utilisation prime. Certains pourront lui reprocher ses fonctionnalités trop basiques, mais la promesse de proposer un cloud sécurisé, accessible et rapide est tenue.
Le cloud le plus sécurisé en 2023 est celui proposé par pCloud. Cette entreprise basée en Suisse offre des plans pour les particuliers et les entreprises.
Notre préférence irait vers la solution « full SSD » pour le silence et la simplicité au quotidien. Mais si vous avez besoin de stocker beaucoup de photos et vidéos, sans utiliser un disque / SSD USB, un ordinateur portable équipé d'un SSD et d'un disque dur peut répondre à vos besoins.
Le Cloud permet de garantir de retrouver ses données sur tous ces appareils différents sans avoir à les dupliquer et les stocker. Grâce à lui, vous n'avez donc pas besoin d'investir dans du matériel ou des logiciels. Tout est géré par le fournisseur et seul son service est payant.
Le cloud n'a de différences avec le disque dur physique que l'accès à internet qu'il nécessite. En effet, ce n'est rien d'autre qu'un ensemble de serveurs de stockage réunis dans des centres de données (des bâtiments construits aux quatre coins du monde).
Google Drive et MEGA sont les plus généreux avec un espace de stockage de 15 Go (hors récompenses et promotions), devant Box et pCloud qui offrent tous deux 10 Go. Les comptes iCloud et OneDrive proposent 5 Go, tandis que ceux de Dropbox sont toujours aussi limités avec seulement 2 Go.
Le premier disque dur (ou Hard Disk Drive, HDD) associé à un ordinateur fut créé en 1956, puis commercialisé l'année suivante. Il s'agissait du RAMAC 305 (Random Access Method of Accounting and Control) d'IBM, avec son périphérique de stockage IBM 350. L'ensemble mesurait alors 1,52 x 1,73 x 0,74 m.
Bien qu'il ne s'agisse pas d'un appareil en soi, le stockage cloud est le type de stockage le plus récent et le plus polyvalent qui existe de nos jours pour les ordinateurs.
L'utilisation du broyeur-destructeur fait également partie des alternatives les plus simples et les plus sécurisées pour la destruction de documents administratifs. Il existe plusieurs types de broyeurs, les uns aussi performants que les autres.
- Les papiers déchiquetés doivent être déposés dans le bac à ordures ménagères (couvercle gris) ou dans un point d'apport à ordures ménagères.
Pour ce faire, il faut installer le client de bureau (Windows, Mac ou Linux). À partir de là, la configuration est assez simple. Il faut commencer par ouvrir le logiciel ownCloud sur l'ordinateur, puis sélectionner « configurer ». L'utilisateur doit saisir l'URL de son serveur ownCloud et ses identifiants de connexion.