➢ Exemple réponse négative (candidature spontanée)
Monsieur (ou) Madame, Nous avons bien reçu votre candidature et tenons à vous remercier pour l'intérêt que vous portez à notre entreprise. Nous avons toutefois le regret de vous indiquer que nous ne recrutons pas actuellement.
*« Madame/Monsieur, Merci pour votre réponse rapide. Même si je suis déçu de ne pas avoir été retenu(e) pour le poste proposé, je tenais à vous remercier de m'avoir donné l'opportunité d'échanger avec vous et de rencontrer différents collaborateurs [si c'est le cas].
Expliquer votre décision et argumentez si possible votre choix de refuser l'offre d'emploi : exprimer clairement votre refus et à en expliquer la raison. Ces éléments d'informations pourront également être repris à l'écrit si vous optez pour le mail de refus, plus formel.
A minima, privilégiez une formulation simple et respectueuse du type : « Madame, Monsieur, merci pour votre candidature, nous ne l'avons pas retenue, nous avons porté notre attention sur des candidatures qui correspondaient mieux à notre cahier des charges ». Ensuite, tout dépend de la nature de la candidature.
Cher [nom du candidat], Nous apprécions l'intérêt que vous portez à notre organisation et le temps que vous avez investi pour nous contacter. Nous avons toutefois le regret de vous informer que le poste disponible a été pourvu. Nous ne pouvons donc pas examiner votre candidature plus en détail pour le moment.
La parade: envoyer un mail au candidat pour l'avertir de son futur appel. Naturellement, il ne faut pas lui laisser de faux espoirs avec un message nébuleux qui laisserait croire qu'il est retenu. L'autre avantage de cette formule: cela laisse le temps au responsable du recrutement de préparer ce qu'il va dire.
Gardez en tête quelques formules faciles pour affirmer votre refus, comme « je suis désolée mais je ne peux vraiment pas t'aider », ou « non, je ne suis pas disponible », ou encore « non, je ne veux pas ».
"Merci d'avoir pensé à moi. J'aurais adoré être là mais je ne peux pas." "J'aurais bien aimé mais j'ai un empêchement." "J'ai déjà quelque chose de prévu ce jour-là/ce soir-là/ce week-end là." "Tant pis pour moi, je vais rater une super soirée!" "Merci d'avoir pensé à moi.
Pour refuser poliment le projet d'un client, exprimez-lui votre reconnaissance d'avoir pensé à vous et à votre entreprise. Restez toujours poli et courtois. Faites-lui également savoir que vous ne disposez pas, pour le moment, du temps/de l'expertise/des moyens nécessaires pour pouvoir mener à bien ce projet précis.
Madame, Monsieur, J'accuse réception de votre réponse positive à la demande que je vous ai soumise il y a peu de temps. Je prends acte que vous voulez bien y apporter une suite favorable et, par cette missive, je souhaite vous faire part de ma profonde reconnaissance.
« Bonjour, Je me permets de vous contacter suite à ma candidature que je vous ai transmise par mail le XXX. Je suis actuellement en école d'ingénieur à XXX et suis extrêmement intéressé par un poste de XXX dans votre entreprise. J'espère que mon CV et ma lettre de motivation vous sont bien parvenus.
✓ Décrochez votre téléphone et prenez un moment pour échanger avec votre candidat de manière constructive et transparente, c'est-à-dire en prenant le temps d'argumenter votre décision, de répondre à ses éventuelles questions et en lui expliquant les raisons de votre choix et de votre refus, en toute sincérité.
Madame, Monsieur, Nous avons bien reçu votre devis n°………….. du ………… et nous vous en remercions. Nous reconnaissons la qualité de vos prestations mais nous sommes malheureusement au regret de vous informer que nous ne pourrons pas donner suite à votre offre car vos prix sont bien supérieurs à ceux de vos concurrents.
Dites non dès que possible. Le plus rapidement vous indiquez votre refus, le plus il sera facile pour le destinataire de le recevoir avec l'espoir de recevoir des «oui» de ses autres invités. Remerciez la personne de vous avoir invité. Si vous avez un autre engagement, mentionnez-le au début de votre conversation.
Utilisez le “oui mais”
L'astuce : Dites : “Ce sera avec plaisir, oui mais là, tout de suite, ce n'est pas ma priorité. Je suis sur un dossier urgent et important. On verra cela plus tard si tu veux bien”. L'avis de la coach : “Proposez un autre créneau pour voir avec votre chef/collègue le sujet en question.
"Nous avons bien reçu votre candidature spontanée au poste de.... (intitulé du poste) et nous vous remercions de votre intérêt pour notre société. Votre profil présente un réel intérêt, mais nous ne pouvons actuellement vous proposer un poste en relation avec vos compétences.