Il existe une bonne solution. En fait l'idée est de passer par un compte intermédiaire, et on va diminuer la créance par un encaissement. Ainsi le mandat de fonds social ou celui au 6583 passera par le 4662 (compte de liaison) et terminera sa course au 581 virement interne de compte (compte de paiement).
Plusieurs méthodes permettent de comptabiliser ces paiements. La première, la plus simple, consiste à utiliser le bon compte de charges ou le bon compte fournisseur au débit par le crédit du compte de banque. La seconde méthode consiste à passer par un compte 511 ou 467.
C'est très simple. Pour les remises de chèques, votre compte 5802 versement de chèques est soldé en utilisant le compte 5112 Chèques à encaisser. Pour les remises d'espèces, la solution est similaire. Même si le compte n'existe pas sur le plan comptable général, je créerai le compte 51151 Espèces à déposer.
Solder le compte 471 : solution 1, la réaffectation
Il suffit parfois de consulter le compte 471, de sélectionner l'écriture à réaffecter. Un simple clic droit permet ensuite de choisir le nouveau compte. L'écriture d'origine est ainsi transformée sans autre intervention.
Saisie des écritures comptables
Pour un règlement en espèces, l'écriture comptable enregistrera un encaissement et donc un débit sur le compte 53 intitulé “Caisse”. Pour un achat, il faudra inscrire le montant crédité à deux emplacements : compte 70, “Vente de produits, prestations de services”
Pour éviter les erreurs de caisse de ce type, il est possible d'installer un monnayeur de caisse automatique. Lorsque le client paie en liquide, il insère le ou les billets ainsi que la ou les pièces dans cet appareil qui rend ensuite la monnaie sans qu'aucun argent liquide ne soit manipulé par le vendeur.
En fin de journée, le total des recettes et celui des dépenses doivent être calculés et inscrits sur le livre de caisse. Lorsque les mouvements de caisse sont peu nombreux et simples (taux de TVA unique, même type de ventes), le détail des recettes peut être repris directement sur un agenda de caisse.
Il existe 3 situations dans lesquelles une entreprise est amenée à solder un compte client : Provision pour créance douteuse ; Abandon de créance ; Opération d'écart d'arrondi.
Si l'entreprise réalise des pertes, le montant du report à nouveau sera négatif et la perte de l'exercice est enregistrée en report à nouveau débiteur. Il convient : de débiter le compte 119 « Report à nouveau débiteur », et de créditer en contrepartie le compte 129 « Résultat de l'exercice (Perte) ».
Le compte 775 « Produits des cessions d'éléments d'actifs » est enregistré lorsque l'entreprise réalise un bénéfice sur la vente d'une immobilisation par rapport à sa valeur nette comptable .
Les écritures de caisse doivent être inscrites quotidiennement, sans blanc, ni rature, ni surcharge. Tous les mouvements de caisse sont numérotés et justifiés par une pièce comptable portant exactement le même numéro (reçu, ticket, copie de facture, ...)
Comptabiliser les erreurs de caisse
Si l'écart de caisse est négatif, c'est-à-dire qu'il vous manque de l'argent dans votre caisse, cette somme est enregistrée au débit dans le compte 658 « Charges diverses de gestion courante ».
La caisse est saisie dans le compte 53 Caisse. Grâce au Z de caisse, vous aurez un moyen pour contrôler vos recettes sur une journée ainsi que les différents règlements perçus en contrepartie. Le Z de caisse ou ticket Z donne le détail des ventes enregistrées dans la journée.
Les comptes 585 et 588, relatifs aux virements internes, sont utilisés pour des raisons techniques dans les comptabilités organisées sur la base de journaux auxiliaires. Ce sont des comptes de passage utiles à la comptabilisation d'opérations internes à l'entreprise.
Enfin, il est d'usage d'utiliser le compte 4687 « Débiteurs divers – produits à recevoir » pour les autres produits à recevoir.
Ce qu'on appelle en comptabilité “l'état de rapprochement bancaire” permet de rapprocher, à une même date, le solde du relevé bancaire avec le solde du compte en banque.
Si le report à nouveau est débiteur
Il se comptabilise de la manière suivante : débitez le compte 119 du plan comptable général — Report à nouveau solde débiteur, et créditez le compte 129 — Résultat de l'exercice (perte).
La saisie manuelle des à-nouveaux
Lorsque l'ensemble des comptes de classe 1 à 5 et des montants correspondants sont repris, il doit y avoir un écart entre le total débits et le total crédits qui est égal au résultat comptable de l'exercice précédent.
La clôture des comptes se fait en plusieurs étapes : le solde des comptes de produits et charges, l'arrêt des comptes du grand livre, l'arrêt des écritures des journaux.
Le solde de votre compte de paiement = le montant qui se trouve effectivement sur votre compte (vos revenus diminués de vos dépenses). Le disponible de votre compte = solde + une facilité de découvert ou une ou plusiers avances, une ou plusieurs réservation(s) ou le montant d'un chèque remis à l'encaissement.
La banque peut fermer votre compte, même s'il fonctionne convenablement, dans le respect de la convention de compte. La banque doit vous en informer par écrit. Elle doit respecter un délai de 2 mois minimum avant la clôture du compte.
Le brouillard de caisse consiste à faire le « brouillon » des mouvements (dépenses et recettes) enregistrés dans la journée. Le brouillard de caisse totalise les opérations comptables de la journée, par ordre d'arrivée.
COMMENT FAIRE LA CLÔTURE DE CAISSE CHAQUE SOIR ? Obligatoire, cette action vient mettre un point final aux entrées et sorties d'argent du restaurant. Elle se matérialise par l'édition d'un Z de caisse (généralement précédé d'un X de caisse) qui permet de former jour après jour, un livre de caisse.
Le Z de caisse est un document comptable obligatoire qui reprend le chiffre d'affaires d'une période définie, souvent chaque jour. Son édition intervient après la clôture de caisse et la création (non obligatoire) du X de caisse.