Interrogée par: Roger Jacquet | Dernière mise à
jour: 19. November 2023 Notation: 4.8 sur 5
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Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier… … que pour vos documents numériques.
Une dernière astuce, vous pouvez regrouper les papiers par année dans une pochette transparente. Par exemple mettre tous les bulletins de salaire de 2020 dans une seule pochette et les classer par ordre chronologie. Comme cela, ce sera plus facile pour trouver les bons papiers, vous n'aurez qu'à chercher l'année.
Si vous optez pour le format physique, ces bulletins sont à archiver de préférence dans des pochettes ou des classeurs. Ils sont ensuite à classer du plus récent au plus ancien. Ainsi, quand vous devrez justifier vos revenus, vous pourrez facilement et rapidement présenter vos derniers bulletins de paie.
Quels sont les outils de classement des documents ?
les outils de classement des documents comprennent les dossiers physiques avec étiquettes, les classeurs, les chemises, les pochettes plastiques, ainsi que les solutions de classement numérique telles que les logiciels de gestion de documents et les applications de stockage en ligne.
Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l'ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce.
Vos déclarations de revenus, avis d'imposition et justificatifs utilisés dans le cadre de votre imposition (justificatif de frais réels par exemple) doivent être conservés 3 ans. Les avis d'impôts locaux (taxe foncière et taxe d'habitation) doivent être conservés 1 an.
Est-ce que le papier se met dans la poubelle jaune ?
Liste des emballages et papiers
Tous les emballages en papier et en carton dans la poubelle jaune : briques alimentaires, cartons de pizza, boîtes à œufs, sachets en papier... Tous les papiers dans la poubelle jaune : journaux, enveloppes, courriers, magazines, livres...
Il est primordial de traiter les documents afin de les trier et de les ranger. Un système de classement de document rigoureux permet d'éviter les prises de tête.
Posez une corbeille à papier sous le bureau ou dans l'entrée afin de vous débarrasser des enveloppes et prospectus rapidement. Placez vos documents au bon endroit dès l'ouverture du courrier : l'idéal est d'utiliser une bannette pour déposer les documents directement « à classer », « à payer », « répondre », etc.
Le classement des documents permet un gain de temps, au même titre que le logiciel de comptabilité. Il diminue les risques de perte de documents. En outre, le classement de documents contribue à suivre sereinement la gestion de son entreprise ainsi qu'à préserver le patrimoine de celle-ci.
Quelles sont les règles à respecter pour établir un plan de classement ?
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.
Quelle est la différence entre le classement et l'archivage ?
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Les bulletins de salaire (ou fiches de paie) vous permettent de corriger d'éventuelles erreurs et oublis de périodes de travail dans le calcul de votre retraite. Si vous êtes retraité, cela signifie que le calcul de votre pension a déjà été réalisé. Vous pouvez donc jeter ces documents à la poubelle…
Est-ce qu'il faut garder les fiches de paie quand on est à la retraite ?
Je suis retraité, dois-je garder mes bulletins de salaire ou puis-je les détruire ? Il est conseillé de conserver ses bulletins de salaire. Cependant, ils ne servent qu'à rectifier votre relevé de carrière en cas d'erreur. Une fois retraité de tous vos régimes de base et complémentaires, ils n'ont donc plus d'utilité.